Migração de email marketing
Guia estratégico para trocar de plataforma sem riscos
A migração de email marketing é um processo que consiste em transferir suas listas de assinantes, modelos e automações de uma ferramenta de email marketing para outra.
Muitos negócios decidem trocar de provedor por questões econômicas, para reduzir seus custos mensais.
Ou tentando melhorar a entregabilidade de suas campanhas de email.
No entanto, essa mudança gera dúvidas sobre o processo, a migração dos contatos e outros elementos.
É por isso que é necessário um planejamento adequado para evitar perder informação.
Neste conteúdo vamos ver de forma esquemática esse processo, para que migrar de plataforma de email seja o mais simples possível.
O que é a migração de email marketing e por que é importante para o seu negócio escolher a melhor ferramenta?
A migração de email marketing não é simplesmente exportar um arquivo CSV com seus contatos.
É preciso levar em conta mais processos incluídos na sua estratégia de email marketing.
Por isso é necessário planejar a migração com cuidado, para garantir que tudo seja transferido.
Um erro na configuração inicial pode significar que as vendas caiam nas suas próximas campanhas.
O motivo principal da migração costuma ser reduzir os custos.
Seja porque a ferramenta atual vai encarecendo seus preços, ou caso você queira escalar seus envios.
Escolher uma boa ferramenta de email marketing também vai ajudar você com a entregabilidade das suas campanhas.
Principais motivos para migrar de plataforma de email marketing
Existem diversos motivos para realizar uma migração de plataforma de email marketing.
Se você está pensando nisso, talvez se encontre em algum dos casos a seguir:
· Redução de custos operacionais
Plataformas famosas como Mailchimp ou Klaviyo cobram tarifas baseadas no número de contatos.
Como consequência, você paga por assinantes inativos ou duplicados na sua base de dados.
Isso não é o ideal.
Pelo contrário, a migração de email marketing para ferramentas que cobram por envios, ou que ao menos não cobram para armazenar os contatos, costuma ser mais rentável.
Isso permite crescer sem pagar mais quando sua lista aumenta.
· Acesso a suporte técnico no seu idioma
Muitas ferramentas de mailing oferecem um suporte muito limitado ou apenas em inglês.
Essa falta de suporte pode desde dificultar o uso básico da ferramenta até impedir o envio de uma campanha em um momento crítico.
Contar com uma ferramenta de email marketing com um bom suporte pode fazer a diferença.
Por isso a Mailrelay oferece suporte por chat, tickets e até por telefone, em todas as contas.
· Melhoria na entregabilidade dos seus emails
A capacidade de entrega pode variar entre as plataformas de envios em massa.
Se os seus resultados não satisfazem, testar outra plataforma é o mais normal do mundo.
Até encontrar uma em que seus emails cheguem à caixa de entrada.
Como preparar sua base de dados antes da migração
Embora a migração costume ser simples, pois a maioria das plataformas de email permite exportar e importar a partir de arquivos CSV, talvez você possa realizar um passo prévio.
Para limpar sua lista e exportar os contatos da melhor forma possível.
· Execute uma campanha de reengajamento
Isso é completamente opcional, mas pode ser interessante, para exportar apenas os contatos que estão realmente ativos.
· Limpe sua lista de assinantes
Elimine os emails inválidos e as rejeições acumuladas no seu painel de controle.
Uma lista limpa reduz os custos mensais e melhora suas métricas de abertura iniciais.
· Exporte suas listas de cancelamentos
É necessário que você baixe o registro de usuários que solicitaram o cancelamento dos seus envios.
Assim você pode importar essa lista de exclusão.
Por exemplo, no caso da Mailrelay seria uma importação na lista negra.
Dessa forma, você evitará enviar emails para pessoas que já indicaram que não desejavam receber seus emails (o que pode gerar queixas de spam).
Passos técnicos para uma migração de email marketing bem-sucedida
Abaixo deixamos os passos necessários para que sua migração de plataforma de email corra às mil maravilhas.
Passo 1: Configurar a autenticação do domínio de envio
Você deve configurar com seu novo provedor os registros SPF, DKIM e DMARC do seu domínio.
Essas configurações nos DNS da sua hospedagem validam seu remetente para que você possa utilizá-lo a partir da ferramenta de email marketing.
Sem essa configuração, é possível que a reputação do seu domínio de remetente caia rapidamente.
Passo 2: Exportar contatos e campos personalizados
Baixe suas listas em formato de arquivo CSV usando a codificação padrão UTF-8.
Se você tem campos personalizados, não esqueça de exportá-los também e mantê-los localizados.
Será necessário que, antes de importar, você crie esses campos personalizados.
E ao importar, terá que vincular as colunas do arquivo CSV com esses campos personalizados, para que fiquem importados corretamente.
Dessa forma você poderá continuar enviando campanhas de email personalizadas.
A maioria das ferramentas de email marketing não permite exportar os designs de boletins, newsletters e afins, por isso esse passo pode ser complexo.
Algo que você pode encontrar muitas vezes é a possibilidade de exportar o código HTML e importá-lo na outra ferramenta.
Por exemplo, na Mailrelay você pode importar boletins em formato HTML.
No entanto, cuidado com isto:
- O código pode não estar completo: algumas ferramentas podem transformar o HTML antes de enviar, por isso você não estaria copiando a versão definitiva.
- Etiquetas da ferramenta antiga: o código pode incluir etiquetas de cancelamento, de versão web ou campos personalizados, que não funcionarão na nova ferramenta. Você terá que substituí-los
- Imagens: o código HTML não inclui as imagens, apenas uma referência (URL) a elas. Quando você cancelar sua conta na plataforma anterior, elas deixarão de funcionar. As imagens não serão exibidas.
Recomendação!
Tente criar os boletins com o editor da nova ferramenta, isso vai poupar problemas.
Tente também exportar as imagens da sua plataforma atual e subi-las na nova, para contar com elas.
Passo 4: Recriar os formulários de captação no seu site
Se você criou formulários com sua ferramenta de email marketing atual, para o cadastro ou inscrição de contatos, terá que replicá-los na sua nova ferramenta.
Será necessário criá-los novamente e substituir o código dos antigos que exista no seu site ou loja pelo novo.
No final, verifique se funcionam como você espera.
Passo 5: Configurar os fluxos de automação
Outro passo importante é replicar os fluxos de automação de que você dispõe.
Isso é algo que normalmente não se pode migrar, por isso você terá que criá-los novamente no seu novo sistema de email.
Com a Mailrelay é muito fácil criar os fluxos de automação, aliás você pode ver alguns exemplos aqui.
E claro, em caso de qualquer dúvida, consulte nosso suporte.
Você pode aproveitar essa migração para revisar o conteúdo das automações e confirmar que continua atualizado, ou até melhorá-lo.
Passo 6: Faça alguns testes de envio
Antes de começar com seus envios em massa, faça alguns testes para verificar se está tudo certo.
Talvez até envie para um pequeno segmento e observe os resultados.
Se estiver tudo bem, você poderá dar a migração da sua ferramenta anterior para a nova por concluída.
Tabela comparativa para planejar sua migração de email marketing
Comparar ferramentas de email marketing pode ser tedioso, por isso abaixo deixamos um comparativo breve e básico.
Focado no aspecto econômico, os planos gratuitos.
· Mailrelay
Envie gratuitamente até 80.000 emails por mês.
Gerencie até 20.000 contatos.
Suporte por telefone, chat e tickets
· Brevo
Limite diário de 300 emails (9.000 por mês).
Contatos ilimitados na base.
Suporte apenas por email.
· Klaviyo
Limite mensal de 500 emails.
Até 250 contatos salvos.
Suporte técnico muito limitado.
· Mailchimp
Envios mensais muito restritos.
Capacidade de contatos muito reduzida.
Não disponível após os primeiros 30 dias.
Esse pequeno comparativo deixa bastante claro qual é a melhor opção na hora de enviar campanhas em massa de certo volume, economizando dinheiro.
A importância de escolher uma ferramenta de email marketing escalável
Sua base de dados de clientes crescerá de forma constante com o tempo.
Portanto, você precisa que seu software permita crescer no mesmo ritmo sem disparar seus custos mensais.
Escolher uma ferramenta de email marketing que permita crescer é uma decisão de negócio inteligente.
Ela permitirá gerenciar grandes volumes de envios em massa diários mantendo a máxima entregabilidade.
Da mesma forma, contar com um painel de controle simples facilitará o trabalho diário da sua equipe.
Perguntas frequentes sobre a migração de email marketing
O que é exatamente a migração de email marketing?
A migração de email marketing é o processo de passar de uma ferramenta de email marketing para outra.
Isso inclui sua lista de contatos, modelos, formulários e automações.
Vou perder dados históricos ao realizar a migração de email marketing?
Você não perderá seus contatos.
No entanto, os dados estatísticos de cliques, aberturas, etc. Não é possível importá-los.
Portanto, recomenda-se baixar esses relatórios históricos em Excel antes de encerrar a conta.
Como evito que meus emails caiam na pasta de spam?
Para evitar o spam, no mínimo você deve configurar corretamente os registros SPF, DKIM e DMARC.
É gratuito realizar o processo de migração de email marketing?
Algumas plataformas oferecem serviços de migração sem custo para seus clientes.
No entanto, você mesmo pode realizar a transferência manual de forma rápida e simples.
Basta seguir os passos de exportação de contatos e configurar seu novo painel de envios.
Devo parar minhas campanhas comerciais durante a migração de email marketing?
Não é necessário parar suas campanhas de email habituais durante a transição técnica.
Você pode manter as duas plataformas operando em paralelo durante alguns dias para garantir o processo.
Uma vez verificado que o novo sistema funciona, você pode encerrar sua conta anterior.