7 puntos clave para comprobar la calidad de una base de datos

Siempre te hemos comentado que generes tu base de datos de suscriptores.

Preferiblemente mediante el método de doble opt-in, por ser más eficiente a la hora de generar bases de datos de calidad.

Pero a veces esto no es posible, no te interesa o simplemente necesitas lanzar tu envío de emails masivo cuanto antes.

Por lo que sea prefieres adquirir tu base de datos, generada de forma legítima, a algún proveedor.

¿Cómo sabes si esta base de datos que estás comprando es de calidad?

No es un tema trivial, pues de esto depende tanto el éxito de tu campaña de email, como la reputación de tu dominio.

No eres el único con estas preocupaciones.

Muchos clientes nos han preguntado sobre como analizar la calidad de una base de datos y detectar posibles problemas potenciales en la misma.

Los puntos clave que debes mirar son antes de lanzar tu email masivo son:

1) Ver si tiene duplicados y errores de sintaxis en los mails
2) Comprobar el número de rebotados
3) Mirar si incluye correos sospechosos o problemáticos
4) Revisar si tienen mails que se hayan quejado por spam o se hayan dado de baja
5) Revisar que sea una base de datos activa
6) Revisar si son mails públicos y solicitar log de registros
7)  Realizar un piloto previo y comprobación

Te vamos a explicar estos puntos en detalle.

Lo primero de todo, vamos a partir del hecho de que contamos con una base de datos legítima adquirida a algún proveedor de co-registros, portales sectoriales, acuerdos con empresas, etc

Los suscriptores de esta base de datos han dado su permiso consentido e informado para que se les envíen emails promocionales, emails masivos y otras promociones.

Son conscientes de la cesión de sus datos para este fin.

Como te decía, vamos a partir de este supuesto, por lo que cuando adquieras una base de datos de suscriptores, sobre todo:

«Asegurate de dichos datos se han recogido de acuerdo a la ley y los suscriptores han sido informados debidamente»

De otro modo tu campaña de email masivo será un fracaso antes de comenzar.

Continuemos.

Valorar la calidad de la base de datos adquirida

Existen diversos problemas potenciales en una base de datos que pueden arruinar nuestra estrategia de emailmarketing.

Entre ellos la inclusión de spamtraps, listados antiguos y con rebotados, quejas por spam, etc.

Veamos como detectarlos aprovechando las prestaciones de Mailrelay.

1) Ver si tiene duplicados y errores de sintaxis en los mails

Lo más básico para tener una base de datos de suscriptores actualizada y correctamente mantenida es que no tenga duplicados ni emails erróneos con fallos de sintáxis.

Por ejemplo: informació[email protected], comercial@@,midominio.com, [email protected] o similares.

Si hacemos una revisión rápida y los tiene deberemos pedir explicaciones ya que si no se han preocupado de algo tan básico difícilmente podremos esperar que en otras consideraciones más avanzadas hayan puesto más cuidado.

Cuando importas tu base de datos a Mailrelay, muchos de estos errores son detectados de forma automática:

Si ves muchos errores en la importación, desconfía de la calidad de la base de datos.

2) Comprobar el número de rebotados

Una base de datos de calidad debe estar actualizada y mantenida por lo que no debería tener correos rebotados o fallidos.

Para comprobarlo podemos subirla Mailrelay y ver cuantos rebotados tiene en la sección de suscriptores (más información en “Cómo gestiona Mailrelay los rebotados»):

Si la base de datos realmente es buena y está actualizada no debería superar jamás un 5% como máximo.

De lo contrario seguramente es antigua y por tanto puede dar problemas, incluso con los mails válidos ya que puede que no se acuerden donde se registraron y pongan quejas por spam.

Las tasas de rebote excesivamente altas son perjudiciales para tu reputación de envío.

No tiene sentido adquirir una base de datos para lanzar un email masivo, si no le va a llegar a nadie porque las cuentas son erróneas, incorrectas o hace tiempo que no se utilizan.

3) Mirar si incluye correos sospechosos o problemáticos

Esto lo deberás hacer manualmente.

Tenemos que buscar correos sospechosos del tipo, [email protected], [email protected], [email protected], etc, que puedan ser un claro indicador de que los que se han registrado han puesto datos falsos o cuentas de las que no tienen intención de hacer un uso real.

Esto ocurre con frecuencia si los datos han sido recogidos en ferias, eventos, sorteos y demás en los que los usuarios han introducido sus datos de forma manual.

Bien de forma intencionada o por error, podemos encontrar este tipo de emails.

Y si encontramos algunos deberemos solicitar al proveedor que nos los justifique, pues debería haber realizado una tarea de limpieza previa de la base de datos.

4) Revisar si tienen mails que se hayan quejado por spam o se hayan dado de baja

Para ello deberemos cruzarla con el listado de bajas y quejas de spam de nuestra cuenta y revisar si hay coincidencias:

Puede también contactar con el Dpto de Atención al cliente de Mailrelay para un estudio más amplio con datos empíricos de nuestra plataforma.

Pero en primera instancia, si la base de datos presenta quejas de spam, deberemos cuestionar su calidad.

5) Revisar que sea una base de datos activa

Deberemos pedir al proveedor un listado de actividad de esa base de datos de los últimos 3 meses.

Es decir si realmente es buena deberá tener un buen porcentaje de visualizaciones y clicks recientes confirmados en su sistema.

Este punto se relaciona con el punto de los rebotados.

Una base de datos activa debería presentar un volumen menor de rebotados, pues con la actividad se  «deberían» de ir limpiando los emails rebotados.

Lanzar un email masivo a una base de datos que lleve tiempo inactiva puede hundir nuestra reputación de envío.

6) Revisar si son mails públicos y solicitar log de registros

Otro aspecto que puedes revisar de forma manual.

Podemos coger al azar unos cuantos mails y buscar en Google entrecomillados para ver si aparecen en páginas web.

Si todos o una mayoría lo hacen es muy probable que sea una base de datos que se haya creado a partir de listados públicos y no con registros activos.

No estará de más coger varios emails aleatorios y pedir al proveedor el log de registros y confirmación de la misma con IPs de origen, hora y fecha de las mismas.

7) Realizar un piloto previo y comprobación

Por último será recomendable antes de mandar a toda la base de datos hacer un piloto con un 10% aleatorio.

Para ver los resultados o incluso contactar al azar con los suscriptores para que nos confirmen su registros y veracidad.

En definitiva…

7 puntos clave que nos permitirán evaluar la calidad de la base de datos adquirida.

Siempre es recomendable dedicar el tiempo necesario para asegurarnos la calidad de la misma, antes de comenzar con la campaña de email.

¿Qué te parece? ¿Incluirías algún punto más?