Enviar emails masivos, definición, beneficios, solución de problemas y estrategia

Enviar emails masivos es una de las estrategias de marketing online más efectivas y accesibles para pequeñas y grandes empresas. Eso sí, tenemos que tener en cuenta ciertos detalles y aspectos para obtener los resultados deseados.

En el post de hoy vamos a empezar desde la base, con una definición de lo que es enviar emails masivos.

Para después presentar algunos de los posibles beneficios.

Qué estrategias podemos seguir, que sea valida para el envío de mail masivo en el próximo 2018.

Así como la solución a los problemas más comunes y habituales.

En definitiva, una guía desde la base para que puedas comenzar a trabajar y realizar tu envío de correos masivos evitando problemas y obteniendo resultados.

¡Comencemos!

· Definición de enviar emails masivos

El envío de correo masivo es una forma de marketing online que utiliza el email como medio de comunicación entre una parte emisora (el remitente) y 2 o más receptores (los suscriptores). El email es utilizado para enviar un mensaje a los receptores, que puede ser:

1. Promocional o de venta
2. Informativo
3. De contacto
4. Etc.

Es decir podemos utilizar el envío masivo de emails como un medio de comunicación directo entre nosotros, nuestra empresa, y una lista de suscriptores, clientes, o contactos, que van a recibir nuestro mensaje (email).

En definitiva es una herramienta de comunicación que nos va a permitir hacer llegar nuestro mensaje, sea del tipo que sea, a nuestro público objetivo.

Esta es una definición simplificada y sencilla, pero creo que nos sirve como base para entender la utilidad y los beneficios que comentaremos ahora.

· Beneficios de enviar emails masivos

Los beneficios de enviar email masivo son múltiples para la empresa.

El más claro es el que comentábamos hace un momento, la posibilidad de enviar un mensaje a un grupo de personas de nuestro interés.

Lo primero que viene a nuestra cabeza son las promociones y diferentes emails para vender nuestros productos y servicios.

En este caso los beneficios son claros:

1. Enviar el mensaje cuando nosotros queremos. Una vez enviado llega a los buzones de los contactos de forma bastante inmediata.
2. Podemos personalizar el mensaje para cada suscriptor en concreto. De forma básica, con el nombre, pero también de forma más avanzada con otros datos que tengamos.
3. Es un método de comunicación personal, bidireccional y privado. Los suscriptores nos pueden responder de forma directa y privada, cuando lo deseen.
4. El contacto puede guardarse el mensaje para verlo cuando desee.
5. Y es una herramienta de marketing económica y rentable.

Si no pensamos únicamente en las ventajas para vender nuestros productos o servicios encontraremos incluso más:

Por ejemplo, y sin hacer una lista completa:

1. Nos ayuda con la retención de clientes, pues contactamos con ellos de forma más frecuente.
2. Y de esta forma desarrollar la imagen de marca.
3. Generar tráfico a nuestra web, con lo que también nos ayuda en nuestra estrategia de contenidos
4. Consultar con los suscriptores para obtener referencias, opiniones y poder elaborar casos de éxito
5. Realizar encuestas.
6. Etc.

Pero hay mucho más, comentamos sobre los beneficios de enviar correo masivo en este vídeo:

En definitiva no tenemos que quedarnos solo con el envío masivo de correo como herramienta de venta, que lo es, y muy buena.

Si no que tenemos que aprovechar al máximo todas las opciones que nos presenta esta herramienta.

· Beneficios de enviar emails masivos respecto de otros tipos de marketing

El envío masivo de emails también tiene una serie de beneficios si lo comparamos con otros tipos de marketing online que podemos hacer.

Y en realidad son beneficios que se van a hacer más y más visibles cada vez.

¿Te has parado a pensar cómo reaccionan los clientes potenciales a la publicidad?

Cada vez más nuestros potenciales clientes rechazan la publicidad o se ven invadidos por la misma:

1. Utilizan bloqueadores de publicidad, cookies y banners (Adblockers) para no ver la publicidad
2. Incluso navegadores que impiden o limitan el tracking
3. Están más preocupados por su privacidad
4. Sienten rechazo a los anuncios basados en su historial de búsquedas o actividad
5. No desean ver anuncios

Todo esto hace que sea cada vez difícil llegar a nuestro público objetivo, pues el mismo está más cansado de ver publicidad invasiva.

Por eso el email marketing y el envío de emails nos puede ser de mucha utilidad si cumplimos lo siguiente:

1. Creamos nuestra lista de suscriptores a partir de contactos que se suscriban voluntariamente
2. Les enviamos contenidos que sean de su utilidad
3. Permitimos la baja cuando ya no les interese estar suscrito
4. Convertimos el email en un canal de atención al cliente

Gracias a esto, nuestros clientes potenciales realmente desearan recibir nuestros emails, en contraposición con lo que comentábamos antes.

· Elegir herramienta para los envíos masivos de emails

Está claro que estando en el blog de Mailrelay, te voy a recomendar que utilices Mailrelay para enviar emails masivos.

Pero  no te voy a decir que lo hagas sin darte motivos.

De hecho ya hablé sobre el tema en el post «9 formas en que mailrelay te ayuda con tu envío de emails masivos«, así que en esta ocasión te voy a resumir muy rápidamente los beneficios de utilizar Mailrelay:

1. Smartdelivery, un algoritmo específico para mejorar grandes volúmenes de envío de emails
2. La cuenta gratuita que permite enviar hasta 80.000 emails cada mes, gratis hasta a 20.000 suscriptores
3. Posibilidades de integración a través de API
4. Disponibilidad de servidor SMTP en cada cuenta
5. Detección de spammers y ayuda a cumplir con las mejores prácticas
6. El soporte al cliente gratuito y rápido
7. Posibilidad de contratar IPs dedicadas
8. Gran cantidad de material sobre marketing online y email marketing
9. En definitiva Mailrelay te ayuda a ahorrar dinero en tu email masivo

Muchas cosas ¿verdad?

Pero bueno, como Mailrelay dispone de una buena cuenta gratuita, lo mejor es que crees una cuenta en Mailrelay, que al ser gratuita te va a permitir probar la herramienta sin costes, y sin compromiso alguno.

Y contar con toda la ayuda del equipo de soporte técnico.

Si te estás preguntando cómo es posible que Mailrelay pueda ofrecer todo esto de forma gratuita.

· Diferentes estrategias para enviar emails masivos

Lo bueno de los envíos masivos de emails es que puedes adaptar la estrategia a la estrategia de tu empresa, y no al revés.

Muchas empresas envían solamente emails de venta o promocionales, pero ese es el uso mínimo que le podemos dar a nuestro email marketing.

Digamos que esa es la estrategia más básica.

Esta estrategia de envíos masivos de email se centra en ofrecer a los clientes potenciales respuesta a las dudas más frecuentes con el producto o servicio:

1. Dando respuesta a través de contenidos de la web
2. Y sirviendo como método de contacto que los clientes pueden utilizar para consultar

Algo que se comenta en el artículo es que no todo el mundo, para todos los productos, realiza el embudo de venta etapa a etapa.

Algunas fases se pueden saltar utilizando los estímulos adecuados.

Un buen estímulo, en forma de un email con un gran descuento, podría servirnos por ejemplo (aprovecha las fechas clave para tu envío de emails masivos).

Por este motivo, el post que te comento establece una estrategia a «nivel general«, pero no un completo calendario estricto que no podamos variar, y que tengamos que planificar al detalle.

Si que se comentan algunas opciones como el uso de autorespondedores, pero no voy a entrar en esos detalles en este post.

Pero sí que te voy a dejar otro vídeo con otro tipo de estrategia que puedes emplear para saber cómo enviar emails masivos de forma estratégica:

· Utiliza un diseño de newsletter sencillo

Esta es una de las preocupaciones principales de las personas que desean enviar emails masivos.

Es algo lógico. 

El email es algo que van a ver sus clientes y usuarios y quieren causar buena impresión, y por supuesto conseguir la venta.

Pero no tenemos que preocuparnos en exceso, más cuando la tendencia actual es a realizar emails breves y sencillos que cumplan con su cometido sin que los suscriptores tengan ni siquiera que ponerse a pensar en qué es lo que están recibiendo.

Lo que te recomiendo es que diseñes una newsletter similar a este sencillo ejemplo:

Como ves no hay mucho que hacer y es muy sencillo.

Y con esta sencillez cumple con todos los aspectos necesarios:

1. El logotipo para ir desarrollando la imagen de marca, y que el suscriptor sepa también quien le está enviando el email
2. Una imagen destacada, donde además el suscriptor puede ver la oferta, o el punto principal de nuestro mensaje de una forma atractiva, que llame la atención
3. Además de esto debemos incluir texto, el necesario para poder ayudar a la comprensión del mensaje
4. Y una llamada a la acción
5. Sin olvidar el texto legal necesario
6. Terminando con el necesario enlace de baja (requerido para cumplir la ley CAN-SPAM)

Para ayudarte a realizar este tipo de newsletters te voy a compartir un vídeo:

Como ves es fácil.

Además utilizar un diseño de newsletter simplificado reducirá las posibilidades de que haya errores en nuestro html, algo que puede penalizarnos también.

Así que no te compliques, ve a lo sencillo y a partir de ahí ve experimentando con diferentes diseños al enviar correos masivos hasta que des con el que realmente te es útil para ti.

· Configuraciones básicas necesarias para mandar correos masivos

Para poder enviar emails masivos tenemos que realizar algunas configuraciones en el dominio que vamos a utilizar como remitente.

Quizá una de las más importantes sea el SPF:

1. Qué es el SPF y por qué tiene ser correcto

No tener el SPF configurado, o tenerlo mal configurado, nos traerá problemas y estropeará nuestra entregabilidad.

Es decir, los emails no llegarán a su destino.

Otra configuración muy recomendable es el uso de un dominio personalizado para tus envíos:

1. Qué es y cómo configurar un dominio personalizado

En principio con estas dos configuraciones bien realizadas podríamos dar comienzo a nuestro envío de mail masivo con buenas garantías de éxito.

Pero si tienes dudas puedes consultar con nuestro equipo de soporte aquí.

· Solución de problemas comunes al enviar emails masivos

Este seguramente será uno de los puntos que más estabas esperando de este artículo ¿verdad?

De todas formas, si has seguido mis consejos de diseño de más arriba.

Y los de las configuraciones del punto anterior.

Ya tendrás mucho camino andado para evitar posibles problemas.

Si aún así tienes problemas no dudes en contactar con el servicio de soporte de Mailrelay.

Eso sí, para evitar muchos problemas tendremos que tener mucho cuidado sobre todo con nuestro primer envío:

►La primera prueba de envío de correos masivos

Para nuestras primeras pruebas hay algunos aspectos que debemos considerar:

1. Los filtros anti SPAM de Gmail (y podemos intuir que del resto de ISPs) son intencionadamente agresivos. Esto quiere decir que ante la duda nos dejarán en la carpeta de SPAM.
2. La autenticación (SPF, DKIM) es muy importante para la entregabilidad en Gmail.
3. Gmail sugiere, o aconseja, encarecidamente que nos aseguremos de que nuestros suscriptores son realmente Opt-in. Es decir, que se hayan suscrito de forma voluntaria.
4. Gmail indica que nos aseguremos de que nuestra newsletter incluye un HTML correcto, sin errores.
5. Es necesario mantener nuestras listas de suscriptores limpias, sin errores y borrando de la misma las cuentas incorrectas o que no respondan.
6. No utilizar acortadores de URL.
7. Gmail espera que “calientes” tu dominio. Es decir, que empieces enviando cantidades pequeñas, para progresivamente ir incrementando la cantidad que envías. No realices tu primer envío a la globalidad de tu lista de suscriptores.

Son consejos generales que puedes tener en consideración para tus pruebas.

También es muy recomendable que utilices un diseño lo más parecido posible a lo que vas a enviar.

No un email vacío que ponga «prueba».

Evita eso y mira este vídeo:

También es importante si estamos hablando de cientos de miles de emails enviados, que contactemos con el soporte de Mailrelay  para que nos ayuden en lo posible.

► Al subir la lista de suscriptores muchos aparecen rebotados, y aún no he enviado nada

Este es un «problema» común, sobre todo si nuestra lista de suscriptores es comprada (una mala idea).

Hay diversos motivos de rebote, como que el dominio ya no exista, por ejemplo, y esto Mailrelay lo sabe sin necesidad de realizar el envío.

De hecho tenemos un artículo donde se profundiza en el tema:

1. Motivos de rebote en mailings y posibles soluciones

Te recomiendo que lo revises cuando tengas dudas al respecto.

► Mis emails llegan a SPAM

Este es un tema que suele ser complejo.

Si tenemos todas las configuraciones bien.

Y si hemos creado un diseño de newsletter adecuado.

Prácticamente ya estamos en manos de los diferentes ISP Gmail, Outlook, Yahoo!, Hotmail, etc.

Cada uno tiene diferentes formas de valorar si deja tus emails en la bandeja de entrada o en la carpeta de spam.

Por ejemplo Gmail utiliza un histórico de acciones de los usuarios (si no has enviado nunca, no hay histórico, lo cual no es necesariamente mejor) Son tenidas en cuenta acciones como:

1. Reportar un email como SPAM.
2. Indicar que un email que ha llegado a SPAM, no lo es.
3. Emails leidos.
4. Leidos y borrados directamente.
5. Emails marcados como importantes.
6. Y emails respondidos.
7. Actividad en la bandeja de entrada.

En estas situaciones, si nuestros emails están llegando a SPAM, podemos evitar enviar a los suscriptores menos activos, y sí enviar a los suscriptores que más interactúan con nuestros envíos. Intentando de ese modo mejorar nuestra reputación de envío.

Para ver más información sobre cómo los ISP valoran qué es SPAM, puedes ver este artículo.

► Mis emails llegan a la carpeta de promociones de Gmail

Este problema no es un problema 🙂

Gmail detecta cuando enviamos publicidad y pone los emails en la carpeta de promociones.

Aunque no hay una «solución» a un problema que no existe, puedes intentar que tus emails no sean depositados en la carpeta promociones si intentas que tus emails no parezcan promocionales.

Es decir, evitar imágenes, enlaces excesivos, demasiado HTML, etc.

En definitiva, texto plano y poco más.

¿Parece soso?

Sí, y no parece «tanto» publicidad, así que es más fácil que no acaben en la carpeta de promociones.

► Incluir un vídeo en el envío masivo de emails

Hoy por hoy no es posible incluir un vídeo en un email de forma nativa, y que se reproduzca en todos los clientes de email.

Algunas opciones es utilizar servicios como Viwom, como explicamos en este artículo:

1. ¿Cómo enviar vídeos en tus emails?

Es un servicio externo a Mailrelay, pero compatible.

► Mi email no se ve bien

Cada cliente de correo es diferente.

Antes de enviar email masivo conviene que hagamos diversas pruebas, con varios clientes de correo, para comprobar que se vea bien en la mayoría.

Algo que ayuda es utilizar diseños de email sencillos, como el que te comentaba hacer un par de puntos.

Cuanto más complejo, más posible que nos de problemas.

· «Mitos» y malas prácticas del email marketing

En algunas ocasiones son las malas prácticas las que generan problemas.

Debes tener en cuenta ciertas cosas:

► Cuida tu lista. Los emails rebotados impactan negativamente en la entregabilidad

Hay quien piensa que no importa que la lista incluya correos incorrectos o que ya no existan. Que simplemente a esos no les llegará el email, pero no afecta al resto.

Pero sí.

Sí afecta a nuestra entregabilidad, la estropea y será más probable que  nuestros emails acaben en la carpeta de SPAM.

Por eso te comentaba antes que tuvieras cuidado con los primeros envíos.

Sobre todo si son de gran volumen y a listas que no tengan el correcto mantenimiento.

► La reputación de envío depende de los envíos

Es decir, si nunca antes hemos realizado un envío masivo de correo nuestra reputación no es buena, será de 0. Digamos que ni buena ni mala.

Por eso los ISP como Gmail, Outlook, Yahoo! y demás esperarán a que hagamos los primeros envíos.

Si al enviar emails masivos nuestra lista esta llena de rebotados, los suscriptores no abren, o nos marcan como SPAM, nuestra reputación de envío será penalizada y afectará a los próximos envíos que realicemos.

► El contenido del email afecta a los resultados

Debemos evitar el típico error que consiste en enviar una newsletter que es solo una imagen.

Ese es un mal diseño de newsletter que reducirá nuestros resultados al enviar emails masivos.

Es mucho mejor utilizar un diseño balanceado como el que te comentaba más arriba en este post.

Si tienes dudas Mailrelay incluye un botón para que puedas valorar si tu newsletter incluye alguno de estos errores de diseño:

1. Spam score

No olvides tampoco incluir un enlace de baja, no hacerlo también penaliza.

Me despido con un breve resumen en vídeo

En esta guía he querido incluir todo lo que necesitas, aunque de forma esquemática, para enviar emails masivos.

Una definición básica, los beneficios, solución de problemas y estrategias que puedes emplear.

A partir de aquí puedes encontrar mucha más información en este blog, para tratar temas específicos o solucionar dudas concretas.

¡Espero que te sea de la máxima utilidad!

¡Adelante con tu envío masivo de email!

· ¡Sorpresa Diciembre 2018!

Vaya, parece que nos ha llegado algo en la felicitación navideña, esta pequeña imagen:

Si crees que sabes lo que es ¡déjanos un comentario!

A ver quién acierta 🙂