Lembrete de pagamento: exemplos de email, SMS e WhatsApp para copiar

Quantas vezes você já abriu o email para enviar um lembrete de pagamento e fechou a janela sem escrever nada? Cobrar dinheiro é desconfortável. Mas esperar que o cliente se lembre sozinho sai caro.

A maioria dos atrasos não é má-fé. O cliente se distraiu, o cartão venceu ou a fatura ficou parada na caixa de entrada de outra pessoa. Um bom lembrete de pagamento resolve quase todos esses casos com uma mensagem curta e gentil.

Neste guia, você vai ver o que é um lembrete de pagamento, quando enviá-lo e o que ele deve incluir. E, principalmente, você tem 20 exemplos prontos para copiar: 8 por email, 6 por SMS e 6 por WhatsApp, organizados de acordo com o momento da cobrança.

O que é um lembrete de pagamento?

Um lembrete de pagamento é uma mensagem que avisa o cliente de que ele tem um pagamento próximo ou pendente e facilita que ele pague. Ele pode ser enviado por email, SMS ou WhatsApp e costuma fazer parte de uma sequência de vários avisos.

O objetivo é receber sem prejudicar o relacionamento. Por isso, o tom muda conforme a fase: informativo antes do vencimento, cordial no primeiro dia de atraso e mais firme no final.

Vale não confundi-lo com outros documentos da cobrança.

Se você trabalha com assinaturas e pagamentos recorrentes, também vai se interessar pelo dunning email: a sequência automática que é acionada quando uma cobrança falha.

Quando enviar um lembrete de pagamento

Envie o primeiro lembrete de pagamento antes do vencimento, não depois. Assim você evita boa parte dos atrasos e a mensagem não soa como uma bronca.

A partir daí, vale espaçar os avisos e aumentar o tom aos poucos. Aqui está um calendário de referência e o canal que funciona melhor em cada momento:

Adapte os prazos de cada lembrete de pagamento ao seu negócio. Uma escola de cursos que cobra a mensalidade no dia 5 precisa de avisos curtos e próximos uns dos outros. Um fornecedor que fatura para 60 dias pode espaçá-los mais.

Mas atenção: não combine no mesmo dia dois canais com a mesma mensagem. Um email e um SMS idênticos ao mesmo tempo são percebidos como pressão. Se você trabalha com prazos, também vai achar útil saber como planejar o calendário de envios de um período de inscrições.

O que um lembrete de pagamento deve incluir

Tudo o que o cliente precisa para pagar sem ter que perguntar nada a você. Cada dúvida é mais um dia de atraso.

Confira se o seu lembrete de pagamento tem estes dados:

• Descrição e referência: número da fatura, da parcela ou do pedido.
• Valor exato e moeda.
• Data de vencimento, ou há quantos dias está vencido.
• Como pagar: um link direto, os dados bancários ou os passos no portal.
• Uma pessoa de contato caso haja um erro ou um problema.
• O que vai acontecer se ele não pagar, só a partir do terceiro aviso.

O assunto do email tem que dizer do que se trata a mensagem. “Fatura 2026-118 pendente” funciona melhor do que “Informação importante”, que parece spam.

Use sempre o mesmo remetente, reconhecível e com o nome da sua empresa. E personalize: com campos personalizados, você pode inserir o nome, o valor e a data de cada cliente em um mesmo envio.

Exemplos de lembrete de pagamento por email

O email é o canal dos detalhes. Ele permite anexar a fatura, incluir o detalhamento e um botão de pagamento, e deixa um registro por escrito.

Aqui estão 8 modelos de lembrete de pagamento por email, do aviso prévio ao último aviso. Troque os textos entre colchetes pelos seus dados.

1. Aviso prévio gentil (de 3 a 7 dias antes)

Funciona porque chega antes do problema. Ninguém se sente apontado e o cliente pode se organizar.

Assunto: Sua fatura [número] vence em [data]

Olá, [nome]! Lembramos que a fatura [número], no valor de [valor], vence no dia [data]. Você pode pagá-la em um minuto por este link: [Pagar agora]. Se você já pagou, desconsidere esta mensagem. Obrigado por confiar em nós.

2. No dia do vencimento

Curto e com um único botão. Hoje o cliente só precisa do link.

Assunto: Sua fatura [número] vence hoje

Olá, [nome]! Hoje é o último dia para pagar a fatura [número], no valor de [valor]. Aqui está o link direto: [Pagar fatura]. Alguma dúvida? Responda a este email e nós ajudamos você.

3. Primeiro atraso (3 dias depois)

Parte do princípio de que foi um esquecimento. Esse tom abre caminho para o cliente pagar sem precisar dar explicações.

Assunto: A fatura [número] passou despercebida?

Olá, [nome]! Consta como pendente a fatura [número], no valor de [valor], que venceu em [data]. Provavelmente ela ficou perdida entre outros emails. Você pode pagá-la aqui: [Pagar agora]. Se houver algum erro no valor, avise-nos e revisaremos ainda hoje.

4. Segundo atraso, com ajuda (10 dias depois)

Ofereça uma saída. Se o cliente tem um problema de caixa, um plano de pagamento vale mais do que outro aviso.

Assunto: Fatura [número]: podemos ajudar com o pagamento?

Olá, [nome]! A fatura [número], no valor de [valor], está vencida há 10 dias. Se você está passando por um momento difícil, podemos dividi-la em [número] parcelas. É só responder a este email ou ligar para [telefone]. Se preferir pagá-la agora, aqui está o link: [Pagar fatura].

5. Último aviso antes de suspender o serviço

Firme, mas sem ameaças. Explique o que vai acontecer e quando, e deixe claro que ainda há solução.

Assunto: Último aviso: fatura [número] pendente

Olá, [nome]! Apesar dos nossos avisos anteriores, a fatura [número], no valor de [valor], continua pendente desde [data]. Se não recebermos o pagamento até [data limite], teremos que suspender [o serviço]. Queremos evitar isso: pague aqui [Pagar agora] ou ligue para [telefone] para encontrarmos uma solução.

6. Cobrança ou débito automático recusados

Aqui o cliente não esqueceu nada: o meio de pagamento falhou. Por isso, a mensagem explica o problema e pede um único passo.

Assunto: Não conseguimos cobrar sua mensalidade de [mês]

Olá, [nome]! A cobrança de [valor] da sua mensalidade de [mês] foi recusada. Isso costuma acontecer quando o cartão vence ou a conta muda. Atualize seus dados de pagamento aqui [Atualizar dados] e tentaremos novamente em [data]. Enquanto isso, seu acesso continua ativo.

Esse caso tem sua própria lógica de novas tentativas e avisos. Explicamos tudo no glossário de dunning email.

7. Anuidade de sócio em uma associação

Lembre o que o sócio recebe em troca. A anuidade é paga com mais facilidade quando está associada a um benefício concreto.

Assunto: Renove sua anuidade de sócio [ano]

Olá, [nome]! Sua anuidade de [valor] vence em [data]. Com ela, você mantém [benefício 1], [benefício 2] e o acesso a [atividade]. Você pode pagá-la aqui: [Renovar anuidade]. Se você já pagou por transferência, não precisa fazer mais nada.

8. Fatura para uma empresa (B2B)

Pense em quem vai processá-la. Em uma empresa, a fatura passa pelo contas a pagar, que precisa de referências exatas.

Assunto: Fatura [número] – pedido [referência] – vencida em [data]

Olá, [nome]! Escrevemos a respeito da fatura [número], no valor de [valor], referente ao pedido [referência] do departamento de [área] de vocês. Ela venceu em [data], conforme as condições acordadas. Vocês podem nos confirmar a data prevista de pagamento? Estamos enviando a fatura novamente em anexo. Nossos dados bancários: [IBAN].

Como você pode ver, nos oito casos o padrão se repete: o que é devido, quanto, desde quando e como pagar. Só mudam o tom e a saída que você oferece. Se quiser caprichar na redação, reveja como escrever um email formal.

Exemplos de lembrete de pagamento por SMS

O SMS é lido quase sempre, e rápido. Por isso, ele se encaixa bem no dia do vencimento e nos primeiros dias de atraso.

Ele tem um limite: 160 caracteres por mensagem. Cuidado com os acentos e os emojis: algumas letras acentuadas, como o “á”, podem reduzir esse limite para 70 caracteres por SMS. Confira a pré-visualização antes de enviar.

Aqui estão 6 modelos de lembrete de pagamento que cabem em uma única mensagem.

9. Aviso prévio

Basta a informação e o link. Os detalhes já estão no email.

[Empresa]: sua fatura [número] de [valor] vence em [data]. Você pode pagá-la aqui: [link]

10. No dia do vencimento

Use “hoje” para transmitir a urgência sem pressionar.

[Empresa]: seu pagamento de [valor] vence hoje. Pague em um minuto: [link]. Se você já pagou, obrigado.

11. Pagamento vencido

Neutro e com um canal para tirar dúvidas.

[Empresa]: você tem um pagamento pendente de [valor] (fatura [número]). Pague aqui: [link] ou ligue para [telefone].

12. Mensalidade de curso ou escola

Escrito para o pai, a mãe ou o aluno adulto. Cite o curso para não haver confusão.

[Escola]: lembramos que a mensalidade de [curso], no valor de [valor], vence no dia [dia]. Pague aqui: [link]. Obrigado.

13. Cartão recusado

Um único passo: atualizar o meio de pagamento.

[Empresa]: não conseguimos cobrar sua mensalidade de [valor]. Atualize seu cartão aqui: [link] e evite interrupções no serviço.

14. Pagamento recebido

Feche o ciclo com um agradecimento. É a mensagem que mais gera confiança para a próxima cobrança.

[Empresa]: recebemos seu pagamento de [valor]. Obrigado, [nome]. O comprovante está no seu email.

Com o SMS do Mailrelay, você pode enviar essas mensagens para os mesmos contatos das suas listas de email, com links e personalização.

Exemplos de lembrete de pagamento por WhatsApp

O WhatsApp tem a taxa de leitura de um SMS e o tom de uma conversa. Além disso, o cliente pode responder na hora, algo que vale muito na cobrança.

Antes de copiar estes modelos de lembrete de pagamento, leve em conta duas regras da Meta. Para ser o primeiro a escrever para um cliente, você precisa da permissão dele para receber mensagens pelo WhatsApp. E você tem que usar um modelo de mensagem aprovado; os lembretes de pagamento entram na categoria de utilidade.

As variáveis ficam entre chaves, como você vai vê-las no seu modelo: {{1}}, {{2}}…

15. Aviso prévio com botão

O botão economiza um passo. O cliente paga sem copiar links.

Olá, {{1}}. Lembramos que sua fatura {{2}} de {{3}} vence em {{4}}. Você pode pagá-la pelo botão. Se você já pagou, desconsidere esta mensagem. [Botão: Pagar agora]

16. Vence hoje

Breve e com a opção de responder.

Olá, {{1}}. Seu pagamento de {{2}} vence hoje. Você pode pagar pelo botão ou responder a esta mensagem se tiver qualquer dúvida. [Botão: Pagar agora]

17. Pagamento pendente com opção de conversar

Convide o cliente a responder. Muitas vezes, por trás de um lembrete de pagamento sem resposta há um problema que se resolve em duas mensagens.

Olá, {{1}}. Vimos que a fatura {{2}} de {{3}}, que venceu em {{4}}, está pendente. Aconteceu algum problema? Responda a esta mensagem e resolvemos isso com você. [Botão: Pagar agora] [Botão: Falar com uma pessoa]

18. Proposta de pagamento parcelado

Ofereça a solução antes que o cliente peça. Muitos clientes têm dificuldade em admitir que não podem pagar.

Olá, {{1}}. Sabemos que, às vezes, é difícil fechar as contas. Se for melhor para você, podemos dividir sua fatura de {{2}} em {{3}} parcelas sem custo. Tem interesse? [Botão: Sim, quero parcelar] [Botão: Prefiro pagar agora]

19. Mensalidade escolar para pais e responsáveis

Próximo e respeitoso. Na educação, o tom pesa tanto quanto a informação.

Olá, {{1}}. Lembramos que a mensalidade escolar de {{2}} referente a {{3}} vence em {{4}}. Vocês podem pagá-la pelo botão ou na secretaria da escola. Obrigado pela confiança. [Botão: Pagar mensalidade]

20. Confirmação de pagamento

A última mensagem da sequência também conta. Confirmar o recebimento evita ligações e reclamações.

Olá, {{1}}. Recebemos seu pagamento de {{2}} referente à fatura {{3}}. Obrigado! Enviamos o comprovante por email.

Com o WhatsApp no Mailrelay, você cria esses modelos, envia-os para aprovação e vê quantas mensagens foram entregues e lidas. Se quiser conhecer as regras da API, confira o guia de WhatsApp Business API.

Erros comuns ao enviar um lembrete de pagamento

O erro mais caro é não enviar nenhum aviso e esperar que o cliente se lembre. Mas há outros que também atrasam o recebimento:

Escrever o lembrete de pagamento em tom de reprovação desde o primeiro dia. Se o cliente se distraiu, uma mensagem agressiva vai fazê-lo se sentir acusado. E um cliente incomodado paga mais tarde.

Esquecer o link de pagamento. Se, para pagar, for preciso procurar os dados bancários em outra fatura, o pagamento fica para depois.

Continuar cobrando quem já pagou. É a falha que mais gera reclamações. Tire cada cliente da sequência assim que ele pagar; você pode fazer isso com uma lista de supressão ou atualizando um campo.

Enviar o aviso para um endereço genérico em uma empresa. A fatura acaba em uma caixa de entrada que ninguém verifica. Peça sempre o contato do setor administrativo.

Anunciar consequências que você não vai aplicar. Se você disser que vai suspender o serviço no dia 15, faça isso ou não diga.

Não cuidar da entregabilidade. Um lembrete que cai no spam não cobra ninguém. Autentique seu domínio com DKIM e DMARC, e confira o que Outlook, Gmail e Yahoo pedem para não colocar seus emails no spam.

O que fazer se o cliente continuar sem pagar

Quando o lembrete de pagamento não funciona, passe do aviso para a cobrança formal. A ordem habitual é esta: ligação pessoal, notificação por escrito com aviso de recebimento (notificação extrajudicial ou carta registrada) e, se não houver resposta, via judicial ou uma empresa de cobranças.

Na Espanha, a lei de inadimplência entre empresas (Lei 3/2004) fixa um prazo de pagamento de 30 dias se outro não tiver sido acordado, e nunca mais de 60.

Passado o prazo, o cliente fica em mora sem necessidade de aviso: você pode cobrar juros de mora e uma indenização de 40 euros pelos custos de cobrança. Para casos específicos, consulte seu contador ou advogado: este guia não é assessoria jurídica.

Antes de chegar a esse ponto, revise seu processo. Se muitos clientes pagam com atraso, o problema costuma estar no primeiro aviso, não no último. Antecipe-o, simplifique o pagamento e teste outro canal.

Como o Mailrelay ajuda você a automatizar seus lembretes de pagamento

Enviar cada lembrete de pagamento manualmente funciona com dez clientes. Com cem, algum vai escapar. Por isso, vale a pena automatizar.

No Mailrelay, você pode montar sua sequência de cobrança assim.

Salve o valor, a referência e a data de vencimento em campos personalizados: são os dados que vão preencher cada lembrete de pagamento. Você pode importá-los do seu ERP, do seu CRM ou de um CSV, ou conectá-los via API.

Crie uma automação acionada por data. As automações do Mailrelay aceitam gatilhos de data próxima: o aviso prévio é enviado automaticamente alguns dias antes de cada vencimento.

Segmente por status de pagamento. Com grupos e segmentação, você separa quem está com 3 dias de atraso de quem já está com 20 e envia a cada grupo a mensagem certa.

Reforce o dia do vencimento por SMS ou WhatsApp a partir da mesma conta e com os mesmos contatos.

Meça o que funciona. Os relatórios em tempo real mostram quem abriu o email e quem clicou no link de pagamento, para que você ligue apenas para quem precisa.

Se os seus avisos saem um a um do seu software de faturamento, use os emails transacionais via SMTP ou API: eles chegam em segundos e com a mesma entregabilidade.

E se quiser ver como tudo se encaixa, confira o guia de software de comunicação para PMEs com email, SMS e WhatsApp. Para setores específicos, veja o email marketing para centros de formação e escolas de cursos ou para o setor público.

Conclusão: avise antes, lembre com gentileza e facilite o pagamento

Um bom lembrete de pagamento não persegue o cliente: ele evita um esquecimento. Se chegar antes do vencimento, com o valor exato e um link para pagar, a maioria das faturas é paga de primeira.

Comece com três mensagens: o aviso prévio por email, o SMS ou WhatsApp do dia do vencimento e o email do primeiro atraso. Copie os exemplos deste guia, adapte-os ao seu tom e automatize-os. Depois, meça e ajuste os prazos.

E não se esqueça da última mensagem: agradecer quando o pagamento chega também faz parte da cobrança.

Perguntas frequentes sobre o lembrete de pagamento

Estas são as dúvidas mais comuns ao preparar um lembrete de pagamento.

Como escrever um lembrete de pagamento gentil?

Cumprimente o cliente pelo nome, parta do princípio de que foi um esquecimento e facilite o pagamento. Inclua o valor, a referência, a data e um link. Evite palavras como “dívida” ou “inadimplência” nos primeiros avisos.

Com que frequência se deve enviar um lembrete de pagamento?

Uma prática habitual é avisar entre 3 e 7 dias antes, no dia do vencimento e com 3, 10 e 20-30 dias de atraso. Mais de um aviso por semana costuma ser contraproducente, exceto no dia do vencimento.

É possível enviar um lembrete de pagamento pelo WhatsApp?

Sim, desde que o cliente tenha aceitado receber mensagens pelo WhatsApp e você use um modelo de mensagem aprovado pela Meta. Os lembretes de pagamento entram na categoria de utilidade.

Qual é a diferença entre um lembrete de pagamento e uma cobrança de dívida?

O lembrete é um aviso amigável para que o cliente pague; a cobrança é uma notificação formal que registra a dívida e abre caminho para ações legais. A cobrança formal chega quando os lembretes não funcionaram.

O que fazer se o cliente não responder a nenhum lembrete de pagamento?

Ligue para ele antes de escalar. Se não houver resposta, envie uma notificação formal por via extrajudicial ou carta registrada e, como último passo, avalie a via judicial ou uma empresa de cobranças. Consulte seu contador ou advogado antes de cobrar juros ou custos.