Email formal: como escrever, guia e 7 exemplos

Hoje em dia, ao contrário do que pode parecer, o email ainda é um dos meios mais eficazes para se comunicar com profissionais, empresas ou pessoas físicas. Mas, por meio dele, corremos o risco de ser mal interpretados.

Quando enviamos uma mensagem escrita, a pessoa que a lê não está diante de nós. Ela não consegue perceber o tom que damos à mensagem e, muito menos, interpretar a expressividade ou a intenção das nossas palavras.

Por tudo isso, saber como escrever um email formal faz toda a diferença se você quer causar uma boa impressão. Em outras palavras, é preciso fugir da ambiguidade para que a mensagem transmita exatamente o que queremos dizer.

Na hora de escrever um email formal, você não deve pensar só no que diz, mas também no formato em que diz. Um texto legível e fácil de entender é mais agradável de ler.

O que é um email formal?

Um email formal é um tipo de comunicação escrita usado em contextos profissionais, acadêmicos ou administrativos.

Como escrever um email formal?

Um email formal é mais fácil de escrever do que você imagina. Para definir o estilo que você deve dar aos seus emails formais, lembre-se de que esse tipo de email pode ter diferentes objetivos:

• Solicitar informações a uma empresa ou a um profissional.
• Enviar informações sobre seus produtos ou serviços a um possível cliente.
• Tratar de diferentes assuntos com colegas, funcionários ou fornecedores.
• Comunicar uma notícia relevante.
• Apresentar seus contatos para criar parcerias…

Estes são os pontos que você deve levar em conta na hora de escrever um email formal para seus clientes:

Se quiser ver cada parte em detalhe, com um exemplo, confira nosso guia sobre a estrutura do email.

Assunto claro e conciso

Uma das partes mais importantes do email é o assunto, já que o mais importante é que o destinatário abra o email. Para isso, você deve escrever emails com assuntos claros e atraentes. Você encontra mais dicas no nosso artigo sobre o assunto do email.

Em um email formal, seus assuntos devem ir direto ao ponto e deixar claro do que se trata.

Na maioria das vezes, é o assunto que faz a diferença entre abrir ou não um email. Ele deve antecipar o que o leitor vai encontrar; caso contrário, todo o esforço dedicado à redação terá sido em vão.

Saudação formal

Dependendo do grau de formalidade, você pode usar “Prezado(a) [Nome]” ou “A quem possa interessar”, se não souber o nome do destinatário.

Introdução

Se você quer saber como escrever um email formal para pedir informações, enviá-las ou para qualquer outro fim, começar com uma introdução cordial e correta é o primeiro passo.

A introdução de um email deve ser correta e servir para contextualizar o leitor.

Essa introdução pode incluir uma breve saudação e, antes de entrar de vez no corpo do email, alguma frase para criar empatia e quebrar o gelo. Um “espero que esteja bem”, por exemplo, é uma boa ideia. Depois, você pode indicar qual é o objetivo.

Corpo da mensagem

Esta seção é a parte principal da mensagem: nela estão as informações que você solicita ou entrega. Por isso, ela precisa ficar clara. É por isso que, além de escrever o email formal com perfeição, você vai precisar de uma formatação adequada.

Conclusão e chamada para ação

Assim como fazemos em outros tipos de email, na hora de escrever um email formal é preciso incluir uma chamada para ação no final do texto. Afinal, a conclusão deve eliminar qualquer sombra de dúvida e, além disso, propor a próxima ação.

Vai ser marcar uma reunião, fechar um negócio, compartilhar informações, aguardar uma resposta…? Pense no que você quer que o destinatário faça e inclua isso no final do seu email.

Um email sem chamada para ação é uma porta aberta para a procrastinação e a inação. O destinatário não vai saber qual é o próximo passo. Então, diga a ele qual é.

Assinatura

Inclua o nome completo, o cargo, a empresa ou instituição e os dados de contato.

Linguagem profissional e respeitosa

Evite gírias, abreviações informais e erros gramaticais. E envie a mensagem de um email corporativo com o seu domínio, não de um endereço de email pessoal.

Como começar um email formal

A saudação define o tom de toda a mensagem. Em um email formal, vale escolhê-la de acordo com o que você sabe sobre o destinatário:

Repare em um detalhe: em português, depois da saudação vem uma vírgula. É o padrão em cartas e emails, embora os dois-pontos também sejam aceitos. Em espanhol, por exemplo, a regra é outra: lá se usam dois-pontos. E a primeira frase da mensagem começa na linha seguinte, com letra maiúscula.

Depois da saudação, uma primeira frase breve situa o leitor. Por exemplo: “Entro em contato com o senhor a respeito do pedido nº 2458”, “Escrevo por recomendação de Marta Ruiz” ou “Obrigado pela sua resposta da última terça-feira”.

Você ou o senhor? No Brasil, cada vez mais emails profissionais tratam o destinatário por “você”. Mas, se você escreve para alguém pela primeira vez, para um órgão público ou para um superior, “o senhor” ou “a senhora” continua sendo a opção segura. Se a pessoa responder tratando você por “você”, pode fazer o mesmo na mensagem seguinte.

Como terminar um email formal

O fechamento tem duas partes: uma frase que indique o próximo passo e uma fórmula de despedida. Estas são as mais comuns:

Evite fórmulas antiquadas como “Sem mais para o momento” ou “Subscrevo-me atenciosamente”. Hoje elas soam rígidas e alongam o fechamento sem acrescentar nada.

Abaixo da despedida vai a sua assinatura de email, com nome, cargo, empresa e telefone. E, se não responderem em alguns dias, você pode enviar um breve email de acompanhamento.

A importância do email formal hoje

O email se tornou uma ferramenta básica para a comunicação no âmbito profissional e pessoal.

E, no ambiente de trabalho, é importante saber escrever emails formais, já que eles têm um papel importante na interação com colegas, clientes, fornecedores e outros contatos profissionais.

Por isso, no âmbito profissional, os emails formais são uma das formas mais comuns de comunicação escrita, e escrevê-los corretamente ajuda a manter uma boa imagem e causar uma impressão favorável.

Email formal: guia para escrevê-lo passo a passo

Para que seus emails formais tenham uma aparência profissional, sejam fáceis de ler e de entender e transmitam respeito e experiência, neste artigo vou compartilhar algumas dicas para escrever um email formal.

Qual formato um email formal deve ter?

Criar um email formal com essas características é um trabalho que não exige só uma boa redação. Para que ele seja legível, também é preciso uma diagramação correta.

Não me refiro a gráficos nem a cores, mas a um formato simples e claro. Para isso, alguns dos elementos que você pode incluir nos seus emails são:

Marcadores

Ajudam a organizar os temas ou as ideias do email, facilitando a compreensão.

Negrito

Ajuda a destacar termos importantes, permitindo que o leitor identifique rapidamente os pontos principais.

Itálico

Pode ser usado para dar ênfase e acrescentar significado a uma frase, destacando informações relevantes.

Parágrafos curtos

Tornam a leitura ágil e compreensível, evitando blocos de texto densos e difíceis de ler, principalmente no celular. Por isso, é importante que seus emails sejam responsive.

Cuidado com a ortografia e a pontuação

Manter a ortografia correta e usar bem os sinais de pontuação é fundamental para transmitir profissionalismo e clareza na mensagem.

Recomendações para um email formal

• Não esqueça pontos importantes ao responder ou fazer uma solicitação.
• Use frases simples para facilitar a compreensão e a leitura do email.
• Evite palavras com conotação negativa que possam incomodar.
• Facilite a leitura com um tom de voz agradável e uma linguagem simples.
• Use o menor número de palavras possível para ganhar clareza.
• Inclua os detalhes úteis para evitar uma troca interminável de emails.

Erros que você deve evitar ao escrever um email formal

Antes de ver alguns exemplos de como escrever um email formal, vamos ver quais são os erros mais comuns nesse sentido.

Conhecê-los vai ajudar você a se prevenir e a obter melhores resultados.

Estes são os pontos aos quais devemos prestar atenção especial:

• Saudação. Ao cumprimentar no seu email, separe o nome com vírgula e termine a saudação também com vírgula. Por exemplo, em vez de escrever “Boa tarde Ana”, escreva “Boa tarde, Ana,”. Essa é a forma correta.
• Início da introdução. Depois da saudação, continue com a introdução do seu email. Mas sempre começando com letra maiúscula.
• Uso de maiúsculas e minúsculas. Se você já teve a tentação de escrever um email inteiro em letras maiúsculas, esqueça. A sensação que isso gera no destinatário é pouco ou nada agradável. Se você quer que ele tenha uma boa impressão de você, evite isso. Normalmente, é associado a falar gritando, e os filtros de spam também desconfiam de textos em maiúsculas.
• Tamanho dos parágrafos. Como dissemos, eles devem ser curtos para melhorar a legibilidade e a compreensão do email. Se você escrever todo o email em um único parágrafo, pode acabar sobrecarregando o destinatário.
• Assunto. Garanta que ele seja relevante e que, além disso, resuma o tema do email. E não o deixe em branco.

Um dos maiores erros que se pode cometer em um email formal é enviar informações incompletas. Verifique se o email cumpre o objetivo para o qual foi escrito.

7 exemplos de email formal

Agora vamos ver alguns exemplos de email formal para os usos mais comuns. Os três primeiros são os clássicos: pedir informações, enviá-las e comunicar uma notícia. Depois, você tem mais quatro modelos para solicitar algo, fazer uma reclamação, enviar documentos e agradecer. Se o que você quer é se apresentar a um cliente, há modelos específicos no nosso guia sobre como se apresentar a um cliente por email.

Exemplo 1: email formal para solicitar informações

Exemplo 2: email formal para enviar informações

Exemplo 3: email formal para comunicar uma notícia

Exemplo 4: email formal para solicitar algo

Serve para pedir uma reunião, um orçamento, uma autorização ou um documento. O pedido deve aparecer nas primeiras linhas.

Assunto: Solicitação de reunião para revisar o contrato de manutenção

Prezado Sr. Martins,

Escrevo como responsável pelas compras do Grupo Norte para solicitar uma reunião antes da renovação do contrato de manutenção, prevista para 1º de dezembro.

Gostaríamos de revisar com o senhor o número de visitas anuais e os prazos de atendimento em caso de defeitos.

O senhor teria disponibilidade na terça-feira, dia 18, ou na quinta-feira, dia 20, pela manhã? Podemos nos reunir em nosso escritório ou por videochamada, como for mais conveniente para o senhor.

Fico no aguardo da sua resposta.

Atenciosamente,
Helena Santos
Gerente de Compras, Grupo Norte
912 345 678

Por que funciona: diz o que pede e por que logo na primeira frase, e propõe duas datas concretas em vez de um “quando puder”.

Exemplo 5: email formal de reclamação

Uma reclamação por email deve ser firme, mas sem perder a cortesia. Inclua sempre os dados que permitam identificar o caso. Se a empresa exigir um texto mais solene, adapte-o ao formato de uma carta comercial.

Assunto: Reclamação referente ao pedido nº 2458, recebido incompleto

Prezados senhores,

No dia 14 de outubro, recebi o pedido nº 2458, feito na loja virtual de vocês no dia 10. Das seis unidades pedidas, só chegaram quatro.

Envio em anexo a nota fiscal e uma foto do conteúdo da caixa.

Peço que me enviem as duas unidades que faltam ou que me reembolsem o valor correspondente, R$ 58,00, em um prazo de dez dias.

Desde já, agradeço a ajuda.

Atenciosamente,
André Moura
Cliente nº 88213

Por que funciona: informa datas, número do pedido e valor. E termina com um pedido claro e um prazo.

Exemplo 6: email formal para enviar documentos

É um dos emails formais mais comuns no dia a dia. Mencione sempre quais arquivos está enviando, para que o destinatário confira se estão todos.

Assunto: Documentos para o cadastro como fornecedor – Gráfica Rios

Bom dia, Sra. Oliveira,

Conforme combinamos na nossa ligação de ontem, envio os documentos necessários para o cadastro como fornecedor:

Certidão negativa de débitos federais. Certificado de regularidade do FGTS. Comprovante de dados bancários.

Os três documentos estão em anexo, em formato PDF. Se precisar de mais alguma informação, fique à vontade para me avisar.

Cordialmente,
Paulo Rios
Gráfica Rios

Por que funciona: retoma o contexto e lista os anexos. Assim, ninguém precisa perguntar se falta alguma coisa.

Exemplo 7: email formal de agradecimento

Agradecer por escrito uma reunião, uma recomendação ou uma colaboração fortalece a relação profissional. Para clientes, você encontra mais modelos no nosso guia de cartas para clientes. Envie-o nas 24 horas seguintes.

Assunto: Obrigado pela reunião de ontem

Prezada Carmen,

Gostaria de agradecer o tempo que a senhora nos dedicou ontem e a clareza com que nos explicou as necessidades do seu departamento.

Conforme combinamos, na segunda-feira enviarei a proposta com os três cenários que discutimos.

Cordialmente,
Sérgio Luna

Por que funciona: é breve, concreto e lembra o próximo passo combinado.

Dicas para causar uma boa impressão com o seu email formal

Além de escrever um email formal corretamente, há outros aspectos a levar em conta para causar uma boa impressão no âmbito profissional.

Responder aos emails no momento certo

Responder aos emails no momento certo ajuda a causar uma boa impressão e a demonstrar compromisso e responsabilidade.

Embora nem sempre seja possível responder na hora, o recomendado é fazê-lo nas primeiras 24 horas ou, na impossibilidade, dentro de um prazo razoável. Se precisar de mais tempo, responda pelo menos para confirmar que recebeu a mensagem.

Isso mostra que você valoriza o tempo e a comunicação do remetente e que está levando a solicitação ou a dúvida dele a sério.

Manter a confidencialidade e a privacidade das informações

É importante manter a privacidade e a confidencialidade dessas informações ao escrever e responder emails formais.

Não compartilhe dados pessoais ou empresariais sem o consentimento das partes envolvidas e tenha cuidado ao usar a função “Responder a todos”, para não divulgar informações a destinatários não autorizados. Se você escreve para várias pessoas que não se conhecem, use a cópia oculta (CCO) e revise a conversa antes de reenviar uma mensagem.

Ser cortês e respeitoso o tempo todo

A cortesia e o respeito são a base da comunicação profissional, e os emails formais não são exceção.

Ao escrever e responder emails, é importante usar um tom respeitoso e amável, evitar linguagem ofensiva ou inadequada e demonstrar empatia pelos destinatários.

Como escrever um email formal com a ajuda da IA

Cada vez mais pessoas pedem a uma ferramenta de inteligência artificial, como o ChatGPT, que as ajude a escrever um email. É uma boa forma de conseguir um primeiro rascunho em segundos.

O resultado depende do que você pede. Quanto mais contexto você der, melhor será o email. Aqui está um modelo de instrução que você pode copiar:

Me ajude a escrever um email formal em português.

Destinatário: [nome e cargo]. Relação: [primeiro contato / cliente / fornecedor].

Objetivo: [o que você quer conseguir].

Dados que devem ser incluídos: [datas, números de pedido, valores].

Tom: formal, tratando o destinatário por “o senhor” ou “a senhora”, cortês e direto. No máximo 150 palavras.

Sugira também três assuntos possíveis.

Mas revise sempre o texto antes de enviá-lo. Confira os dados, tire as frases de enchimento e garanta que o texto soe como você. E não cole na ferramenta informações confidenciais de clientes ou da sua empresa.

Se quiser saber mais, no nosso blog você encontra um guia sobre como usar a IA no email marketing. E, se você envia emails para muitos contatos, o editor do Mailrelay também inclui um assistente com IA que escreve uma primeira versão das suas campanhas.

Revise o seu email formal antes de enviá-lo

Antes de clicar em “Enviar”, dedique um minuto a revisar a mensagem. Esta lista vai ajudar você a não esquecer nada:

Se o email for importante, leia-o em voz alta. É a forma mais rápida de detectar frases longas demais ou um tom diferente do que você queria.

Perguntas frequentes sobre o email formal

Como começar um email formal? Com uma saudação seguida de vírgula, como “Prezada Sra. García,” ou “Bom dia, Laura,”. Depois, na linha seguinte e com letra maiúscula, uma frase que explique o motivo do email.

Como terminar um email formal? Com uma frase que indique o próximo passo e uma despedida como “Atenciosamente”, “Cordialmente” ou “Cordiais saudações”. Abaixo vai a assinatura com os seus dados de contato.

Posso tratar o destinatário por “você” em um email formal? Depende do contexto. Em um primeiro contato, com um órgão público ou com um superior, use “o senhor” ou “a senhora”. Se a outra pessoa tratar você por “você” na resposta, você pode fazer o mesmo.

Como escrever um email formal para solicitar algo? Diga o que está pedindo e por que nas primeiras linhas, inclua os dados necessários e proponha uma data ou um prazo concreto. Há um modelo no exemplo 4.

O que colocar no assunto de um email formal? Um breve resumo do motivo, com algum dado que o identifique: “Solicitação de reunião para revisar o contrato” ou “Reclamação referente ao pedido nº 2458”.

Pronto para escrever emails formais que causem o efeito que você espera? Como você viu, são regras simples: um assunto claro, uma saudação correta, uma mensagem organizada e uma despedida com o próximo passo.

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Aplicar boas técnicas de copywriting e cuidar da sua assinatura de email são dois detalhes que fazem a diferença em um email formal.