Anexo

Uma nota fiscal em PDF, as fotos de uma viagem ou um contrato para assinar. Quase todos os dias enviamos ou recebemos algum arquivo junto com um email. Esse arquivo é um anexo.

Parece simples, e é. Mas tem limites de tamanho, riscos de segurança e algumas regras. Vale a pena conhecê-las, principalmente se você envia emails para seus clientes.

O que é um anexo de email?

Um anexo, ou arquivo anexo, é um arquivo enviado dentro de uma mensagem de email. Pode ser um documento, uma imagem, uma planilha, um áudio ou um arquivo compactado. Em inglês, chama-se attachment.

Ele viaja junto com a mensagem, mas separado do corpo do email. Na caixa de entrada, aparece com um ícone de clipe. O destinatário pode abrir o arquivo anexo ou baixá-lo quando quiser.

A palavra também é usada como adjetivo. Por isso dizemos «segue o arquivo anexo» ou «envio anexas as fotos».

«Anexo», «em anexo» ou «segue anexo»?

Quando «anexo» funciona como adjetivo, concorda com o substantivo: «segue anexa a planilha», «seguem anexos os documentos». É a forma que as gramáticas recomendam.

Já a locução «em anexo» é invariável. Então «segue em anexo a planilha» e «seguem em anexo os documentos» também estão corretos.

E sempre vale usar o verbo «anexar»: «anexo as notas fiscais a este email» é perfeitamente correto. A expressão «vide anexo», comum em documentos formais, significa «veja o anexo».

Tipos de anexo mais comuns

Dá para anexar quase qualquer tipo de arquivo. Estes são os mais comuns:

Muitos provedores bloqueiam alguns formatos por segurança. Falamos disso mais abaixo.

Se você só quer mostrar uma imagem, muitas vezes é melhor inseri-la no corpo da mensagem do que anexá-la. Assim ela aparece sem precisar abrir nada, como parte da estrutura do email.

Limites de tamanho dos anexos de email

Cada provedor define um tamanho máximo por mensagem. O limite soma todos os arquivos anexos, e não cada um separadamente:

Tenha em mente um detalhe técnico. Para viajar pela internet, o arquivo anexo é codificado em Base64. Isso aumenta o tamanho em cerca de um terço. Um arquivo de 20 MB pode ocupar uns 27 MB dentro do email.

Se o arquivo for maior, suba-o para a nuvem e envie o link.

Como anexar um arquivo a um email

Em quase todos os programas de email o processo é igual. Você escreve a mensagem, clica no ícone do clipe e escolhe o arquivo. Depois, espera terminar o upload. No Gmail e no Outlook também dá para arrastá-lo direto para a janela da mensagem.

Antes de clicar em «enviar», confira três coisas. Que o arquivo é o certo, que o nome é claro e que você o menciona no texto. Muitos programas, como o Gmail, avisam se você escreve «segue em anexo» e esquece o anexo de email. O mesmo vale para reenviar uma mensagem: decida se quer manter os anexos originais.

Anexos e segurança

Os anexos são uma das vias favoritas para espalhar malware. Um PDF falso ou uma planilha com macros pode instalar um vírus com um único clique. É a base de muitos ataques de phishing contra o email corporativo.

Porisso os provedores bloqueiam certos formatos. O Gmail, por exemplo, recusa executáveis (.exe, .bat, .msi) e scripts (.js, .vbs, .ps1). Também bloqueia imagens de disco (.iso, .dmg), documentos com macros maliciosas e arquivos ZIP protegidos por senha que contêm outros arquivos.

Desconfie de qualquer arquivo anexo que você não esperava, mesmo que pareça vir de alguém conhecido. O spoofing permite falsificar o remetente com facilidade.

Anexos no email marketing: melhor usar um link

Em um email pessoal, anexar um PDF é normal. Em uma campanha em massa, nem tanto.

Um anexo de email enviado para milhares de pessoas multiplica o peso de cada mensagem. E deixa o carregamento mais lento no celular. Além disso, os filtros antispam desconfiam de envios em massa com anexos —justamente o que o malware faz— e podem mandá-los para o spam. E há outro problema: não dá para medir quem abre um anexo.

A alternativa é simples. Suba o arquivo para o seu site ou para a nuvem. Depois, coloque no email um botão ou CTA que leve ao download. O email fica leve, você cuida da sua entregabilidade e vê quantas pessoas clicam.

Vai oferecer um ebook ou um guia como lead magnet? Coloque o link em uma landing page ou no email de boas-vindas. Explicamos passo a passo em como adicionar anexos sem aumentar o tamanho da mensagem.

Existe uma exceção comum: os emails transacionais, como uma nota fiscal ou um ingresso, costumam levar o PDF anexo. Eles vão para uma única pessoa, que está esperando o arquivo.

Como a Mailrelay ajuda

Com a Mailrelay você cria newsletters leves com o editor visual. Você coloca links para seus documentos em botões, sem aumentar o peso do email. Nos relatórios, vê em tempo real quem clica em cada link de download. Também pode enviar emails transacionais com anexo, como notas fiscais, pelo serviço SMTP.

A conta gratuita inclui até 80.000 envios por mês e 20.000 contatos. O suporte humano por chat, ticket ou telefone está em todos os planos.

Perguntas frequentes sobre anexos de email

O que significa anexo no email? É um arquivo enviado junto com a mensagem, como um PDF, uma foto ou uma planilha. Você o reconhece pelo ícone do clipe.

Qual é o tamanho máximo de um anexo? Depende do provedor: 25 MB no Gmail e 20 MB no Outlook.com. Para arquivos maiores, use um link do Google Drive, OneDrive ou Dropbox.

O que significa «segue em anexo»? Significa que o arquivo mencionado vai junto com a mensagem. «Em anexo» é invariável; «anexo», como adjetivo, concorda com o substantivo.

Por que não consigo enviar um arquivo anexo? Geralmente ele passa do limite de tamanho ou tem um formato bloqueado, como .exe ou .js. Compacte-o ou compartilhe com um link.

Dá para enviar anexos em uma newsletter? Dá, mas não é recomendável: pesa mais, pode cair no spam e você não saberá quem abriu. Melhor colocar um link para o arquivo.

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