Firma de correo electrónico: qué es, qué incluir y plantillas
Las partes de una buena firma, 6 modelos listos para usar y cómo ponerla en Gmail y Outlook
Una firma de correo electrónico es el bloque de texto que se añade al final de tus emails con tu nombre, tu cargo y tus datos de contacto. Puede incluir también el logotipo de tu empresa, tu web o tus redes sociales.
Piensa en ella como la tarjeta de visita de cada correo. Quien te lee sabe quién eres y cómo localizarte sin tener que buscar en mensajes anteriores.
Y como la configuras una vez y se añade sola, todos tus emails salen con la misma imagen.
¿Qué es una firma de correo electrónico y para qué sirve?
Es la parte final de un email, justo después del cuerpo del mensaje y la despedida. Forma parte de la estructura del correo electrónico, junto con el asunto, el saludo y el cuerpo.
Sirve para identificarte, dar confianza y facilitar el contacto. En un correo corporativo, una firma clara transmite seriedad. En uno comercial, puede llevar al lector a tu web o a una cita.
También se le llama firma de email, firma de mail o pie de email.
¿Qué debe incluir una firma de correo?
Estas son las partes de una buena firma. No hace falta usarlas todas:
| Parte | ¿Es necesaria? | Consejo |
|---|---|---|
| Nombre y apellidos | Sí | Tal como quieres que te llamen |
| Cargo y empresa | Sí, en un correo profesional | Corto: «Responsable de marketing, Tienda Verde» |
| Teléfono | Recomendable | Con el prefijo internacional si tratas con otros países |
| Web | Recomendable | Solo la dirección principal, sin parámetros |
| Logotipo | Opcional | Pequeño y ligero; la firma debe leerse aunque no cargue |
| Redes sociales | Opcional | Dos o tres, las que de verdad usas |
| Llamada a la acción | Opcional | Una sola: «Reserva una llamada» o «Descarga el catálogo» |
| Aviso legal | Según el caso | Breve, y solo si tu empresa lo necesita |
Menos es más. Una firma de cuatro o cinco líneas se lee mejor que una de diez, sobre todo en el móvil.
No hace falta repetir tu email: el destinatario ya lo tiene en el campo del remitente.
6 plantillas de firma de correo para copiar
Cambia los datos entre corchetes por los tuyos.
1. Firma profesional
[Nombre Apellido]
[Cargo] | [Empresa]
Tel. [+34 600 000 000] · [www.tuempresa.com]
2. Firma de autónomo o freelance
[Nombre Apellido]
Diseño web para pequeños negocios
[www.tuweb.com] · Tel. [+34 600 000 000]
Respondo en menos de 24 horas laborables.
3. Firma comercial con llamada a la acción
[Nombre Apellido] | [Cargo], [Empresa]
Tel. [+34 600 000 000]
¿Hablamos 15 minutos? Reserva una llamada en [enlace a tu calendario]
4. Firma de atención al cliente
[Nombre], del equipo de soporte de [Empresa]
Horario: de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00
Centro de ayuda: [www.tuempresa.com/ayuda]
5. Firma con aviso de confidencialidad
[Nombre Apellido] | [Cargo], [Empresa]
Tel. [+34 600 000 000] · [www.tuempresa.com]
Este mensaje es confidencial y está dirigido solo a su destinatario. Si lo has recibido por error, avísanos y elimínalo. Puedes consultar cómo tratamos tus datos en [enlace a la política de privacidad].
6. Firma mínima para respuestas
[Nombre] · [Empresa] · [Teléfono]
Usa la firma completa en el primer email, como en un email de presentación, y la mínima en las respuestas. Así el hilo no se llena de bloques repetidos.
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Cómo poner la firma en Gmail y en Outlook
En Gmail, desde el ordenador:
- Pulsa el icono de la rueda, arriba a la derecha, y después «Ver todos los ajustes».
- En la pestaña «General», busca el apartado «Firma» y crea una nueva.
- Escribe tu firma y dale formato o añade una imagen.
- Elige si se usa en los correos nuevos y en las respuestas, y pulsa «Guardar cambios».
La firma de Gmail admite hasta 10.000 caracteres, y las imágenes cuentan. Tienes todos los detalles en la ayuda de Gmail.
En el nuevo Outlook y en Outlook en la web, entra en «Configuración» y busca el apartado de firmas de tu cuenta. Añade una firma, ponle nombre, elige si se usa en los mensajes nuevos y en las respuestas, y guarda. También puedes insertarla desde un mensaje nuevo, en la pestaña «Mensaje», con el botón «Firma».
Si usas otro programa, el camino es parecido: casi siempre está en Configuración, dentro del apartado de la cuenta.
Buenas prácticas para una firma de email
Que se lea bien en cualquier pantalla. Usa texto real y no una imagen con todos tus datos: muchos programas bloquean las imágenes y la firma desaparecería.
Elige una fuente estándar y uno o dos colores de tu marca. Si añades el logotipo, que sea pequeño y ligero.
Comprueba que los enlaces funcionan y que el teléfono se puede pulsar desde el móvil. Y revisa la firma de vez en cuando: un cargo o un teléfono antiguo da mala imagen.
Si trabajas en equipo, usad todos el mismo modelo. Una firma igual para toda la empresa refuerza tu imagen corporativa.
La firma en el email marketing
En una newsletter o una campaña de email marketing, la firma cumple otra función: pone cara a la marca. Un email firmado por una persona real suele sentirse más cercano que uno firmado por «El equipo».
Pero no la confundas con el pie del email. El pie de una campaña lleva los datos de la empresa y el enlace de baja, que es obligatorio. La firma es la despedida personal, justo encima.
En Mailrelay puedes crear tu firma en el editor y guardarla como elemento universal para reutilizarla en todas tus campañas. El pie con el enlace de baja ya viene en las plantillas.
Y si envías correos de tu web o tu tienda, como confirmaciones de pedido, puedes darles el mismo estilo con los emails transaccionales.
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Preguntas frecuentes sobre la firma de correo electrónico
Estas son las dudas más habituales.
¿Qué es una firma de correo electrónico?
Es el bloque de texto con tu nombre, tu cargo y tus datos de contacto que se añade al final de tus emails. Funciona como una tarjeta de visita en cada mensaje.
¿Qué se pone en la firma de un correo?
Tu nombre, tu cargo y tu empresa, un teléfono y tu web. Si quieres, el logotipo, alguna red social o una llamada a la acción. Lo justo para que te identifiquen y te contacten.
¿Cómo hago una firma de correo electrónico?
Escríbela en el apartado «Firma» de la configuración de tu programa de correo, como Gmail u Outlook. Puedes partir de una de las plantillas de esta página y cambiar los datos.
¿Se puede poner una imagen en la firma?
Sí, pero que sea pequeña y que tus datos estén también en texto. Si la imagen no carga, la firma tiene que seguir leyéndose.
¿La firma de email es obligatoria?
No en un correo normal. En las campañas de email marketing sí son obligatorios los datos de la empresa y el enlace para darse de baja, que van en el pie del email.