Recordatorio de pago: ejemplos de email, SMS y WhatsApp para copiar

¿Cuántas veces has abierto el correo para enviar un recordatorio de pago y has cerrado la ventana sin escribir nada? Pedir dinero incomoda. Pero esperar a que el cliente se acuerde solo sale caro.

La mayoría de los retrasos no son mala fe. El cliente se despistó, la tarjeta caducó o la factura se quedó en la bandeja de otra persona. Un buen recordatorio de pago resuelve casi todos esos casos con un mensaje corto y amable.

En esta guía verás qué es un recordatorio de pago, cuándo enviarlo y qué debe incluir. Y, sobre todo, tienes 20 ejemplos listos para copiar: 8 por email, 6 por SMS y 6 por WhatsApp, ordenados según el momento del cobro.

¿Qué es un recordatorio de pago?

Un recordatorio de pago es un mensaje que avisa al cliente de que tiene un pago próximo o pendiente y le facilita pagarlo. Puede ir por email, SMS o WhatsApp, y suele formar parte de una secuencia de varios avisos.

Su objetivo es cobrar sin dañar la relación. Por eso el tono cambia según la fase: informativo antes del vencimiento, cordial el primer día de retraso y más firme al final.

Conviene no confundirlo con otros documentos del cobro.

Si trabajas con suscripciones y pagos recurrentes, te interesa también el dunning email: la secuencia automática que se activa cuando falla un cargo.

Cuándo enviar un recordatorio de pago

Envía el primer recordatorio de pago antes del vencimiento, no después. Así evitas buena parte de los retrasos y el mensaje no suena a reproche.

A partir de ahí, conviene espaciar los avisos y subir poco a poco el tono. Aquí tienes un calendario de referencia y el canal que mejor funciona en cada momento:

Adapta los plazos de cada recordatorio de pago a tu negocio. Una academia que cobra la mensualidad el día 5 necesita avisos cortos y seguidos. Un proveedor que factura a 60 días puede espaciarlos más.

Eso sí, no mezcles en el mismo día dos canales con el mismo mensaje. Un email y un SMS idénticos a la vez se perciben como presión. Si trabajas por fechas límite, también te servirá cómo planificar el calendario de envíos de una convocatoria.

Qué debe incluir un recordatorio de pago

Todo lo que el cliente necesita para pagar sin tener que preguntarte nada. Cada duda es un día más de retraso.

Revisa que tu recordatorio de pago tenga estos datos:

• Concepto y referencia: número de factura, cuota o pedido.
• Importe exacto y moneda.
• Fecha de vencimiento, o los días que lleva vencido.
• Cómo pagar: un enlace directo, el IBAN o los pasos en el portal.
• Una persona de contacto por si hay un error o un problema.
• Qué pasará si no paga, solo a partir del tercer aviso.

El asunto del email tiene que decir de qué va el mensaje. «Factura 2026-118 pendiente» funciona mejor que «Información importante», que parece spam.

Usa siempre el mismo remitente, reconocible y con el nombre de tu empresa. Y personaliza: con campos personalizados puedes insertar el nombre, el importe y la fecha de cada cliente en un mismo envío.

Ejemplos de recordatorio de pago por email

El email es el canal del detalle. Admite la factura adjunta, el desglose y un botón de pago, y deja constancia escrita.

Aquí tienes 8 modelos de recordatorio de pago por email, del aviso previo al último aviso. Cambia los textos entre corchetes por tus datos.

1. Aviso previo amable (de 3 a 7 días antes)

Funciona porque llega antes del problema. Nadie se siente señalado y el cliente puede organizarse.

Asunto: Tu factura [número] vence el [fecha]

Hola, [nombre]: te recordamos que la factura [número], de [importe], vence el próximo [fecha]. Puedes pagarla en un minuto desde este enlace: [Pagar ahora]. Si ya la has pagado, ignora este mensaje. Gracias por confiar en nosotros.

2. El día del vencimiento

Corto y con un solo botón. Hoy el cliente solo necesita el enlace.

Asunto: Hoy vence tu factura [número]

Hola, [nombre]: hoy es el último día para pagar la factura [número], de [importe]. Te dejamos el enlace directo: [Pagar factura]. ¿Alguna duda? Responde a este email y te ayudamos.

3. Primer retraso (3 días después)

Da por hecho que ha sido un despiste. Ese tono abre la puerta a pagar sin dar explicaciones.

Asunto: ¿Se te ha pasado la factura [número]?

Hola, [nombre]: nos consta pendiente la factura [número], de [importe], que vencía el [fecha]. Seguramente se ha quedado entre otros correos. Puedes pagarla aquí: [Pagar ahora]. Si hay algún error en el importe, dínoslo y lo revisamos hoy mismo.

4. Segundo retraso, con ayuda (10 días después)

Ofrece una salida. Si el cliente tiene un problema de liquidez, un plan de pagos vale más que otro aviso.

Asunto: Factura [número]: ¿te ayudamos con el pago?

Hola, [nombre]: la factura [número], de [importe], lleva 10 días vencida. Si estás pasando por un mal momento, podemos fraccionarla en [número] plazos. Solo tienes que responder a este email o llamarnos al [teléfono]. Si prefieres pagarla ya, aquí tienes el enlace: [Pagar factura].

5. Último aviso antes de suspender el servicio

Firme, pero sin amenazas. Explica qué pasará y cuándo, y deja claro que todavía hay solución.

Asunto: Último aviso: factura [número] pendiente

Hola, [nombre]: a pesar de nuestros avisos anteriores, la factura [número], de [importe], sigue pendiente desde el [fecha]. Si no recibimos el pago antes del [fecha límite], tendremos que suspender [el servicio]. Queremos evitarlo: paga aquí [Pagar ahora] o llámanos al [teléfono] para buscar una solución.

6. Cargo o domiciliación rechazados

Aquí el cliente no ha olvidado nada: ha fallado el medio de pago. Por eso el mensaje explica el problema y pide un único paso.

Asunto: No hemos podido cobrar tu cuota de [mes]

Hola, [nombre]: el cargo de [importe] de tu cuota de [mes] ha sido rechazado. Suele pasar cuando la tarjeta caduca o cambia la cuenta. Actualiza tus datos de pago aquí [Actualizar datos] y lo intentaremos de nuevo el [fecha]. Tu acceso sigue activo mientras tanto.

Este caso tiene su propia lógica de reintentos y avisos. Te la explicamos en el glosario de dunning email.

7. Cuota de socio en una asociación

Recuerda lo que el socio recibe a cambio. La cuota se paga mejor cuando se asocia a un beneficio concreto.

Asunto: Renueva tu cuota de socio [año]

Hola, [nombre]: tu cuota anual de [importe] vence el [fecha]. Con ella mantienes [beneficio 1], [beneficio 2] y el acceso a [actividad]. Puedes pagarla aquí: [Renovar cuota]. Si ya la has abonado por transferencia, no tienes que hacer nada más.

8. Factura a una empresa (B2B)

Piensa en quién la va a tramitar. En una empresa, la factura pasa por cuentas a pagar, que necesita referencias exactas.

Asunto: Factura [número] – pedido [referencia] – vencida el [fecha]

Hola, [nombre]: os escribimos por la factura [número], de [importe], correspondiente al pedido [referencia] de vuestro departamento de [área]. Vencía el [fecha] según las condiciones pactadas. ¿Podéis confirmarnos la fecha prevista de pago? Os la adjuntamos de nuevo. Nuestros datos bancarios: [IBAN].

Como ves, en los ocho casos se repite el patrón: qué se debe, cuánto, desde cuándo y cómo pagarlo. Solo cambian el tono y la salida que ofreces. Si quieres reforzar la redacción, repasa cómo escribir un correo formal.

Ejemplos de recordatorio de pago por SMS

El SMS se lee casi siempre, y rápido. Por eso encaja en el día del vencimiento y en los primeros días de retraso.

Tiene un límite: 160 caracteres por mensaje. Ojo con las tildes y los emojis: algunas letras acentuadas, como la «á», pueden reducir ese límite a 70 caracteres por SMS. Revisa la vista previa antes de enviar.

Te dejamos 6 modelos de recordatorio de pago que caben en un solo mensaje.

9. Aviso previo

Basta con el dato y el enlace. El detalle ya va en el email.

[Empresa]: tu factura [número] de [importe] vence el [fecha]. Puedes pagarla aquí: [enlace]

10. El día del vencimiento

Usa «hoy» para que se entienda la urgencia sin presionar.

[Empresa]: hoy vence tu pago de [importe]. Págalo en un minuto: [enlace]. Si ya lo has hecho, gracias.

11. Pago vencido

Neutro y con una vía para resolver dudas.

[Empresa]: tienes pendiente el pago de [importe] (factura [número]). Paga aquí: [enlace] o llámanos al [teléfono].

12. Mensualidad de una academia o colegiatura

Escrito para el padre, la madre o el alumno adulto. Nombra el curso para que no haya confusión.

[Academia]: recordamos que la mensualidad de [curso] de [importe] vence el [día]. Paga aquí: [enlace]. Gracias.

13. Tarjeta rechazada

Un solo paso: actualizar el medio de pago.

[Empresa]: no hemos podido cobrar tu cuota de [importe]. Actualiza tu tarjeta aquí: [enlace] y evita cortes en el servicio.

14. Pago recibido

Cierra el ciclo con un agradecimiento. Es el mensaje que más confianza genera para el siguiente cobro.

[Empresa]: hemos recibido tu pago de [importe]. Gracias, [nombre]. Tienes el justificante en tu email.

Con el SMS de Mailrelay puedes enviar estos mensajes a los mismos contactos de tus listas de email, con enlaces y personalización.

Ejemplos de recordatorio de pago por WhatsApp

WhatsApp tiene la tasa de lectura de un SMS y el tono de una conversación. Además, el cliente puede responder en el momento, algo que en el cobro vale mucho.

Antes de copiar estos modelos de recordatorio de pago, ten en cuenta dos reglas de Meta. Para escribir tú primero a un cliente necesitas su permiso para recibir mensajes por WhatsApp. Y tienes que usar una plantilla aprobada; los recordatorios de pago entran en la categoría de utilidad.

Las variables van entre llaves, como las verás en tu plantilla: {{1}}, {{2}}…

15. Aviso previo con botón

El botón ahorra un paso. El cliente paga sin copiar enlaces.

Hola, {{1}}. Te recordamos que tu factura {{2}} de {{3}} vence el {{4}}. Puedes pagarla desde el botón. Si ya lo has hecho, ignora este mensaje. [Botón: Pagar ahora]

16. Vence hoy

Breve y con la opción de responder.

Hola, {{1}}. Hoy vence tu pago de {{2}}. Puedes hacerlo desde el botón o responder a este mensaje si tienes cualquier duda. [Botón: Pagar ahora]

17. Pago pendiente con opción de hablar

Invita a contestar. Muchas veces, detrás de un recordatorio de pago sin respuesta hay una incidencia que se resuelve en dos mensajes.

Hola, {{1}}. Vemos pendiente la factura {{2}} de {{3}}, que vencía el {{4}}. ¿Ha habido algún problema? Responde a este mensaje y lo vemos contigo. [Botón: Pagar ahora] [Botón: Hablar con una persona]

18. Propuesta de pago fraccionado

Ofrece la solución antes de que la pida. A muchos clientes les cuesta reconocer que no pueden pagar.

Hola, {{1}}. Sabemos que a veces cuadrar los pagos cuesta. Si te viene mejor, podemos dividir tu factura de {{2}} en {{3}} plazos sin coste. ¿Te interesa? [Botón: Sí, quiero fraccionarla] [Botón: Prefiero pagarla ya]

19. Colegiatura para padres de familia

Cercano y respetuoso. En educación, el tono pesa tanto como el dato.

Hola, {{1}}. Les recordamos que la colegiatura de {{2}} correspondiente a {{3}} vence el {{4}}. Pueden pagarla desde el botón o en la caja del centro. Gracias por su confianza. [Botón: Pagar colegiatura]

20. Confirmación de pago

El último mensaje de la secuencia también cuenta. Confirmar el cobro evita llamadas y reclamaciones.

Hola, {{1}}. Hemos recibido tu pago de {{2}} por la factura {{3}}. ¡Gracias! Te enviamos el justificante por email.

Con WhatsApp en Mailrelay creas estas plantillas, las envías para su aprobación y ves cuántos mensajes se han entregado y leído. Si quieres conocer las reglas de la API, tienes la guía de WhatsApp Business API.

Errores frecuentes al enviar un recordatorio de pago

El error más caro es no enviar ningún aviso y esperar a que el cliente se acuerde. Pero hay otros que también retrasan el cobro:

Escribir el recordatorio de pago con tono de reproche desde el primer día. Si el cliente se despistó, un mensaje agresivo le hará sentirse acusado. Y un cliente molesto paga más tarde.

Olvidar el enlace de pago. Si para pagar hay que buscar el IBAN en otra factura, el pago se aplaza.

Seguir reclamando a quien ya ha pagado. Es el fallo que más quejas genera. Saca de la secuencia a cada cliente en cuanto pague; puedes hacerlo con una lista de supresión o actualizando un campo.

Enviar el aviso a una dirección genérica en una empresa. La factura acaba en una bandeja que no revisa nadie. Pide siempre el contacto de administración.

Anunciar consecuencias que no vas a aplicar. Si dices que suspenderás el servicio el día 15, hazlo o no lo digas.

No cuidar la entregabilidad. Un recordatorio que llega a spam no cobra. Autentica tu dominio con DKIM y DMARC, y revisa qué piden Outlook, Gmail y Yahoo para no poner tus emails en spam.

Qué hacer si el cliente sigue sin pagar

Cuando el recordatorio de pago no funciona, pasa del aviso a la reclamación. El orden habitual es este: llamada personal, requerimiento por escrito con acuse de recibo (burofax o carta certificada) y, si no hay respuesta, vía judicial o una empresa de recobros.

En España, la ley de morosidad entre empresas (Ley 3/2004) fija 30 días de plazo de pago si no se ha pactado otro, y nunca más de 60.

Pasado el plazo, el cliente entra en mora sin necesidad de aviso: puedes reclamar intereses de demora y una indemnización de 40 euros por los costes de cobro. Para casos concretos, consulta con tu asesor: esta guía no es asesoramiento legal.

Antes de llegar ahí, revisa tu proceso. Si muchos clientes pagan tarde, el problema suele estar en el primer aviso, no en el último. Adelántalo, simplifica el pago y prueba otro canal.

Cómo te ayuda Mailrelay a automatizar tus recordatorios de pago

Enviar cada recordatorio de pago a mano funciona con diez clientes. Con cien, se te escapará alguno. Por eso compensa automatizarlo.

En Mailrelay puedes montar tu secuencia de cobro así.

Guarda el importe, la referencia y la fecha de vencimiento en campos personalizados: son los datos que rellenarán cada recordatorio de pago. Puedes importarlos desde tu ERP, tu CRM o un CSV, o conectarlos por API.

Crea una automatización que se active por fecha. Las automatizaciones de Mailrelay admiten activadores de fecha próxima: el aviso previo sale solo unos días antes de cada vencimiento.

Segmenta por estado de pago. Con grupos y segmentación separas a quien tiene un retraso de 3 días de quien lleva 20, y envías a cada grupo su mensaje.

Refuerza el día del vencimiento por SMS o WhatsApp desde la misma cuenta y con los mismos contactos.

Mide qué funciona. Los informes en tiempo real te dicen quién ha abierto el email y quién ha pulsado el enlace de pago, para que llames solo a quien lo necesita.

Si tus avisos salen uno a uno desde tu software de facturación, usa los emails transaccionales por SMTP o API: llegan en segundos y con la misma entregabilidad.

Y si quieres ver cómo encaja todo, tienes una guía de software de comunicación para pymes con email, SMS y WhatsApp. Para sectores concretos, mira el email marketing para centros de formación y academias o para el sector público.

Conclusión: avisa antes, recuerda con amabilidad y facilita el pago

Un buen recordatorio de pago no persigue al cliente: le ahorra un despiste. Si llega antes del vencimiento, trae el importe exacto y un enlace para pagar, la mayoría de las facturas se cobran a la primera.

Empieza por tres mensajes: el aviso previo por email, el SMS o WhatsApp del día del vencimiento y el email del primer retraso. Copia los ejemplos de esta guía, ajústalos a tu tono y automatízalos. Después mide y ajusta los plazos.

Y no olvides el último mensaje: dar las gracias cuando el pago llega también forma parte del cobro.

Preguntas frecuentes sobre el recordatorio de pago

Estas son las dudas que más se repiten al preparar un recordatorio de pago.

¿Cómo se redacta un recordatorio de pago amable?

Saluda por el nombre, da por hecho que ha sido un despiste y facilita el pago. Incluye el importe, la referencia, la fecha y un enlace. Evita palabras como «deuda» o «impago» en los primeros avisos.

¿Cada cuánto se debe enviar un recordatorio de pago?

Una pauta habitual es avisar entre 3 y 7 días antes, el día del vencimiento y a los 3, 10 y 20-30 días de retraso. Más de un aviso por semana suele ser contraproducente, salvo el día del vencimiento.

¿Se puede enviar un recordatorio de pago por WhatsApp?

Sí, siempre que el cliente haya aceptado recibir mensajes por WhatsApp y uses una plantilla aprobada por Meta. Los recordatorios de pago entran en la categoría de utilidad.

¿Qué diferencia hay entre un recordatorio de pago y una reclamación de deuda?

El recordatorio es un aviso amistoso para que el cliente pague; la reclamación es un requerimiento formal que deja constancia de la deuda y abre la puerta a acciones legales. La reclamación llega cuando los recordatorios no han funcionado.

¿Qué hago si el cliente no responde a ningún recordatorio de pago?

Llámale antes de escalar. Si no hay respuesta, envía un requerimiento formal por burofax o carta certificada y, como último paso, valora la vía judicial o una empresa de recobros. Consulta con tu asesor antes de reclamar intereses o costes.