Mail merge (mala direta): o que é e como fazer passo a passo

O mail merge, conhecido em português como mala direta ou mesclagem de email, é uma técnica usada no email marketing que permite aos remetentes personalizar mensagens de email em massa.

Essa técnica consiste em integrar informações personalizadas (como o nome, o sobrenome ou qualquer outro dado relevante do destinatário) em um template ou modelo de email.

O mail merge usa dados de uma fonte externa, como uma planilha ou um banco de dados, para personalizar cada mensagem enviada a vários destinatários.

Dessa forma, o email parece ter sido escrito individualmente.

Origem do mail merge

O mail merge tem suas raízes na era anterior ao email, quando era usado principalmente no envio de correspondência física e de documentos impressos para personalizar cartas em massa.

Com o advento do email e o desenvolvimento de softwares mais sofisticados, a técnica evoluiu para se adaptar ao mundo digital.

Assim, tornou-se uma ferramenta comum no email marketing.

A capacidade de personalizar emails em massa transformou a maneira como as empresas se comunicam com seus clientes, permitindo uma abordagem mais personalizada e eficaz.

Como fazer um mail merge passo a passo

Você precisa de duas coisas: uma lista com os dados de cada destinatário, normalmente uma planilha do Excel ou do Google Sheets com uma coluna para cada dado (email, nome, empresa…), e uma mensagem com espaços onde esses dados vão entrar.

Mail merge no Word com uma lista do Excel

1. Prepare o Excel: os dados na primeira planilha, com os nomes das colunas na primeira linha.
2. No Word, vá em Correspondências > Iniciar Mala Direta > Mensagens de Email.
3. Clique em Selecionar Destinatários > Usar uma Lista Existente e escolha o seu arquivo do Excel.
4. Escreva a mensagem e adicione os dados com Inserir Campo de Mesclagem (por exemplo, o nome na saudação).
5. Confira como fica cada email com Visualizar Resultados.
6. Clique em Concluir e Mesclar > Enviar Mensagens de Email, escolha a coluna do email e escreva o assunto.

Para que o Word envie os emails, você precisa ter o Outlook instalado no computador e configurado com a sua conta.

Mail merge no Gmail

O Gmail tem uma função própria de mail merge em alguns planos pagos do Google Workspace, como o Business Standard ou o Business Plus. Ela não está disponível nas contas pessoais do Gmail. Ela é ativada com o botão do modo de envio em massa, na barra de ferramentas da janela de nova mensagem. Depois, você digita “@” para inserir o nome, o sobrenome ou o email de cada destinatário. Com uma conta pessoal do Gmail, é preciso usar uma extensão do Google Sheets.

Você encontra o passo a passo com o Gmail e o Outlook, e como evitar o spam, no guia Como enviar emails em massa.

Os limites do mail merge

Fazer um mail merge a partir do seu email funciona para algumas centenas de emails. A partir daí, surgem os problemas:

• O Gmail e o Outlook limitam os envios diários (veja em limites de envio).
• Não há link de descadastro nem gestão dos descadastros.
• Você não vê quem abriu o email nem quem clicou.
• Seus emails saem da sua caixa de entrada pessoal, sem a autenticação nem a reputação de uma plataforma de envio.

Considerações importantes

Para implementar com eficácia uma campanha de mail merge, é importante levar em conta vários aspectos.

O mais importante é a qualidade e a organização dos dados.

Os dados devem estar atualizados, ser precisos e estar bem segmentados para garantir que a personalização seja relevante e eficaz.

Além disso, também é importante escolher bem o software com o qual você faz o mail merge.

Esse software deve ser capaz de gerenciar os dados com eficiência, integrar-se às plataformas de email marketing e permitir a criação de templates personalizáveis.

Templates que podem ser facilmente adaptados às necessidades de cada campanha.

A personalização deve ir além da simples inclusão do nome do destinatário na saudação.

Considerar aspectos como o histórico de compras, as preferências pessoais e o comportamento de navegação pode ajudar a criar mensagens altamente relevantes e envolventes.

Benefícios do mail merge

A importância do mail merge no email marketing não pode ser subestimada.

Ao personalizar os emails, as empresas podem melhorar significativamente as taxas de abertura e de cliques, o que, por sua vez, pode aumentar a conversão e a retenção de clientes.

Os emails personalizados tendem a ser mais atraentes para os destinatários, pois eles se sentem diretamente reconhecidos e valorizados pela marca.

O mail merge também contribui para a eficiência operacional.

Ao automatizar o processo de personalização, as empresas podem enviar milhares de emails personalizados em questão de minutos, o que seria impossível de fazer manualmente.

Isso não apenas poupa tempo e recursos, mas também permite uma maior escalabilidade das campanhas de email marketing.

Outro benefício importante é a melhor segmentação do público.

Ao usar dados detalhados para personalizar as mensagens, as empresas podem enviar a segmentos específicos do seu público mensagens alinhadas aos interesses e às necessidades deles.

Isso aumenta a relevância e a eficácia das campanhas.

Mail merge ou ferramenta de email marketing

Como o Mailrelay ajuda você

Com o Mailrelay, você faz o mesmo que com um mail merge, mas em grande escala. Você importa seus contatos de um CSV, colando-os ou a partir do Mailchimp ou do HubSpot, e cada coluna é salva em um campo da ficha do contato: nome, cidade ou o campo personalizado que você criar.

Ao escrever o email, o menu suspenso “Variáveis” insere esses dados no assunto ou no corpo. Com condições, você pode mostrar um bloco apenas para quem atende a um critério, por exemplo, para quem mora em uma cidade. Os descadastros são gerenciados automaticamente, e os endereços com hard bounce não voltam a receber envios. A conta gratuita inclui até 80.000 emails por mês e 20.000 contatos.

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