Assinatura de email: o que é, o que incluir e modelos
As partes de uma boa assinatura, 6 modelos prontos para usar e como colocá-la no Gmail e no Outlook
Uma assinatura de email é o bloco de texto adicionado ao final dos seus emails com o seu nome, o seu cargo e os seus dados de contato. Ela também pode incluir o logotipo da sua empresa, o seu site ou as suas redes sociais.
Pense nela como o cartão de visita de cada email. Quem lê sabe quem você é e como encontrar você sem precisar procurar em mensagens anteriores.
E como você a configura uma vez e ela é adicionada automaticamente, todos os seus emails saem com a mesma imagem.
O que é uma assinatura de email e para que ela serve?
É a parte final de um email, logo depois do corpo da mensagem e da despedida. Ela faz parte da estrutura do email, junto com o assunto, a saudação e o corpo.
Serve para identificar você, transmitir confiança e facilitar o contato. Em um email corporativo, uma assinatura clara transmite seriedade. Em um email comercial, ela pode levar o leitor ao seu site ou a uma reunião.
Ela também é chamada de assinatura de e-mail, assinatura de mail ou rodapé do email.
O que uma assinatura de email deve incluir?
Estas são as partes de uma boa assinatura. Não é preciso usar todas:
| Parte | É necessária? | Dica |
|---|---|---|
| Nome e sobrenome | Sim | Do jeito que você quer ser chamado |
| Cargo e empresa | Sim, em um email profissional | Curto: «Gerente de marketing, Loja Verde» |
| Telefone | Recomendável | Com o código do país se você lida com outros países |
| Site | Recomendável | Só o endereço principal, sem parâmetros |
| Logotipo | Opcional | Pequeno e leve; a assinatura deve ser legível mesmo que ele não carregue |
| Redes sociais | Opcional | Duas ou três, as que você realmente usa |
| Chamada para ação | Opcional | Uma só: «Agende uma ligação» ou «Baixe o catálogo» |
| Aviso legal | Depende do caso | Breve, e só se a sua empresa precisar |
Menos é mais. Uma assinatura de quatro ou cinco linhas é mais fácil de ler do que uma de dez, principalmente no celular.
Não é preciso repetir o seu email: o destinatário já o tem no campo do remetente.
6 modelos de assinatura de email para copiar
Troque os dados entre colchetes pelos seus.
1. Assinatura profissional
[Nome Sobrenome]
[Cargo] | [Empresa]
Tel. [+55 11 90000-0000] · [www.suaempresa.com]
2. Assinatura de autônomo ou freelancer
[Nome Sobrenome]
Web design para pequenos negócios
[www.seusite.com] · Tel. [+55 11 90000-0000]
Respondo em menos de 24 horas úteis.
3. Assinatura comercial com chamada para ação
[Nome Sobrenome] | [Cargo], [Empresa]
Tel. [+55 11 90000-0000]
Vamos conversar por 15 minutos? Agende uma ligação em [link para a sua agenda]
4. Assinatura de atendimento ao cliente
[Nome], da equipe de suporte da [Empresa]
Horário: de segunda a sexta, das 9h às 18h
Central de ajuda: [www.suaempresa.com/ajuda]
5. Assinatura com aviso de confidencialidade
[Nome Sobrenome] | [Cargo], [Empresa]
Tel. [+55 11 90000-0000] · [www.suaempresa.com]
Esta mensagem é confidencial e destina-se apenas ao seu destinatário. Se você a recebeu por engano, avise-nos e apague-a. Veja como tratamos os seus dados em [link para a política de privacidade].
6. Assinatura mínima para respostas
[Nome] · [Empresa] · [Telefone]
Use a assinatura completa no primeiro email, como em um email de apresentação, e a mínima nas respostas. Assim, a conversa não fica cheia de blocos repetidos.
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Como colocar a assinatura no Gmail e no Outlook
No Gmail, pelo computador:
- Clique no ícone de engrenagem, no canto superior direito, e depois em «Ver todas as configurações».
- Na guia «Geral», procure a seção «Assinatura» e crie uma nova.
- Escreva a sua assinatura e formate-a ou adicione uma imagem.
- Escolha se ela será usada nos emails novos e nas respostas, e clique em «Salvar alterações».
A assinatura do Gmail aceita até 10.000 caracteres, e as imagens contam. Você encontra todos os detalhes na ajuda do Gmail.
No novo Outlook e no Outlook na Web, acesse «Configurações» e procure a seção de assinaturas da sua conta. Adicione uma assinatura, dê um nome a ela, escolha se será usada nas mensagens novas e nas respostas, e salve. Você também pode inseri-la a partir de uma nova mensagem, na guia «Mensagem», com o botão «Assinatura».
Se você usa outro programa, o caminho é parecido: quase sempre fica em Configurações, dentro da seção da conta.
Boas práticas para uma assinatura de email
Que seja fácil de ler em qualquer tela. Use texto de verdade, e não uma imagem com todos os seus dados: muitos programas bloqueiam imagens, e a assinatura desapareceria.
Escolha uma fonte padrão e uma ou duas cores da sua marca. Se adicionar o logotipo, que ele seja pequeno e leve.
Verifique se os links funcionam e se dá para tocar no telefone para ligar pelo celular. E revise a assinatura de vez em quando: um cargo ou telefone desatualizado passa uma má impressão.
Se você trabalha em equipe, usem todos o mesmo modelo. Uma assinatura igual para toda a empresa reforça a sua imagem corporativa.
A assinatura no email marketing
Em uma newsletter ou em uma campanha de email marketing, a assinatura tem outra função: dar um rosto à marca. Um email assinado por uma pessoa real costuma parecer mais próximo do que um assinado por «A equipe».
Mas não a confunda com o rodapé do email. O rodapé de uma campanha traz os dados da empresa e o link de descadastro, que é obrigatório. A assinatura é a despedida pessoal, logo acima.
No Mailrelay, você pode criar a sua assinatura no editor e salvá-la como elemento universal para reutilizá-la em todas as suas campanhas. O rodapé com o link de descadastro já vem nos modelos.
E se você envia emails do seu site ou da sua loja, como confirmações de pedido, pode dar a eles o mesmo estilo com os emails transacionais.
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Perguntas frequentes sobre a assinatura de email
Estas são as dúvidas mais comuns.
O que é uma assinatura de email?
É o bloco de texto com o seu nome, o seu cargo e os seus dados de contato que é adicionado ao final dos seus emails. Funciona como um cartão de visita em cada mensagem.
O que colocar na assinatura de um email?
O seu nome, o seu cargo e a sua empresa, um telefone e o seu site. Se quiser, o logotipo, alguma rede social ou uma chamada para ação. O suficiente para que identifiquem você e entrem em contato.
Como faço uma assinatura de email?
Escreva-a na seção «Assinatura» das configurações do seu programa de email, como o Gmail ou o Outlook. Você pode partir de um dos modelos desta página e trocar os dados.
Dá para colocar uma imagem na assinatura?
Sim, mas que ela seja pequena e que os seus dados também estejam em texto. Se a imagem não carregar, a assinatura precisa continuar legível.
A assinatura de email é obrigatória?
Não em um email comum. Nas campanhas de email marketing, os dados da empresa e o link de descadastro são obrigatórios, e eles ficam no rodapé do email.