Sempre dissemos que você deve criar a sua base de dados de assinantes.
De preferência usando o método de double opt-in, por ser mais eficaz na hora de gerar bases de dados de qualidade.
Mas às vezes isso não é possível, não é do seu interesse ou você simplesmente precisa fazer o seu envio de emails em massa o quanto antes.
Por algum motivo, você prefere adquirir a sua base de dados, gerada de forma legítima, de algum fornecedor.
Como saber se a base de dados que você está comprando é de qualidade?
Não é uma questão trivial, pois disso depende tanto o sucesso da sua campanha de email quanto a reputação do seu domínio.
Você não é o único com essas preocupações.
Muitos clientes já nos perguntaram como analisar a qualidade de uma base de dados e detectar possíveis problemas nela.
Os pontos-chave que você deve verificar antes de fazer o seu envio de email em massa são:
1) Ver se há duplicados e erros de sintaxe nos emails
2) Verificar o número de emails devolvidos
3) Ver se inclui emails suspeitos ou problemáticos
4) Verificar se há emails que fizeram reclamações de spam ou se descadastraram
5) Verificar se é uma base de dados ativa
6) Verificar se são emails públicos e solicitar o log de cadastros
7) Fazer um teste piloto prévio e conferir os resultados
Vamos explicar cada um desses pontos em detalhes.
Antes de mais nada, vamos partir do princípio de que contamos com uma base de dados legítima, adquirida de algum fornecedor de co-registro, portais setoriais, acordos com empresas etc.
Os assinantes dessa base de dados deram a sua permissão consentida e informada para receber emails promocionais, emails em massa e outras promoções.
Eles estão cientes da cessão dos seus dados para essa finalidade.
Como eu disse, vamos partir desse pressuposto. Por isso, quando você adquirir uma base de dados de assinantes, acima de tudo:
“Certifique-se de que esses dados foram coletados de acordo com a lei e de que os assinantes foram devidamente informados”
Caso contrário, a sua campanha de email em massa será um fracasso antes mesmo de começar.
Vamos continuar.
Avaliar a qualidade da base de dados adquirida
Existem diversos problemas potenciais em uma base de dados que podem arruinar a nossa estratégia de email marketing.
Entre eles, a inclusão de spamtraps, listas antigas e com emails devolvidos, reclamações de spam etc.
Vejamos como detectá-los aproveitando os recursos do Mailrelay.
1) Ver se há duplicados e erros de sintaxe nos emails
O mais básico para ter uma base de dados de assinantes atualizada e bem mantida é que ela não tenha duplicados nem emails incorretos com erros de sintaxe.
Por exemplo: informaçã[email protected], comercial@@,meudominio.com, [email protected] ou similares.
Se fizermos uma revisão rápida e encontrarmos esses erros, devemos pedir explicações, já que, se não se preocuparam com algo tão básico, dificilmente podemos esperar que tenham tido mais cuidado com outros aspectos mais avançados.
Quando você importa a sua base de dados para o Mailrelay, muitos desses erros são detectados automaticamente:
Se você vir muitos erros na importação, desconfie da qualidade da base de dados.
2) Verificar o número de emails devolvidos
Uma base de dados de qualidade deve estar atualizada e bem mantida, por isso não deveria ter emails devolvidos ou com falha.
Para verificar, podemos importá-la para o Mailrelay e ver quantos emails devolvidos ela tem na seção de assinantes (mais informações em “Como o Mailrelay gerencia os emails devolvidos”):
Se a base de dados for realmente boa e estiver atualizada, esse número nunca deveria passar de 5%, no máximo.
Caso contrário, provavelmente ela é antiga e, portanto, pode causar problemas, inclusive com os emails válidos, já que as pessoas podem não se lembrar de onde se cadastraram e acabar fazendo reclamações de spam.
Taxas de bounce excessivamente altas prejudicam a sua reputação de envio.
Não faz sentido adquirir uma base de dados para fazer um envio de email em massa se ele não vai chegar a ninguém porque as contas estão erradas, são incorretas ou não são usadas há muito tempo.
3) Ver se inclui emails suspeitos ou problemáticos
Isso você terá que fazer manualmente.
Precisamos procurar emails suspeitos do tipo [email protected], [email protected], [email protected] etc., que podem ser um claro indicador de que quem se cadastrou informou dados falsos ou contas que não pretende usar de verdade.
Isso acontece com frequência quando os dados são coletados em feiras, eventos, sorteios e outras ocasiões em que os próprios usuários digitaram os seus dados manualmente.
Seja de forma intencional ou por engano, podemos encontrar esse tipo de email.
E, se encontrarmos alguns, devemos pedir ao fornecedor que os justifique, pois ele deveria ter feito uma limpeza prévia da base de dados.
4) Verificar se há emails que fizeram reclamações de spam ou se descadastraram
Para isso, devemos cruzá-la com a lista de descadastros e reclamações de spam da nossa conta e verificar se há coincidências:
Você também pode entrar em contato com o Atendimento ao Cliente do Mailrelay para um estudo mais amplo, com dados empíricos da nossa plataforma.
Mas, em um primeiro momento, se a base de dados apresentar reclamações de spam, devemos questionar a sua qualidade.
5) Verificar se é uma base de dados ativa
Devemos pedir ao fornecedor um relatório de atividade dessa base de dados dos últimos 3 meses.
Ou seja, se ela for realmente boa, deverá ter uma boa porcentagem de aberturas e cliques recentes confirmados no sistema dele.
Este ponto está relacionado ao ponto dos emails devolvidos.
Uma base de dados ativa deveria apresentar um volume menor de emails devolvidos, pois, com a atividade, os emails devolvidos “deveriam” ir sendo eliminados.
Fazer um envio de email em massa para uma base de dados que está inativa há tempos pode afundar a nossa reputação de envio.
6) Verificar se são emails públicos e solicitar o log de cadastros
Outro aspecto que você pode verificar manualmente.
Podemos escolher alguns emails aleatoriamente e pesquisá-los no Google entre aspas para ver se aparecem em páginas da web.
Se todos ou a maioria aparecerem, é muito provável que seja uma base de dados criada a partir de listas públicas, e não com cadastros ativos.
Também não custa escolher alguns emails aleatórios e pedir ao fornecedor o log de cadastro e de confirmação deles, com os IPs de origem, a data e o horário.
7) Fazer um teste piloto prévio e conferir os resultados
Por último, antes de enviar para toda a base de dados, é recomendável fazer um teste piloto com 10% dos contatos, escolhidos aleatoriamente.
Assim é possível ver os resultados ou até entrar em contato com alguns assinantes ao acaso para que confirmem o seu cadastro e a veracidade dos dados.
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Em resumo…
7 pontos-chave que nos permitem avaliar a qualidade da base de dados adquirida.
É sempre recomendável dedicar o tempo necessário para garantir a sua qualidade antes de começar a campanha de email.
O que você acha? Você incluiria mais algum ponto?
Para evitar ter que fazer esse tipo de verificação mais adiante, o ideal é aplicar uma boa higiene da lista de email desde o início, apostando no double opt-in na hora de captar os seus assinantes.