Há anos, as propostas comerciais são usadas para criar relações entre empresas no setor online, onde o email é o meio de comunicação mais utilizado pelas pessoas.
Quando pensamos em enviar uma proposta comercial profissional por email, precisamos levar em conta alguns fatores importantes. Falar com alguém não é o mesmo que escrever para essa pessoa. A vantagem da comunicação escrita em relação à verbal é que ela perdura no espaço e no tempo.
No entanto, a comunicação escrita, principalmente quando o objetivo é vender, precisa ser bem planejada. Isso porque, ao contrário de uma comunicação direta, não conseguimos interpretar os sinais da outra pessoa, perceber se ela está gostando da nossa proposta nem responder às suas objeções e dúvidas.
Tudo isso precisa ser feito antes.
Embora a experiência ajude muito, as dicas que veremos neste artigo são uma boa base para começar uma proposta comercial de sucesso.
▶︎ O que é uma proposta comercial?
Uma proposta comercial é um documento formal apresentado a um cliente potencial como parte do processo de venda de um produto ou serviço. É uma ferramenta de vendas que descreve em detalhes a oferta, os benefícios, os preços e outros aspectos importantes do produto ou serviço oferecido.
As propostas comerciais costumam incluir informações sobre a empresa que faz a oferta, além do seu histórico, casos de sucesso e credenciais que a respaldam.
O objetivo de uma proposta comercial é convencer o cliente potencial de que o produto ou serviço oferecido é o adequado para as suas necessidades e de que a empresa que o oferece é a melhor opção para atendê-las.
▶︎ Benefícios de enviar propostas comerciais
Enviar propostas comerciais pode ser uma estratégia eficaz para fechar negócios e aumentar as vendas.
Algumas das vantagens de enviar propostas comerciais são:
Clareza na oferta
Uma proposta comercial permite que o cliente entenda de forma clara e detalhada o que você oferece, incluindo produtos, serviços, preços, prazos e condições. Isso reduz a possibilidade de mal-entendidos e garante que ambas as partes estejam alinhadas.
Profissionalismo
Apresentar uma proposta bem estruturada transmite profissionalismo e seriedade, o que gera confiança no cliente. Isso pode diferenciar você da concorrência e aumentar suas chances de sucesso.
Economia de tempo e custos
Enviar uma proposta comercial por email pode ser muito mais barato e rápido do que enviá-la pelo correio. Além disso, você economiza com impressão e envio.
Maior alcance
O email permite alcançar um grande número de destinatários em pouco tempo, o que amplia o alcance da proposta comercial.
Personalização
Ao criar uma proposta adaptada às necessidades específicas do cliente, você demonstra que entendeu os requisitos dele e que a sua oferta foi pensada para atender às suas expectativas. Isso melhora a percepção de valor e a relevância da sua oferta.
Acelera a tomada de decisão
Uma proposta bem elaborada, que responde às perguntas e objeções do cliente, pode acelerar o processo de tomada de decisão dele e ajudar a fechar o acordo mais rapidamente.
Facilidade de acompanhamento
O email permite acompanhar a mensagem enviada e a resposta do cliente potencial, o que facilita o acompanhamento da proposta comercial e a gestão do processo de venda.
Em resumo, enviar propostas comerciais por email pode ser uma estratégia eficaz para fechar negócios e aumentar as vendas.
Aumento da credibilidade
Uma proposta detalhada e bem apresentada aumenta a credibilidade da sua empresa ou negócio, mostrando que você é capaz de cumprir o que promete.
▶︎ Como fazer uma proposta comercial? Estrutura do email
1. O assunto
É o título do email. É praticamente a primeira impressão que o cliente terá. Antes disso, ele verá apenas o email de origem, o remetente. Que ele pode conhecer ou não.
O assunto é uma parte muito importante de uma proposta comercial, porque desperta a curiosidade de quem o recebe. Aumenta o interesse. E pode ser a diferença entre lerem o nosso email ou apagá-lo direto.
Se você não tiver ideias de assuntos muito originais, pelo menos crie assuntos verdadeiros e específicos, nada de:
· Catálogo
· Proposta
· Desconto
São assuntos tão genéricos que passam despercebidos e são simplesmente ignorados. Por isso, tente pelo menos criar assuntos mais específicos para os seus mailings. Você terá resultados melhores.
2. O design visual
É fundamental ter um template simples, que seja lido rapidamente e não gere confusão. Quanto mais carregada for a sua proposta, quanto mais elementos tiver, maior será o esforço que a pessoa terá que fazer para entendê-la.
Mais esforço quase nunca é uma boa opção porque as pessoas quase nunca têm tempo suficiente. Assim que perceberem que interpretar o seu email exige mais esforço do que traz benefício, vão parar de ler.
E esse é outro ponto-chave.
Procure sempre deixar claro qual é o benefício desde o início.
Um design claro, simples e fácil de entender também ajuda a gerar confiança, pois deixa clara a intenção do nosso email.
Veja abaixo um exemplo de proposta comercial:
Na verdade, não é necessário complicar mais o design.
3. A introdução e o contexto do email
Se faz tempo que você não tem contato com os destinatários, uma saudação simples em que você comente um pouco sobre o que faz e a sua relação com o destinatário pode ajudar.
Já se o contato for frequente, você pode pular essa parte e ir direto ao ponto.
Haverá outras ocasiões em que você poderá fazer referência a alguma reunião ou evento, se fizer sentido mencioná-lo para dar continuidade à ação.
Você pode usar os seguintes pontos como guia para a sua proposta comercial:
1.- O que você quer do leitor. É importante que o leitor saiba o que você espera dele ou dela
2.- Qual é o benefício para o leitor. Isso é algo que o leitor sempre vai procurar: se não houver benefício no email, ele não terá interesse
3.- Adicione informações relevantes para que o leitor possa avaliar a sua proposta
4.- Não se esqueça de deixar claro qual seria o próximo passo: inclua uma chamada para ação
Você pode dispensar as saudações?
Em algumas situações, incluir uma saudação pode ser contraproducente. Estou falando de saudações como:
· Prezado Senhor, Caro Rodrigo, Caro Pedro etc.
· Estimado Andrés, Estimada Laura etc.
Por mais que o email seja um meio de comunicação um a um, esse tipo de saudação, dependendo do contexto, pode soar “falso”, principalmente em mailings em massa, em que o destinatário sabe que você enviou o mesmo email para milhares de outras pessoas.
Embora à primeira vista pareçam frases de cortesia inocentes, até simpáticas, são o que eu chamo de “frases de vendedor”, e o mais provável é que o leitor pense “querem me vender algo”, fique com o pé atrás e passe a ver o email com outros olhos.
São frases que não acrescentam nada.
4. Call to Action
Evite terminar o email de forma aberta, sem um objetivo concreto. Isso faria você perder muitas oportunidades de negócio.
Procure deixar claro o que você espera do leitor no final do email (no mínimo). O ideal é sempre gerar algum tipo de avanço no leitor e incluir uma chamada para ação. As chamadas microconversões, como às vezes se diz. Seja visitar o seu site, marcar um horário, uma reunião, o que for que ajude a gerar confiança e avançar na relação com o cliente.
O que você deve evitar?
Frases que façam o cliente potencial, o leitor, pensar que está perdendo tempo ou dando mais do que vai receber, por exemplo:
· Você poderia me dar um pouco do seu tempo na terça-feira, lá pelas 17h?
· Se tiver interesse, só preciso de 10 minutos do seu tempo. Podemos nos encontrar amanhã?
Essas frases, que parecem inocentes e até a forma lógica de agir, têm o problema que comentei antes. É o leitor quem tem que oferecer o seu tempo, em troca de quê? Em troca de nada, apenas de oferecer à outra pessoa uma oportunidade de vender.
Se ele não tiver a decisão muito clara, é bem possível que veja essas propostas como um risco.
▶︎ O que você não deve esquecer
Na MailRelay, acreditamos que é quase mais importante ter em mente o que você não deve fazer, para evitar erros que afastem o seu leitor e cliente potencial.
Evite frases feitas que não acrescentam nada, vá direto ao ponto e procure sempre deixar claro o benefício para o cliente.
Se você conseguir deixar claro o benefício, já estará no caminho certo e poderá continuar avançando, mailing após mailing.
Jose Argudo
CMO da Mailrelay. Escreve sobre email marketing, copywriting e conversão para PMEs e empreendedores.