Mail merge (combinación de correspondencia): qué es y cómo hacerlo paso a paso
Qué es y cómo hacerlo en Word, Excel y Gmail, paso a paso
El mail merge, en español combinación de correspondencia o fusión de correo, es una técnica utilizada en email marketing que permite a los remitentes personalizar mensajes masivos de correo electrónico.
Esta técnica consiste en integrar información personalizada (como el nombre, apellido, o cualquier otro dato relevante del destinatario) dentro de un template o plantilla de correo electrónico.
La fusión de correo utiliza datos de una fuente externa, como una hoja de cálculo o una base de datos, para personalizar cada mensaje enviado a múltiples destinatarios.
De esta forma el correo parece redactado de forma individual.
Origen del mail merge
La fusión de correo tiene sus raíces en la era previa al email, cuando se utilizaba principalmente en el envío de correspondencia física y documentos impresos para personalizar cartas masivas.
Con el advenimiento del correo electrónico y el desarrollo de software más sofisticado, la técnica evolucionó para adaptarse al mundo digital.
Así se convirtió en una herramienta habitual del email marketing.
La capacidad de personalizar masivamente los correos electrónicos transformó la manera en que las empresas se comunican con sus clientes, permitiendo un acercamiento más personalizado y efectivo.
![Infografía de cómo funciona un mail merge: una hoja de cálculo con las columnas email, nombre y ciudad, una plantilla con el saludo «Hola, [Nombre]» y tres emails personalizados para Ana, Luis y Marta](https://mailrelay.com/wp-content/uploads/2026/10/como-funciona-un-mail-merge.png)
Personaliza miles de emails con un clic
Usa campos personalizados (nombre, ciudad, empresa…) en el asunto y en el cuerpo de cada email.
Cómo hacer un mail merge paso a paso
Necesitas dos cosas: una lista con los datos de cada destinatario, normalmente una hoja de Excel o de Google Sheets con una columna por dato (email, nombre, empresa…), y un mensaje con huecos donde irán esos datos.
Mail merge en Word con una lista de Excel
- Prepara el Excel: los datos en la primera hoja, con los nombres de las columnas en la primera fila.
- En Word, ve a Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Mensajes de correo electrónico.
- Pulsa Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente y elige tu archivo de Excel.
- Escribe el mensaje y añade los datos con Insertar campo combinado (por ejemplo, el nombre en el saludo).
- Comprueba cómo queda cada email con Vista previa de resultados.
- Pulsa Finalizar y combinar > Enviar mensajes de correo electrónico, elige la columna del email y escribe el asunto.
Para que Word envíe los emails necesitas tener Outlook instalado en el ordenador y configurado con tu cuenta.
Mail merge en Gmail
Gmail tiene una función propia de mail merge en algunos planes de pago de Google Workspace, como Business Standard o Business Plus. No está en las cuentas personales de Gmail. Se activa con el botón del modo de envío múltiple, en la barra de herramientas de la ventana de redacción. Después escribes «@» para insertar el nombre, los apellidos o el email de cada destinatario. Con una cuenta personal de Gmail hay que usar una extensión de Google Sheets.
Tienes el paso a paso con Gmail y Outlook, y cómo evitar el spam, en la guía Cómo enviar correos masivos.
Los límites del mail merge
Hacer un mail merge desde tu correo funciona para unos pocos cientos de emails. A partir de ahí aparecen los problemas:
- Gmail y Outlook limitan los envíos diarios (lo tienes en límites de envío).
- No hay enlace de baja ni se gestionan las bajas.
- No ves quién ha abierto el email ni quién ha hecho clic.
- Tus emails salen de tu buzón personal, sin la autenticación ni la reputación de una plataforma de envío.
Consideraciones clave
Para implementar efectivamente una campaña de mail merge, conviene tener en cuenta varios aspectos.
Lo más importante es la calidad y la organización de los datos.
Los datos deben estar actualizados, ser precisos y estar bien segmentados para garantizar que la personalización sea relevante y efectiva.
Además, también importa elegir bien el software con el que haces la fusión de correo.
Este software debe ser capaz de manejar los datos de manera eficiente, integrarse con las plataformas de email marketing y permitir la creación de plantillas personalizables.
Plantillas que puedan adaptarse fácilmente a las necesidades de cada campaña.
La personalización debe ir más allá de simplemente incluir el nombre del destinatario en el saludo.
Considerar aspectos como el historial de compras, las preferencias personales y el comportamiento de navegación puede ayudar a crear mensajes altamente relevantes y comprometedores.
Beneficios del mail merge
La importancia del mail merge en el email marketing no puede subestimarse.
Al personalizar los correos electrónicos, las empresas pueden mejorar significativamente la tasa de apertura y clics, lo que a su vez puede aumentar la conversión y la retención de clientes.
Los correos electrónicos personalizados tienden a ser más atractivos para los destinatarios, ya que se sienten directamente reconocidos y valorados por la marca.
La fusión de correo también contribuye a la eficiencia operativa.
Al automatizar el proceso de personalización, las empresas pueden enviar miles de correos electrónicos personalizados en cuestión de minutos, lo que sería imposible de hacer manualmente.
Esto no solo ahorra tiempo y recursos sino que también permite una mayor escalabilidad de las campañas de marketing por correo electrónico.
Otro beneficio importante es la mejora en la segmentación de la audiencia.
Al utilizar datos detallados para personalizar los mensajes, las empresas pueden dirigirse a segmentos específicos de su audiencia con mensajes que se alinean con sus intereses y necesidades.
De forma que aumenta la relevancia y la eficacia de las campañas.
Mail merge o herramienta de email marketing
| Mail merge (Word, Outlook o Gmail) | Herramienta de email marketing | |
|---|---|---|
| Volumen | Unos cientos de emails al día | Miles o millones al mes |
| Personalización | Campos de la hoja de cálculo | Campos personalizados, condiciones y segmentos |
| Baja | No hay enlace de baja | Enlace de baja y bajas automáticas |
| Estadísticas | No | Entregas, rebotes, bajas, aperturas y clics |
| Diseño | Texto o documento de Word | Editor de plantillas para newsletters |
Cómo te ayuda Mailrelay
Con Mailrelay haces lo mismo que con un mail merge, pero a lo grande. Importas tus contactos desde un CSV, pegándolos o desde Mailchimp o HubSpot, y cada columna se guarda en un campo de su ficha: nombre, ciudad o el campo personalizado que crees.
Al escribir el email, el desplegable «Variables» inserta esos datos en el asunto o en el cuerpo. Con condiciones puedes enseñar un bloque solo a quien cumple un criterio, por ejemplo, a quien vive en una ciudad. Las bajas se gestionan solas y a las direcciones con rebote duro no se les vuelve a enviar. La cuenta gratuita incluye hasta 80.000 emails al mes y 20.000 contactos.
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