Os segredos para o planejamento e a gestão eficaz do tempo

É muito comum ouvir frases como “não tenho tempo”, “quem dera os dias tivessem mais horas”, “a manhã passou voando”, “estou com o prazo apertado”… E eu poderia continuar até completar um manual com frases que fazem alusão ao tema de hoje: a gestão do tempo.

Sem dúvida, este é um tema que interessa a muitos de nós, quer sejamos empreendedores, tenhamos a nossa própria empresa ou trabalhemos em uma empresa como um empregado.

“Uma gestão eficaz do tempo no trabalho nos ajuda a organizar o dia a dia para cumprir as tarefas planejadas, respeitando os prazos e aumentando consideravelmente a produtividade.”

A seguir, veremos em que realmente consiste a gestão do tempo, como podemos nos planejar com eficiência estabelecendo prioridades e quais ferramentas existem para nos ajudar a conseguir isso.

A Mailrelay explica tudo para você.

Gestão do tempo no trabalho e nas empresas

Um dos recursos mais limitados e valiosos para uma empresa é o tempo. Este fator irá condicionar as atividades realizadas, a estratégia, sua produção, as realizações e o faturamento (entre outros aspectos).

“A gestão do tempo é a grande aliada da produtividade e, portanto, da rentabilidade de qualquer negócio ou empresa.”

Portanto, investir em gerenciamento de tempo e gerenciamento de prioridades é uma decisão inteligente, para dizer o mínimo. Algumas das suas grandes vantagens são:

● Alcançar os objetivos em menos tempo. Quando se faz uma boa gestão do tempo, os objetivos ficam enquadrados em um prazo previamente definido. Assim, eles não se estendem no tempo nem são adiados indefinidamente.

● Reduzir o estresse no ambiente. Trabalhar contra o relógio é a causa de muitas situações estressantes. Empresários, empreendedores e trabalhadores, todos sabemos o que significa não cumprir o prazo combinado com o cliente. Seja como for, a falta de planejamento do tempo com prioridades definidas acaba gerando estresse e mal-estar.

● Gerar uma sensação de autoconfiança. Uma das vantagens mais notáveis no nosso dia a dia é a confiança que adquirimos em nós mesmos. Ver que damos conta de todas as tarefas e cumprimos os prazos é um impulso de energia que se transforma em confiança e segurança.

● Trabalhar feliz todos os dias. Como consequência disso, começar um novo dia de trabalho a cada manhã se torna mais agradável. É possível ir para o trabalho com um sorriso.

● Aproveitar mais cada projeto ou tarefa. Já aconteceu de você começar a trabalhar em um projeto que adora, mas a falta de planejamento do tempo fez você acabar detestando esse projeto? A gestão do tempo nos ajuda a aproveitar mais tudo isso.

● Formar equipes altamente produtivas. Trabalhar mais rápido, sem comprometer a qualidade dos resultados, é o sonho de muitos. A gestão do tempo é fundamental para conseguir isso, tornando os nossos dias mais eficazes.

● Tomar decisões de forma consciente. Ter consciência do tempo que cada atividade ou fase de um projeto exige nos faz tomar decisões responsáveis. Isso implica ordenar melhor nosso trabalho para não perder a eficácia. Por outro lado, quando eliminamos da equação o estresse gerado pela falta de tempo, nos sentimos melhor para tomar decisões.

● Evitar a procrastinação. Por fim, um planejamento adequado do tempo, estabelecendo prioridades, faz a procrastinação desaparecer. Se cada atividade tiver um tempo atribuído, será impossível não cumprir o que foi acordado.

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Gestão do tempo e gestão de prioridades

A falta de tempo muitas vezes nos faz deixar certas tarefas, atividades ou projetos para “amanhã”. O problema surge quando esse “amanhã” se transforma em “3 anos depois”.

Nesse sentido, a gestão do tempo e a gestão de prioridades têm um papel fundamental. Graças a isso, você poderá parar de procrastinar e tornar realidade um projeto, um sonho pessoal ou uma meta que estabeleceu para o seu negócio.

Segredos do planejamento do tempo com prioridades definidas

Definir prioridades é uma das melhores formas de não esquecer uma tarefa, de não deixá-la para depois e de não chegar perto do prazo de entrega quase sem ter trabalhado nela.

No entanto, nem sempre é fácil definir prioridades claras e cumpri-las. Com certeza você já tentou e já percebeu que a gestão do tempo é algo que exige dedicação e, sobretudo, muita força de vontade.

E de nada adianta estabelecer prioridades se depois as ignoramos. Por isso, quero compartilhar com você 4 segredos que me ajudam a organizar meu dia a dia, planejando melhor meu tempo graças ao estabelecimento de prioridades.

Assumir um compromisso

Quando falo em comprometimento, não me refiro apenas a comentar publicamente nossa intenção de realizar um determinado plano para melhor administrar o tempo (dentro de uma empresa ou no próprio trabalho). O compromisso a que me refiro vai mais longe…

“Trata-se de assumir um compromisso com nós mesmos. Falhar com um familiar ou amigo dói, mas dói ainda mais quando quem você decepciona é você mesmo.”

Quando temos objetivos, é fundamental estabelecer um plano de gestão do tempo, mas também se comprometer a respeitá-lo 100%. É isso que depois se traduz em um alto nível de satisfação.

Definir hábitos para cada tarefa

Ao enfrentar as tarefas do dia a dia, é fundamental ter um hábito ou método que ajude a executá-las em ordem de prioridade e sem procrastinar em nenhuma delas. Por exemplo, costumo priorizá-las nesta ordem:

1.- Tarefas urgentes para os clientes. Aqui entram todas aquelas cujos prazos já estão batendo à porta. Alguns podem chamar isso de “apagar incêndios”, mas eu pessoalmente posso me concentrar melhor em novos objetivos quando os clientes atuais estão felizes.

2.- Tarefas que estão controladas e podem ser resolvidas rapidamente. Aquelas que com um mínimo de dedicação, podemos riscar da lista. Assim como acontece com os prazos de entrega, marcar como concluídas tarefas que estavam pela metade ou quase resolvidas gera uma satisfação que nos impulsiona a seguir em frente.

3.- Tarefas que requerem maior dedicação de tempo. Minha recomendação é deixá-las por último, pois são mais trabalhosas e, inevitavelmente, exigirão novos hábitos para melhorar a produtividade; como fazer pausas mentais para continuar fluindo, manter-se atualizado com treinamentos contínuos e/ou intermitentes ou estabelecer dinâmicas de equipe para delegar.

Criar um planejamento realista

Por realista, quero dizer um planejamento que possa ser cumprido levando em conta o tempo disponível e a dedicação que cada tarefa exige. Aqui, pode acontecer que, ao planejar, superestimemos nosso tempo.

Ou seja, é muito comum planejar um dia pensando que vamos conseguir completar 5 tarefas, mas no final só terminamos 3.

Isso não significa que não sejamos produtivos, mas pode ser que o planejamento não tenha sido correto. Por isso, é preciso medir os tempos e levar em conta quanto tempo cada tarefa incluída no plano realmente leva.

Investir em ferramentas

Por fim, outro dos grandes segredos para uma boa gestão do tempo é o uso de ferramentas especialmente criadas para nos ajudar a priorizar e planejar.

Existem ferramentas para tudo: organizar seu tempo, projetos, tarefas ou equipes, ordenar ideias, calcular as horas investidas… Em suma, elas são a solução que nos permite assumir o controle (na medida do possível).

Experimentar a técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro, criada por Francesco Cirillo no final dos anos 80, divide o trabalho em blocos de 25 minutos de concentração, chamados “pomodoros”, separados por pausas de 5 minutos. Depois de quatro blocos, faz-se uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos. Ela ajuda a evitar distrações e a saber quanto tempo cada tarefa realmente leva.

Ferramentas de gerenciamento de tempo

Como acabei de mencionar, existem ferramentas muito úteis para realizar a gestão do tempo, poder organizar o dia a dia, planejar projetos ou definir prioridades.

Elas nos ajudam a poupar tempo, ser mais produtivos, ter uma organização melhor e não procrastinar. Quando você integrá-las no seu dia a dia, você notará a diferença. Além disso, você provavelmente vai ter dificuldade em voltar a trabalhar sem elas.

Vamos ver algumas ferramentas!

Google Calendar

O Google tem ferramentas para tudo, não seria diferente neste caso. Como o próprio nome sugere, esta solução é baseada em um calendário digital com múltiplas funcionalidades:

● Organizar reuniões e eventos.

● Convidar outros usuários para estas reuniões.

● Gerar nesse mesmo momento o link da chamada de vídeo.

● Bloquear os horários para determinadas tarefas.

● Compartilhar calendários com a equipe.

Trello

É uma das ferramentas de gerenciamento de tempo mais simples, mas é extremamente útil. Permite organizar tarefas por ordem de prioridade, classificá-las por projetos, definir alarmes para nos avisar sobre os próximos prazos e trabalhar de forma colaborativa com outras pessoas, atribuindo tarefas a elas.

Fornece uma visão ampla do projeto. De relance, podemos saber quais tarefas foram concluídas, quais estão em processo e quais estão pendentes.

Toggl

Se o que você quer é saber quanto tempo cada tarefa ou projeto exige, para depois calcular sua rentabilidade ou usar esses dados para planejar melhor o tempo estabelecendo prioridades, esta ferramenta é para você.

Você deve abrir um projeto e criar as tarefas que deseja medir. Cada vez que você iniciar uma tarefa, você deve acessar a ferramenta e iniciar o cronômetro. Quando terminar, você terá que fazer o mesmo para desligá-lo.

Basecamp

Assim que você entrar nesta ferramenta, você verá um quadro onde todos os seus projetos estarão organizados. Dentro de cada projeto, você poderá ter uma lista de tarefas. E em cada tarefa, você pode incluir uma descrição, prazos e as pessoas envolvidas.

É uma solução muito boa para empresas com grandes equipes. Na visualização de calendário, você pode verificar em qual fase do projeto você está e tudo o que ainda está pendente. Além disso, facilita a comunicação entre todos os colaboradores da empresa por meio de seus quadros de avisos.

Teamwork

Esta outra ferramenta é semelhante à anterior, mas podemos destacar que ela ajuda a controlar os gastos de cada projeto.

Ou seja, além de ter uma visão completa de como está o projeto e em que fase ele se encontra, é possível controlar as finanças associadas. É uma grande aliada da produtividade, mas também da rentabilidade nas empresas.

Hootsuite

Se falamos de gerenciamento de tempo, também estamos interessados em ferramentas que nos ajudem a melhorar nossa produtividade. Ou seja, a completar um número maior de tarefas em menos tempo, já que o Hootsuite nos ajuda a economizar tempo na gestão das redes sociais.

Se você tem uma empresa ou negócio, provavelmente já faz isso. Com ferramentas como essa, você poderá agendar e acompanhar suas postagens com muita facilidade.

Mailrelay

Em linha com os pontos anteriores, a Mailrelay também é uma ferramenta que nos ajuda a poupar tempo. Com ela, podemos programar nossos envios de emails em massa, automatizar campanhas e visualizar métricas de forma simples.

Além disso, com seu editor visual, podemos criar emails profissionais sem perder tempo criando-os com código HTML tedioso.

Asana

Pode-se dizer que este aplicativo é semelhante a vários dos anteriores, como Basecamp ou Teamwork, mas tem uma particularidade que o faz se destacar e que está relacionada à gestão do tempo e às prioridades.

Inclui uma funcionalidade que permite priorizar facilmente as tarefas para melhorar a produtividade e a eficiência no trabalho. A ferramenta perfeita para trabalhar com equipes!

Monday

Mais uma vez, esta é uma ferramenta desenhada para melhorar a produtividade e a gestão do tempo das equipes nas empresas. Entre suas funcionalidades, temos o estabelecimento de prazos e a atribuição de tarefas a outros membros.

Também é possível acessar uma visão geral do status de tarefas e projetos no painel principal. Também podemos ver quais tarefas estão pendentes para os próximos dias.

Holded

Por fim, quero falar sobre uma ferramenta que poupa muito tempo, principalmente para aquelas pessoas da equipe que trabalham no departamento administrativo.

Com o Holded, você pode criar faturas, fazer conciliações bancárias, controlar despesas e pagamentos, fazer registros e outras funções com apenas um clique. Ou seja, tarefas que normalmente são realizadas manualmente e que demandam muito tempo, podem ser executadas de forma simples com este aplicativo.

*Meu conselho: Escolha as ferramentas que realmente poupem seu tempo, ajudem você a ser mais produtivo e sirvam para priorizar tarefas. Deixe de lado as que forem complexas, confusas e exigirem um período de aprendizado excessivo.

Para concluir… alguns exemplos de gestão de tempo

Para dar exemplos de gestão do tempo, precisamos pensar no dia a dia de um negócio específico. Por exemplo:

● Uma empresa de desenvolvimento web. Nesse caso, seria essencial ter um processo dividido em etapas e, dentro de cada etapa, dividir as tarefas a serem realizadas. Algumas das ferramentas que podem funcionar melhor aqui são Asana, Basecamp, Teamwork ou Monday.

● Um trabalhador ou profissional independente. Talvez, no dia a dia, seja mais conveniente para ele usar aplicativos como Trello, Toggl e Google Calendar. Com o Trello, ele pode organizar os projetos em que está envolvido; com o Toggl, controlar o tempo que cada tarefa ocupa; e com o Google Calendar, organizar o dia a dia em blocos de tempo.

Como você pode ver, poderíamos dar muitos exemplos de gerenciamento de tempo. O que aconselho é rever o seu caso particular e, assim, escolher as soluções que melhor se adequam aos seus objetivos e necessidades diárias.

Se você possui uma empresa ou pequeno negócio, definitivamente recomendo trabalhar com ferramentas como as já citadas. Sua equipe ficará mais organizada, saberá quais são suas prioridades e se sentirá mais confortável em seu papel.

Certamente os benefícios não tardarão a chegar! Lembre-se de que a gestão do tempo é o caminho para esses resultados tão desejados. Ou você ainda não tinha pensado nisso?

Organizar suas tarefas em um quadro Kanban é uma das formas mais visuais de aplicar essas dicas.