Encaminhar
O botão que dá uma segunda vida aos seus emails (e às suas newsletters)
Você recebe um orçamento que seu sócio precisa ver. Ou uma newsletter que você sabe que uma amiga vai adorar. Em vez de copiar o texto, você clica em um botão e a mensagem vai para outra pessoa. Isso é encaminhar um email.
É uma das ações mais comuns do email. Mas tem suas regras, alguns riscos e um efeito curioso nas suas campanhas de email marketing.
O que significa encaminhar um email?
Encaminhar um email é enviar para outra pessoa uma mensagem que você recebeu, com o conteúdo original e, normalmente, com os arquivos anexos. Em inglês, chama-se forward.
Nesse momento, o programa de email cria uma nova mensagem que sai da sua conta. O assunto é mantido com um prefixo na frente: “ENC:” nas versões em português do Outlook e “Fwd:” no Gmail. E no corpo do email aparece a mensagem original com o remetente, a data e o assunto.
Você escolhe o novo destinatário e pode adicionar um comentário acima. A pessoa que escreveu para você — o remetente original — não recebe nenhum aviso de que você compartilhou a mensagem dela.
Em espanhol: reenviar ou renviar?
As duas formas existem, mas não têm o mesmo peso. A RAE indica que a grafia majoritária hoje é “reenviar”, embora não considere “renviar” incorreto. A Fundéu recomenda a forma com dois “e”.
Atenção também aos acentos ao conjugar o verbo: “yo reenvío”, “ella reenvía”. E os pronomes vão juntos: “reenvíamelo”.
Encaminhar, responder e responder a todos
São três botões que ficam juntos e muitas vezes são confundidos. Estas são as diferenças:
| Ação | Para quem vai | O que inclui | Prefixo do assunto |
|---|---|---|---|
| Responder | Só para o remetente | Sua resposta e a mensagem citada | RE: |
| Responder a todos | Para o remetente e todos os destinatários e cópias | Sua resposta e a mensagem citada | RE: |
| Encaminhar | Para quem você escolher | A mensagem original e os anexos | ENC: / Fwd: / FW: |
A chave está nos anexos. Ao responder, normalmente eles não são incluídos; ao encaminhar, sim. Se alguém precisa de um arquivo que veio no email, encaminhar o email é o mais rápido.
Como encaminhar um email
Em quase todos os programas funciona do mesmo jeito. Você abre a mensagem, clica em “Encaminhar” (uma seta para a direita), digita o endereço do destinatário, adiciona um comentário se quiser e envia.
No Gmail, você também pode encaminhar um email como anexo: selecione a mensagem, abra o menu de mais opções e escolha a opção “como anexo”. O Outlook tem a mesma função. É útil quando você quer manter os cabeçalhos originais, por exemplo, para denunciar uma tentativa de phishing à equipe de segurança.
Além disso, você pode configurar um encaminhamento automático. No Gmail, ele é ativado nas configurações da conta, e o endereço de destino precisa confirmá-lo com um código. No Outlook, isso é feito com uma regra. Nas contas corporativas do Microsoft 365, o encaminhamento automático para endereços externos está desativado por padrão desde 2021. Se você tentar, receberá o erro “5.7.520”.
Boas práticas ao encaminhar um email
É um gesto fácil e, justamente por isso, vale a pena ter cuidado ao encaminhar um email:
- Adicione contexto. Explique em uma ou duas linhas por que você está enviando e o que espera do destinatário. Se for só para a pessoa ficar a par, um “FYI” na frente deixa isso claro.
- Limpe a cadeia. Apague as mensagens antigas que não acrescentam nada e as assinaturas repetidas.
- Proteja os endereços. Se você enviar para várias pessoas que não se conhecem, use CCO.
- Revise os anexos. Tire os que não forem necessários e verifique se não há informações confidenciais.
- Peça permissão se o conteúdo for privado. Um email pessoal não deve ser compartilhado sem o conhecimento do autor.
- Não encaminhe correntes nem boatos. E, diante de uma mensagem suspeita, não a repasse aos seus contatos: avise a equipe de segurança.
O que acontece com a autenticação ao encaminhar um email
Aqui há um detalhe técnico que afeta a entregabilidade. Quando um servidor redireciona automaticamente uma mensagem, ele a envia a partir dos seus próprios IPs. Por isso, a verificação SPF do domínio original costuma falhar.
Já a assinatura DKIM sobrevive se a mensagem não for modificada no caminho. Por isso, é recomendável sempre assinar seus envios com DKIM, além de publicar uma política DMARC. E existe um padrão, o ARC, que permite aos provedores registrar que uma mensagem já estava autenticada antes de ser encaminhada.
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O encaminhamento no email marketing
Quando um assinante encaminha sua newsletter, é um bom sinal. Significa que ele achou o conteúdo útil e que recomenda você. É marketing boca a boca em estado puro.
Mas há dois efeitos que vale a pena conhecer. O primeiro: o email encaminhado mantém o link de descadastro do assinante original. Se a pessoa que o recebe clicar em “cancelar inscrição”, pode descadastrar quem o enviou. O segundo: as aberturas e os cliques dessa cópia são somados ao assinante original, então sua taxa de abertura pode ficar um pouco inflada.
Como incentivar o encaminhamento sem esses problemas? Adicione ao email uma frase como “Alguém encaminhou isto para você? Inscreva-se aqui”, com um link para o seu formulário com double opt-in. Assim, o novo leitor recebe os próprios emails, com o próprio link de descadastro. Você também pode compartilhar a versão web da campanha em vez do email.
Cuidado com os formulários de “envie para um amigo” em que a empresa escreve diretamente para o endereço que o assinante digita. Essa pessoa não deu consentimento, e o GDPR exige uma base legal para enviar comunicações comerciais a ela.
Como o Mailrelay ajuda você
Com o Mailrelay, você pode publicar um repositório das suas newsletters e compartilhar cada campanha com um link. Você também cria formulários com double opt-in para que quem recebe sua newsletter de um amigo se inscreva com um clique. E, nas estatísticas, você vê em tempo real as aberturas e os cliques de cada envio.
A conta gratuita inclui até 80.000 envios por mês e 20.000 contatos. Há suporte humano em todos os planos: por ticket no gratuito, por ticket e chat no Standard, e por ticket, chat e telefone no Enterprise.
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Perguntas frequentes sobre encaminhar
O que significa encaminhar um email? Enviar para outra pessoa uma mensagem que você recebeu, com o conteúdo e os anexos. O assunto leva na frente “ENC:” ou “Fwd:”.
Em espanhol, escreve-se reenviar ou renviar? A forma majoritária e recomendada é “reenviar”. A RAE não considera “renviar” incorreto, mas é bem menos usado.
Qual é a diferença entre responder e encaminhar um email? Ao responder, a mensagem vai para o remetente. Ao encaminhar, vai para outra pessoa que você escolhe, normalmente com os arquivos anexos.
O remetente fica sabendo se eu encaminhar um email dele? Não. O remetente original não recebe nenhum aviso, a menos que você o coloque em cópia.
Como encaminhar um email automaticamente? No Gmail, nas configurações da conta, confirmando o endereço de destino. No Outlook, com uma regra. Em contas corporativas, isso pode estar bloqueado pelo administrador.