Invitación a un evento: cómo redactar una carta o un email que consiga asistentes
Qué incluir, cuándo enviarla y modelos para eventos corporativos, formaciones y webinars
Una invitación a un evento es un mensaje que comunica qué se celebra, cuándo y dónde, y pide al destinatario que confirme su asistencia. Puede ser una carta formal, un email o una tarjeta, y su éxito se mide en confirmaciones.
Hoy la mayoría se envían por correo electrónico. Es rápido, permite incluir un botón de registro que lleve a una landing page y te dice quién la ha abierto.
¿Qué es una invitación a un evento?
Es la comunicación oficial de un evento: una jornada, un congreso, una presentación de producto, una formación o una cena de empresa. Su trabajo es doble. Informa de los datos prácticos y convence al lector de que merece la pena reservar ese hueco en la agenda.
No es lo mismo que un save the date. El save the date solo pide que el invitado bloquee la fecha, semanas o meses antes. La invitación llega después, con el programa, el lugar y el enlace para inscribirse.
Carta de invitación o correo de invitación: ¿cuál usar?
Las dos cumplen la misma función, pero no encajan en las mismas situaciones.
| Carta de invitación | Correo de invitación | |
|---|---|---|
| Formato | Papel o PDF con membrete | Email en HTML o texto |
| Tono | Formal, protocolario | Formal o cercano, según el público |
| Cuándo usarla | Autoridades, ponentes, actos oficiales | Clientes, socios, alumnos, empleados |
| Confirmación | Por teléfono o respuesta escrita | Botón de registro o respuesta directa |
| Medición | No se puede medir | Aperturas, clics e inscripciones |
En la práctica, muchas organizaciones combinan las dos: una carta formal en PDF para los invitados institucionales y un email para el resto. Si necesitas la versión más protocolaria, te ayudará esta guía para redactar un correo formal.
¿Qué debe incluir una invitación a un evento?
Una buena invitación responde a las preguntas del invitado antes de que las haga.
- Nombre del evento y quién lo organiza.
- Fecha, hora de inicio y de fin. Si es online, indica la zona horaria.
- Lugar o enlace de acceso, con la dirección completa o la plataforma.
- Motivo para asistir: qué va a aprender, a quién va a conocer o qué va a conseguir.
- Programa resumido o los ponentes principales.
- Cómo confirmar, con una fecha límite y un único botón o enlace.
- Contacto para dudas y, si hace falta, normas de vestimenta o accesibilidad.
El punto 6 es el que más se olvida. Sin una llamada a la acción clara y una fecha para confirmar, muchas respuestas se quedan en «ya te diré».
Ejemplos de invitación a un evento
Aquí tienes cuatro modelos para copiar. Cambia los datos entre corchetes y adapta el tono a tu público.
Invitación a un evento corporativo
Asunto: Te invitamos a [nombre del evento] el [día]
Hola, [nombre]:
El próximo [día] a las [hora] celebramos [nombre del evento] en [lugar]. Presentaremos [novedad] y compartiremos los resultados del año con clientes y socios.
Nos gustaría mucho contar contigo. Las plazas son limitadas.
[Botón: Confirmar asistencia]
Por favor, confírmanos antes del [fecha]. Un saludo,
[Firma]
Carta de invitación formal (autoridades o ponentes)
Asunto: Invitación a la inauguración de [evento]
Estimado/a [tratamiento y apellido]:
En nombre de [organización], tenemos el honor de invitarle a la inauguración de [evento], que tendrá lugar el [día] a las [hora] en [lugar].
Su presencia sería un reconocimiento para [motivo]. Adjuntamos el programa del acto.
Le rogamos que confirme su asistencia antes del [fecha] a [contacto].
Atentamente,
[Nombre, cargo y organización]
Invitación a una formación o jornada
Asunto: Últimas plazas para [jornada] del [día]
Hola, [nombre]:
El [día] organizamos [jornada] en [lugar o formato online]. En [duración] verás [temas] con [ponente].
La asistencia es gratuita, pero necesitamos tu inscripción para reservar tu plaza.
[Botón: Reservar mi plaza]
Invitación a un webinar
Asunto: [Tema]: webinar gratuito el [día] a las [hora]
Hola, [nombre]:
Te invitamos a un webinar de 45 minutos sobre [tema]. Al final habrá un turno de preguntas.
Si no puedes asistir en directo, inscríbete igualmente y te enviaremos la grabación.
[Botón: Inscribirme]
Como ves, todos piden una sola acción y dan una fecha límite. Para el diseño, puedes partir de una plantilla de email y cambiar colores e imágenes.
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¿Cuándo enviar una invitación a un evento?
Depende del tipo de evento y de lo que tenga que organizar el invitado.
- Eventos presenciales con viaje: entre 6 y 8 semanas antes, precedidos de un save the date.
- Jornadas locales y formaciones: entre 3 y 4 semanas antes.
- Webinars: entre 1 y 2 semanas antes.
Después de la invitación llegan los recordatorios: uno a quien no ha abierto, otro a quien no se ha inscrito y otro a los inscritos el día anterior. Tienes un calendario completo en esta guía sobre el calendario de envíos de una convocatoria.
¿Cómo enviar invitaciones a un evento por email?
Cuando los invitados se cuentan por decenas o cientos, enviarlas una a una desde Gmail u Outlook no es práctico. Los envíos masivos desde Gmail tienen límites diarios y pueden acabar en spam.
Con una herramienta de email marketing para eventos como Mailrelay puedes:
- personalizar cada invitación con el nombre del invitado gracias a los campos personalizados;
- segmentar la lista por tipo de invitado (clientes, ponentes, prensa);
- ver en tiempo real quién la ha abierto y quién ha hecho clic en el botón;
- programar los recordatorios automáticos y hacer pruebas A/B del asunto.
Con la cuenta gratuita puedes enviar hasta 80.000 emails al mes a 20.000 contactos, con soporte por chat, ticket y teléfono.
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Preguntas frecuentes sobre la invitación a un evento
Estas son las dudas más habituales al preparar una invitación.
¿Cómo se redacta una carta de invitación a un evento?
Empieza con el nombre del evento y quién lo organiza. Sigue con la fecha, la hora y el lugar, explica por qué merece la pena asistir y termina con cómo y hasta cuándo confirmar.
¿Qué asunto poner en un email de invitación?
Incluye el nombre del evento y la fecha: «Te invitamos a [evento] el [día]». Evita las mayúsculas y los signos de exclamación repetidos. Aquí tienes más ideas para escribir un buen asunto de email.
¿Qué es RSVP en una invitación?
Son las siglas del francés répondez s’il vous plaît, «responda, por favor». Indica que el organizador necesita que confirmes si asistirás o no.
¿Hay que enviar recordatorio después de la invitación?
Sí. Un recordatorio a quien no se ha inscrito y otro a los inscritos el día anterior reducen las ausencias. Tras la inscripción, envía siempre un email de confirmación con los datos del evento.
¿La carta de invitación para viajar a España es lo mismo?
No. La carta de invitación de extranjería es un trámite oficial para alojar a un extranjero en tu domicilio. Se solicita en la Policía Nacional y no tiene relación con las invitaciones a eventos.