Save the date: qué es, cuándo enviarlo y 12 ejemplos para copiar

¿Te ha pasado alguna vez? Abres las inscripciones de tu congreso, tu feria o tu jornada anual y descubres que la mitad de tu público ya tiene otro plan ese día. No es falta de interés: simplemente, nadie les envió un save the date a tiempo.

Un save the date es un mensaje breve que llega semanas o meses antes de la invitación formal y que solo pide una cosa: que el destinatario bloquee la fecha en su agenda.

En esta guía verás qué significa, cuándo enviarlo según el tipo de evento y qué debe incluir. Y, sobre todo, 12 ejemplos de save the date listos para copiar: por email, por SMS y por WhatsApp, para eventos profesionales y también para celebraciones.

¿Qué significa save the date?

Save the date significa «reserva la fecha» en español. Es el primer aviso de un evento: comunica el día y el lugar con antelación para que tus invitados lo anoten antes de comprometerse con otra cosa.

La expresión nació en las bodas. Sin embargo, hoy la usan congresos, ferias, festivales, universidades y empresas. El formato también ha cambiado. Antes era una tarjeta impresa; ahora, en cambio, casi siempre es un email, un SMS o un mensaje de WhatsApp.

Conviene no confundirlo con la invitación. El save the date anuncia; la invitación da todos los detalles y abre la inscripción o pide la confirmación de asistencia. Por eso, el primero es corto y la segunda llega después, cuando ya tienes programa, ponentes, precios o menú.

¿Cuándo enviar un save the date?

La regla general es sencilla: cuanto más esfuerzo le exija el evento al invitado, antes debes avisar. Por ejemplo, un congreso con viaje y hotel necesita meses, mientras que un webinar de una hora necesita unas semanas.

Aquí tienes una referencia por tipo de evento:

Eso sí, no lo mandes demasiado pronto si aún no tienes la fecha cerrada. Cambiar un save the date es peor que no enviarlo: obliga a mandar una corrección y resta credibilidad al resto de la campaña.

Qué debe incluir un save the date

Un buen save the date se lee en cinco segundos. Por eso, no tiene que contarlo todo: solo lo necesario para que el destinatario decida reservar el día.

Estos son los elementos que no deberían faltar:

• Nombre del evento y una línea que explique qué es y para quién.
• Fecha completa y, si ya la tienes, la hora o franja.
• Ciudad o formato (presencial, online o híbrido).
• Una acción concreta: añadir al calendario, apuntarse a la lista de aviso o visitar la web.
• Qué viene después: «La invitación con el programa llegará en marzo».

En el email, la fecha debe aparecer en el asunto o en la primera línea. Mucha gente no abre el mensaje, y aun así puede quedarse con el día solo con verlo en la bandeja de entrada. Para el botón, aplica lo mismo que en cualquier llamada a la acción: un verbo claro y una sola opción principal.

12 ejemplos de save the date para copiar

A continuación tienes doce modelos. Los ocho primeros son emails para distintos tipos de evento; después vienen las versiones para SMS y WhatsApp, un recordatorio y un ejemplo para bodas. Sustituye lo que va entre corchetes y ajusta el tono a tu marca.

Ejemplo 1: congreso profesional

Funciona porque pone la fecha y la ciudad en el asunto y da una razón para reservar ya: las plazas y los hoteles se agotan.

Asunto: Reserva el [14 y 15 de mayo]: vuelve [Nombre del congreso] a [Ciudad]

Hola, [Nombre]:

Ya tenemos fecha para la próxima edición de [Nombre del congreso]. Será el [14 y 15 de mayo] en [Ciudad], con dos días de ponencias, talleres y networking para profesionales de [sector].

Te avisamos con tiempo para que puedas organizar tu agenda y tu viaje. El programa y la inscripción llegarán en [febrero].

[Botón: Añadir a mi calendario]

Nos vemos en [Ciudad].

Ejemplo 2: feria comercial

Una feria compite con muchas otras citas del sector. Por eso, este modelo habla al expositor y al visitante a la vez y deja abierta una acción para cada uno.

Asunto: [Nombre de la feria] [2027]: guarda la fecha

Hola, [Nombre]:

[Nombre de la feria] vuelve del [10 al 12 de marzo] a [Recinto], en [Ciudad]. Más de [300] expositores y [20.000] profesionales de [sector] se reunirán durante tres días.

¿Quieres exponer? Reserva tu espacio antes del [30 de noviembre] y elige ubicación entre los primeros.

¿Vienes a visitarla? Apunta la fecha: la acreditación gratuita se abrirá en [enero].

[Botón: Quiero exponer] [Botón: Avisadme cuando abra la acreditación]

Ejemplo 3: festival o temporada cultural

En cultura, la emoción vende más que los datos. Basta con una frase que despierte curiosidad y la fecha de la venta de entradas.

Asunto: Apunta esto: [Nombre del festival] llega el [18 de septiembre]

Hola, [Nombre]:

Diez días de [cine, música o teatro] en [Ciudad]. Del [18 al 27 de septiembre], [Nombre del festival] vuelve con su edición número [25].

Todavía no podemos contarte el cartel. Lo que sí podemos decirte es que la venta de entradas abre el [1 de julio] y que los abonados tendrán 48 horas de preventa.

[Botón: Quiero la preventa]

Ejemplo 4: webinar

Un webinar se olvida con facilidad. Por lo tanto, este modelo es el más corto y lleva la acción de calendario muy visible.

Asunto: [Jueves 6 de febrero, 17:00]: webinar sobre [tema]

Hola, [Nombre]:

El [jueves 6 de febrero] a las [17:00 (hora peninsular)] hablaremos de [tema] en un webinar gratuito de 45 minutos con [Nombre del ponente].

Bloquea la hora ahora. Te enviaremos el enlace de acceso unos días antes.

[Botón: Añadir a Google Calendar] [Botón: Añadir a Outlook]

Ejemplo 5: evento interno de empresa

En cambio, para la plantilla, el tono puede ser más cercano. Lo importante es que nadie organice vacaciones ni viajes ese día.

Asunto: Que no se te pase: [convención anual], [viernes 20 de junio]

Hola, equipo:

Este año celebramos la [convención anual] el [viernes 20 de junio] en [lugar]. Habrá resultados del año, presentaciones de cada área y, por la tarde, actividad y cena.

Si tienes previsto pedir vacaciones esa semana, tenlo en cuenta. La agenda completa llegará en mayo.

¡Contamos contigo!

Ejemplo 6: jornada de puertas abiertas

Cada año, universidades, escuelas y academias reciben a futuros alumnos y a sus familias. Avisar con tiempo les permite organizar el viaje y comparar opciones.

Asunto: Jornada de puertas abiertas de [Centro]: [sábado 15 de marzo]

Hola, [Nombre]:

El [sábado 15 de marzo] abrimos nuestras instalaciones de [Campus] para que conozcas los grados de [área], hables con profesores y estudiantes y resuelvas tus dudas sobre admisión y becas.

La inscripción se abrirá en [febrero] y las plazas por sesión son limitadas. ¿Quieres que te avisemos?

[Botón: Avisadme cuando abra la inscripción]

Si trabajas en el sector educativo, en nuestras guías de email marketing para centros de formación y de email marketing para universidades tienes más ideas para todo el ciclo de admisión.

Ejemplo 7: asamblea anual de una asociación

En asociaciones, colegios profesionales y gremios, el save the date no sustituye a la convocatoria oficial. Aun así, mejora la asistencia y el quórum.

Asunto: Asamblea general [2027]: reserva el [jueves 24 de abril]

Estimado/a socio/a:

Te avanzamos que la Asamblea General Ordinaria se celebrará el [jueves 24 de abril] a las [18:00] en [lugar] y también por videoconferencia.

En las próximas semanas recibirás la convocatoria oficial con el orden del día y la documentación.

Gracias por formar parte de [Nombre de la asociación].

Ejemplo 8: lanzamiento de producto

Aquí el objetivo es crear expectación sin desvelar demasiado. Si quieres preparar todo el plan, te puede servir nuestra guía de lanzamiento de productos.

Asunto: El [12 de noviembre] te enseñamos algo nuevo

Hola, [Nombre]:

Llevamos meses trabajando en algo que va a cambiar la forma en que [beneficio para el cliente]. El [12 de noviembre] a las [11:00] lo presentaremos en directo.

Quienes se apunten a la lista de aviso tendrán acceso anticipado y un precio especial durante la primera semana.

[Botón: Quiero acceso anticipado]

Ejemplo 9: por SMS

El SMS tiene 160 caracteres por mensaje y llega directamente al móvil. Sirve como refuerzo del save the date por email, sobre todo para contactos que no abren el correo.

Aquí tienes dos versiones:

[Marca]: Reserva el 14 y 15 de mayo. [Nombre del congreso] vuelve a [Ciudad]. Programa en febrero. Info: [enlace corto]

[Marca]: Webinar gratis el jueves 6/2 a las 17:00 sobre [tema]. Bloquea la hora: [enlace corto]

Además, identifica siempre al remitente al principio del mensaje y usa un enlace corto. Si quieres saber más sobre el canal, echa un vistazo a nuestra entrada sobre SMS masivo.

Ejemplo 10: por WhatsApp

En WhatsApp marketing puedes enviar un mensaje más visual: una imagen con la fecha, un texto breve y botones. Para campañas, el mensaje debe partir de una plantilla aprobada por Meta.

📅 Guarda la fecha

[Nombre del evento] será el [14 de mayo] en [Ciudad].

Te enviaremos el programa y la inscripción en [febrero].

[Botón: Añadir al calendario] [Botón: Más información]

Envíalo solo a contactos que hayan aceptado recibir mensajes por este canal; en el email, lo ideal es recoger ese permiso con doble opt-in. Y aprovecha que el destinatario puede responder: muchas dudas se resuelven en la propia conversación.

Ejemplo 11: recordatorio del aviso

A veces, entre el save the date y la invitación pasan meses. Un recordatorio a mitad de camino mantiene la fecha viva sin cansar.

Asunto: ¿Lo tienes en la agenda? [Nombre del evento], [14 de mayo]

Hola, [Nombre]:

Faltan tres meses para [Nombre del evento] y ya tenemos algunas novedades: [primer ponente confirmado / nueva sede / actividad nueva].

Si todavía no has reservado la fecha, este es un buen momento. La invitación con el programa completo llegará en [febrero].

[Botón: Añadir a mi calendario]

Ejemplo 12: boda o celebración

El save the date nació aquí, así que no podía faltar. Tono cálido, fecha bien grande y la promesa de que la invitación llegará después.

Asunto: ¡Nos casamos! Reserva el [6 de junio de 2027]

¡Hola!

Tenemos una noticia que queremos compartir contigo: [Nombre] y [Nombre] nos casamos el [6 de junio de 2027] en [Ciudad].

Queda tiempo, pero nos haría mucha ilusión que reservaras ese día para celebrarlo con nosotros. La invitación formal llegará más adelante.

¡Guarda la fecha!

Como ves, todos los modelos de save the date comparten la misma estructura: fecha visible, una frase sobre el evento, una acción y el aviso de lo que viene después. Cambia el tono, pero no el esqueleto.

Errores frecuentes al enviarlo

Un save the date es breve, pero tiene sus trampas. Estas son las más habituales.

Enviarlo sin la fecha cerrada. Primero confirma el lugar y el día; si pueden cambiar, espera. Una rectificación genera confusión y bajas.

Contarlo todo. Programa, precios, ponentes y menú van en la invitación. Si llenas el save the date, el mensaje principal se pierde. Parte de una plantilla de email sencilla, con un solo bloque de texto y un botón.

No dar ninguna acción. «Guarda la fecha» está bien, pero un botón para añadir al calendario o apuntarse a la lista de aviso convierte la intención en algo concreto.

Mandar lo mismo a todo el mundo. Un expositor y un visitante, o un socio y un no socio, necesitan mensajes distintos. Usa grupos de suscriptores o campos personalizados para separarlos.

Olvidar el móvil. Hoy, la mayoría de estos mensajes se leen en el teléfono. Diseña con responsive design y pon la fecha arriba, sin obligar a hacer scroll.

Esconder la fecha en una imagen. Si el cliente de correo bloquea las imágenes, el destinatario no verá el día. Por eso, escríbela también como texto.

Del aviso a la inscripción

El save the date es solo la primera pieza. A continuación vienen la invitación, la apertura de inscripciones, los recordatorios, la confirmación y los mensajes posteriores al evento.

¿Quieres planificar toda esa secuencia? En nuestra guía sobre cómo planificar el calendario de envíos de una convocatoria tienes las seis fases y un ejemplo de 30 días. También verás a quién excluir en cada envío.

Imagina un congreso en mayo. El save the date sale en diciembre, el recordatorio en febrero y la invitación con inscripción en marzo. A partir de ahí, cada envío excluye a quien ya se ha inscrito. Así el último recordatorio solo llega a quien todavía no ha dado el paso.

Para la confirmación de inscripción, usa un email transaccional: llega en segundos y es la señal que saca a esa persona de los recordatorios. Y si te preocupa que no llegue, revisa cómo mejorar la entregabilidad de los emails de confirmación.

Cómo te ayuda Mailrelay

En Mailrelay puedes preparar todo el ciclo del evento desde una sola cuenta.

Email, SMS y WhatsApp en el mismo panel. Envía el save the date por email y, después, refuérzalo por SMS o por WhatsApp, con plantillas aprobadas por Meta, encabezados con imagen y botones. Además, ves cuántos mensajes se han entregado y leído.

Landing page y formulario para la lista de aviso. Con nuestro editor de landing pages creas en minutos una página con un formulario de suscripción para quien quiera recibir la invitación antes que nadie.

Segmentación por tipo de asistente. Con grupos y campos personalizados separas a expositores, visitantes, socios o alumnos, y cada uno recibe su versión. Más detalles en nuestra guía de segmentación.

Automatización y pruebas. Programa el save the date, el recordatorio y la invitación con automatizaciones, y compara dos asuntos con un test A/B para quedarte con el que consiga mejor tasa de apertura.

Y todo con una cuenta gratuita de 80.000 emails al mes y 20.000 contactos, y soporte por chat, ticket y teléfono en todos los planes. Puedes ver el detalle en nuestra página de precios.

Conclusión: avisa pronto y avisa poco

Un save the date bien hecho es corto, llega con tiempo y pide una sola cosa. Y precisamente esa sencillez es su fuerza.

Primero, cierra la fecha antes de enviarlo. Después, ponla en el asunto, añade un botón de calendario y anuncia cuándo llegará la invitación. Después, apóyalo con un recordatorio y, si tu público lo usa, con un SMS o un WhatsApp.

Elige uno de los doce modelos, adáptalo a tu evento y prográmalo hoy mismo.

Preguntas frecuentes sobre el save the date

Estas son las dudas que más se repiten al preparar uno.

¿Qué significa save the date en español?

Significa «reserva la fecha» o «guarda la fecha». Es el aviso previo de un evento para que los invitados anoten el día antes de recibir la invitación formal.

¿Cuánto tiempo antes se envía un save the date?

Depende del evento. Si es un congreso o una feria con viaje, entre cuatro y seis meses antes. En cambio, un evento de empresa necesita de seis a ocho semanas, y un webinar, tres o cuatro. En las bodas, por último, se envía entre seis y doce meses antes.

¿Es obligatorio enviarlo?

No. Pero es muy recomendable cuando el evento exige viajar, coincide con épocas de mucha actividad o cuando tu público tiene la agenda muy llena. En eventos pequeños y cercanos, a veces basta con la invitación.

¿Sustituye a la invitación?

No. El save the date solo anuncia la fecha. La invitación llega después con el programa, los horarios, el precio y la forma de inscribirse o confirmar asistencia.

¿Puedo enviar un save the date por WhatsApp?

Sí, siempre que el contacto haya aceptado recibir mensajes por ese canal. Para envíos a muchos contactos, además, necesitas WhatsApp Business y una plantilla aprobada por Meta, algo que puedes gestionar desde Mailrelay.