Migración de email marketing

La migración de email marketing es un proceso que consiste en transferir tus listas de suscriptores, plantillas y automatizaciones de una herramienta de email marketing a otra.

Muchos negocios deciden cambiar de proveedor por temas económicos, para reducir sus costes mensuales.

O intentando mejorar la entregabilidad de sus campañas de email.

Sin embargo, este traslado genera dudas el proceso, la migración de los contactos, y otros elementos.

Es por esto que se necesita una planificación adecuada para evitar perder información.

En este contenido vamos a ver de forma esquemática este proceso, para que migrar de plataforma de email sea lo más sencillo posible.

¿Qué es la migración de email marketing y por qué es importante para tu negocio elegir la mejor herramienta?

La migración de email marketing no es simplemente exportar un archivo CSV con tus contactos.

Hay que tener en cuenta más procesos incluidos en tu estrategia de email marketing.

Por eso es necesario planificar la migración con cuidado, para asegurar que todo queda transferido.

Un error en la configuración inicial puede significar que las ventas se reduzcan en tus próximas campañas.

El motivo principal de la migración suele ser reducir los costes.

Ya sea porque la herramienta actual va encareciendo sus precios, o en caso de que quieras escalar tus envíos.

Elegir una buena herramienta de email marketing te ayudará además con la entregabilidad de tus campañas.

Principales motivos para migrar de plataforma de email marketing

Existen diversos motivos para realizar una migración de plataforma de email marketing.

Si te lo estás planteando, quizá te encuentras en alguno de los casos siguientes:

· Reducción de costes operativos

Plataformas famosas como Mailchimp o Klaviyo cobran tarifas basadas en el número de contactos.

En consecuencia, pagas dinero por suscriptores inactivos o duplicados en tu base de datos.

Esto no es lo ideal.

Por el contrario, la migración de email marketing a herramientas que facturan por envíos, o que al menos no cobran por almacenar los contactos, suele ser más rentable.

Esto te permite crecer sin pagar más cuando tu lista aumenta.

· Acceso a soporte técnico en tu idioma

Muchas herramientas de mailing ofrecen un soporte muy limitado o solo en idioma inglés.

Está falta de soporte puede desde dificultar el uso básico de la herramienta hasta impedir el envío de una campaña en un momento crítico.

Disponer de una herramienta de email marketing con un buen soporte puede marcar la diferencia.

Por eso Mailrelay ofrece soporte mediante chat, tickets e incluso por teléfono, en todas las cuentas.

· Mejora en la entregabilidad de tus correos

La capacidad de entrega puede variar entre las plataformas de envíos masivos.

Si tus resultados no te satisfacen, probar otra plataforma es lo más normal del mundo.

Hasta encontrar una en la que tus emails lleguen a la bandeja de entrada.

Cómo preparar tu base de datos antes de la migración

Aunque la migración suele ser sencilla, pues la mayoría de plataformas de email permite exportar e importar desde ficheros CSV, quizá puedas realizar un paso previo.

Para limpiar tu lista y exportar los contactos del mejor modo posible.

· Ejecuta una campaña de reenganche

Esto es completamente opcional, pero puede ser interesante, para exportar solo los contactos que están realmente activos.

· Limpia tu lista de suscriptores

Elimina los correos inválidos y los rebotes acumulados en tu panel de control.

Una lista limpia reduce los costes mensuales y mejora tus métricas de apertura iniciales.

· Exporta tus listas de bajas

Es necesario que descargues el registro de usuarios que solicitaron la baja de tus envíos.

Así puedes importar esa lista de exclusión.

Por ejemplo en el caso de Mailrelay sería una importación en la lista negra.

De este modo, evitarás enviar correos a personas que ya indicaron que no deseaban recibir tus emails (lo que puede generar quejas de spam).

Pasos técnicos para una migración de email marketing exitosa

Debajo te dejamos los pasos necesarios para que tu migración de plataforma de email vaya como la seda.

Paso 1: Configurar la autenticación del dominio de envío

Debes configurar con tu nuevo proveedor los registros SPF, DKIM y DMARC de tu dominio.

Estas configuraciones en las DNS de tu hosting validan tu remitente para que puedas utilizarlo desde la herramienta de email marketing.

Sin esta configuración, es posible que la reputación de tu dominio de remitente baja rápidamente.

Paso 2: Exportar contactos y campos personalizados

Descarga tus listas en formato de archivo CSV usando codificación estándar UTF-8.

Si tienes campos personalizados, no olvides exportarlos también y tenerlos localizados.

Será necesario que, antes de importar, crees estos campos personalizados.

Y al importar, tendrás que enlazar tus columnas del fichero CSV con esos campos personalizados, para que queden importados correctamente.

De esta forma podrás seguir enviando campañas de email personalizadas.

Paso 3: Crea o migra los boletines y newsletters

La mayoría de herramientas de email marketing no permite exportar los diseños de boletines, newsletters y demás, por lo que esté paso puede ser complejo.

Algo que si puedes encontrar muchas veces es la posibilidad de exportar el código HTML, e importarlo en la otra herramienta.

Por ejemplo en Mailrelay puedes importar boletines en formato HTML.

Sin embargo cuidado con esto:

• El código puede no estar completo: algunas herramientas pueden transformar el HTML antes de enviar, por lo que no estarías copiando la versión definitiva.
• Etiquetas de la herramienta antigua: el código puede incluir etiquetas de baja, de versión web, o campos personalizados, que no funcionarán en la nueva herramienta. Terndrás que sustituirlos
• Imágenes: el código HTML no incluye las imágenes, solo una referencia (URL) a las mismas. Cuando des de baja tu cuenta en tu plataforma anterior, dejarán de funcionar. Las imágenes no se verán.

¡Recomendación!

Intenta crear los boletines con el editor de la nueva herramienta, te ahorrará problemas.

También intenta exportar las imágenes de tu plataforma actual, y subirlas a la nueva, para contar con ellas.

Paso 4: Recrear los formularios de captación en tu web

Si has creado formularios con tu herramienta de email marketing actual, para el registro o suscripción de contactos, tendrás que replicarlos en tu nueva herramienta.

Será necesario que los vuelvas a crear, y sustituyas el código de los antiguos que exista en tu web o tienda por el nuevo.

Al final comprueba que funcionen como esperas.

Paso 5: Configurar los flujos de automatización

Otro paso importante es replicar los flujos de automatización de que dispongas.

Esto es algo que normalmente no se puede migrar, por lo que tendrás que volverlos a crear en tu nuevo sistema de email.

Con Mailrelay es muy fácil crear los flujos de automatización, de hecho puedes ver algunos ejemplos aquí.

Y por supuesto ante cualquier duda consultar con nuestro soporte.

Puedes aprovechar esta migración para revisar el contenido de las automatizaciones, y confirmar que sigue actualizado, o incluso mejorarlo.

Paso 6: Realiza algunas pruebas de envío

Antes de comenzar con tus envíos masivos, realiza algunas pruebas para comprobar que todo está correcto.

Quizá incluso envía a un pequeño segmento y observa los resultados.

Si todo está bien, podrás dar la migración de tu anterior herramienta a la nueva por concluida.

Tabla comparativa para planificar tu migración de email marketing

Comparar herramientas de email marketing puede ser tedioso, por lo que debajo te dejamos una comparativa breve y básica.

Centrada en el aspecto económico, los planes gratuitos.

· Mailrelay

Envía gratis hasta 80.000 emails al mes.

Gestiona hasta 20.000 contactos.

Soporte por teléfono, chat y tickets

· Brevo

Límite diario de 300 correos (9.000 al mes).

Contactos ilimitados en la base.

Soporte solo mediante correo.

· Klaviyo

Límite mensual de 500 emails.

Hasta 250 contactos guardados.

Soporte técnico muy limitado.

· Mailchimp

Envíos mensuales muy restringidos.

Capacidad de contactos muy reducida.

No disponible tras los primeros 30 días.

Esta pequeña comparativa deja bastante clara cual es la mejor opción a la hora de enviar campañas masivas de cierto volumen, ahorrando dinero.

La importancia de elegir una herramienta de email marketing escalable

Tu base de datos de clientes crecerá de forma constante con el tiempo.

Por lo tanto, necesitas que tu software te permita crecer al mismo ritmo sin disparar tus costes mensuales.

Elegir una herramienta de email marketing que te permita crecer es una decisión de negocio inteligente.

Te permitirá gestionar grandes volúmenes de envíos masivos diarios manteniendo la máxima entregabilidad.

Asimismo, contar con un panel de control sencillo facilitará el trabajo diario de tu equipo.

Preguntas frecuentes sobre la migración de email marketing

¿Qué es la migración de email marketing exactamente?

La migración de email marketing es el proceso de pasar de una herramienta de email marketing a otra.

Esto incluye tu lista de contactos, plantillas, formularios y automatizaciones.

¿Perderé datos históricos al realizar la migración de email marketing?

No perderás tus contactos.

Sin embargo los datos estadísticos de clicks, aperturas, etc. No es posible importarlos.

Por lo tanto, se recomienda descargar estos informes históricos en Excel antes de cerrar la cuenta.

¿Cómo evito que mis correos vayan a la carpeta de spam?

Para evitar el spam, como mínimo debes configurar de forma correcta los registros SPF, DKIM y DMARC.

¿Es gratuito realizar el proceso de migración de email marketing?

Algunas plataformas ofrecen servicios de migración sin costes para sus clientes.

No obstante, tú mismo puedes realizar el traslado manual de forma rápida y sencilla.

Solo debes seguir los pasos de exportación de contactos y configurar tu nuevo panel de envíos.

¿Debo detener mis campañas comerciales durante la migración de email marketing?

No es necesario detener tus campañas de correo habituales durante la transición técnica.

Puedes mantener ambas plataformas operando en paralelo durante unos días para asegurar el proceso.

Una vez verificado que el nuevo sistema funciona, puedes proceder a cerrar tu cuenta anterior.