¿Es obligatorio disponer de un CRM para tu negocio? ¿Cuándo vale la pena y cuándo puede ser un gasto inutil?
Como toda herramienta para tu negocio, todo depende del partido que le saques.
Si ofrece utilidad, tiene sentido, si solo representa un gasto, no lo tiene.
La pregunta entonces sería:
- ¿Tu sistema necesita un embudo de venta complejo con gestión de estado de los clientes? ¿O una comunicación de ventas por email sería suficiente?
Si principalmente necesitas crear una relación con los contactos, nutrir leads y vender por email, con Mailrelay tendrías más que suficiente.
Sin complejidad innecesaria, solo con lo que necesitas.
¿Por qué una herramienta de email marketing?
Porque al final lo que vende es el email. El email marketing sigue siendo una de las herramientas de marketing con mejor ROI.
Si una herramienta de email marketing, como Mailrelay, te permite realizar las gestiones básicas con tus contactos, para convertirlos en clientes, puede que no necesites más.
- 1 CRM vs Herramienta de email marketing
- 2 Señales que hacen evidente que necesitas un CRM de ventas potente
- 3 ¿Cuándo te serviría con una herramienta de email marketing?
- 4 Cómo usar Mailrelay como CRM centrado en email marketing
- 4.1 · Primer paso: crea unos grupos básicos
- 4.2 · Amplía información con campos personalizados
- 4.3 · Segmenta tu lista basándote en el valor de los campos personalizados
- 4.4 · También puedes importar los contactos con estos valores
- 4.5 · Prepara tus newsletters
- 4.6 · ¿Se puede automatizar un embudo que clasifique los contactos?
- 4.7 · No olvides revisar las estadísticas
- 4.8 · Utiliza un editor visual de arrastrar y soltar
- 5 Comparativa práctica: Mailrelay frente a otras opciones de email marketing
- 6 Preguntas frecuentes para decidir si necesitas un CRM
- 6.1 ¿Mailrelay puede sustituir a un CRM?
- 6.2 ¿Y si ya tengo CRM de ventas, tiene sentido usar Mailrelay?
- 6.3 ¿Qué tipo de negocio suele usar Mailrelay como «CRM de email marketing»?
- 6.4 ¿Qué necesito para empezar mi base de datos en Mailrelay?
- 6.5 ¿Qué gano con un enfoque de CRM aplicado al email marketing?
- 6.6 ¿Cualquier herramienta de email marketing serviría?
CRM vs Herramienta de email marketing
El CRM (Customer Relationship Management) es la herramienta, o software, que permite gestionar los procesos de relación con los clientes, pero también la estrategia en si misma.
Es un sistema ayuda a gestionar las interacciones con clientes actuales y con los clientes potenciales.
El objetivo es doble.
Por un lado convertir a los clientes potenciales en clientes.
Y mantener el contacto con los clientes actuales para que vuelvan a comprar.
Aunque en realidad, el CRM cubre funciones más diversas:
- De ventas
- Marketing
- Atención al cliente
- Y comercio digital
El objetivo final, por supuesto es vender claro.
¿Y el email marketing?
El email marketing se utiliza también para almacenar contactos, y mantener una comunicación con ellos.
En esos aspectos una herramienta de email marketing es similar a un CRM.
Podemos verlo más o menos así:
- Un CRM organiza oportunidades de venta, tareas y seguimiento comercial.
- Una herramienta de email marketing organiza contactos, segmentación, automatización y medición para mejorar campañas de email.
Quizá la diferencia más importante es el seguimiento comercial.
Una herramienta de email marketing no suele hacer tanto énfasis en esta parte.
Señales que hacen evidente que necesitas un CRM de ventas potente
Hay situaciones en las que un CRM es imprescindible.
Pues de otra forma perderías cierta trazabilidad de los contactos, y cierto manejo en su evolución en el embudo de venta.
¿Cuáles son estas señales?
- Varias personas gestionan los leads a la vez y hay reasignaciones frecuentes.
- El lead pasa por diferentes fases que requieren diferente tratamiento de formas concretas
- Necesitas poder programar tareas como llamadas, reuniones y recordatorios para cada contacto
- Necesitas medir el rendimiento por vendedor, canal o etapa
Si todo esto forma parte de la operativa habitual de tu negocio, seguramente sí necesitas un software de CRM completo, pues suelen contar con funciones para gestionar esos procesos.
Pero, y esto es importante.
El CRM necesita que la comunicación se desarrolle, si los leads no van recibiendo comunicaciones, no avanzarán en el embudo.
Por eso, incluso con un sistema de ventas, el email marketing sigue siendo necesario.
El CRM te permitiría extraer el segmento concreto de contactos que estén en una fase del embudo determinada, y la herramienta de email marketing, enviar una campaña a esos contactos.
¿Cuándo te serviría con una herramienta de email marketing?
Como hemos visto un CRM responde a unas necesidades muy concretas.
Si lo que más necesitas es la parte de comunicación, una herramienta de email marketing podría ser más que suficiente en muchos casos:
- El tipo de lista, centrado principalmente en contactos, suscriptores y clientes. Es decir, no hay separaciones más difusas, como un cliente potencial bastante interesado.
- Tu proceso de venta no depende de un equipo comercial grande. Si no de contenidos y de contactar recurrentemente con los clientes potenciales.
- Acciones bastante lineales (no hay control de contactos que avanzan y retroceden en el embudo): newsletters, lanzamientos, embudos, nurturing y reactivación.
Es decir, principalmente lo que necesitas es gestionar contactos y enviarles mensajes relevantes.
No hay complejo proceso en el que los clientes potenciales avanzan y retroceden.
Una herramienta de email marketing normalmente es todo lo que necesitas si:
- Lo que necesitas es vender utilizando el email marketing
- Te sirve con saber qué emails ha recibido un contacto, y qué ha hecho con ellos (abrir, hacer clic)
- Es suficiente con crear automatizaciones sencillas
- No necesitas que varios comerciales gestionen la evolución de un mismo contacto
- Si te sirve con conocer las aperturas y clics
En estos casos, una herramienta de email te va a servir perfectamente.
No quiere decir que no puedas combinar ambas herramientas, un CRM y una herramienta de email.
De hecho en muchos casos, utilizar ambas será la mejor solución.
El marketing por email suele tener un ROI muy elevado, por lo que campañas de email masivo, bien segmentadas gracias a un CRM pueden tener mucha rentabilidad.
Cómo usar Mailrelay como CRM centrado en email marketing
Mailrelay es una herramienta de email marketing, sí.
Pero permite realizar las acciones básicas que esperarías de un CRM sencillo:
- Gestionar listas de contactos
- Segmentar por diferentes condiciones
- Automatizar embudos
- Y obtener estadísticas
¿Qué es lo que vamos a hacer?
Utilizar Mailrelay de forma que te permita segmentar, crear embudos y enviar emails personalizados.
· Primer paso: crea unos grupos básicos
En tu panel de Mailrelay puedes ir al menú Suscriptores – Grupos y crear los grupos que necesites, te voy a poner un ejemplo básico:
Aquí estamos haciendo una división básica por situación en un hipotético embudo de venta:
- Contactos nuevos: serían los contactos que justo acaban de registrarse, los que entran en el embudo
- Contactos interesados: podrían ser los que han hecho clic en un enlace concreto de alguna de tus campañas
- Contactos sin interés: podrían ser los contactos que no han hecho clic en un enlace concreto
Esta es una división básica, como ejemplo sencillo.
Puedes crear muchos más grupos que respondan a diferentes segmentaciones que ya tengas o que esperes ir realizando.
Estos grupos serían como una especie de lista, donde se almacenan los contactos para luego poder trabajar con ellos.
· Amplía información con campos personalizados
Los grupos te permiten hacer una división básica.
Pero puedes ampliar más información con los campos personalizados en el menú Suscriptores – Campos personalizados.
Como antes te pongo un ejemplo básico:
En este caso hemos creado cinco campos personalizados de tipo checkbox:
- Cliente recurrente
- Cliente
- Lead de alto potencial
- Lead de medio potencial
- Lead de bajo potencial
Estos son campos que te van a permitir ir etiquetando los contactos y su estado.
Por ejemplo si hay un contacto que valoras como «lead de alto potencial» lo puedes editar y marcarlo de esa forma:
Así este contacto quedaría marcado con ese valor.
¿Qué podrías hacer con este dato?
El siguiente paso.
· Segmenta tu lista basándote en el valor de los campos personalizados
En el menú Suscriptores – Segmentación encontrarás la herramienta de segmentación de Mailrelay.
Quizá no tan potente como la de un CRM dedicado, pero te va a servir para segmentar tus contactos a la perfección, para campañas de email.
Por ejemplo:
Esta herramienta te permite crear un segmento, o un grupo, en base a ciertas condiciones.
¿Cuál es la diferencia?
- Un segmento es dinámico, los contactos que cumplan la condición automáticamente entrarán en el segmento. Los que dejen de cumplirla saldrán.
- En el caso de los grupos, son estáticos, tendrán los contactos que cumplan la condición en el momento en que pulses «crear grupo».
En ambos casos te permite seleccionar y trabajar con los contactos que cumplen la condición, o condiciones, que hayas establecido.
Esta es la forma en que puedes crear campañas completamente personalizadas.
· También puedes importar los contactos con estos valores
Es posible que ya tengas externamente un listado de contactos con el valor de estos campos personalizados.
Por ejemplo si cuentas con un CRM es posible que puedas generar un fichero CSV con los campos que necesites y sus valores, e importar ese fichero directamente en Mailrelay.
Desde el menú Suscriptores – Importaciones.
El siguiente paso podría ser preparar una newsletter que contenga un enlace que, si lo pinchan puedas detectar el interés de los contactos.
Por ejemplo:
En este caso es una newsletter sencilla, que se enviaría a nuestro grupo de ejemplo «contactos nuevos» e incluye un enlace.
Podemos de nuevo hacer un segmento que compruebe los contactos que han hecho clic en el enlace demostrando su interés:
En este caso tenemos varias condiciones, y queremos que se cumplan «todas»:
- Que el suscriptor haya recibido un boletín concreto
- Considerando el grupo al que pertenece, para más seguridad
- Y que ha hecho clic
Así tendrías justo esos contactos.
· ¿Se puede automatizar un embudo que clasifique los contactos?
Sí, también puedes automatizar este proceso que hemos ido viendo.
Sería, simplificando, algo así:
¿Qué hace esta automatización?
- Se activa cuando un contacto es añadido al grupo «contactos nuevos»
- Envía un email «¿Te interesa nuestro último curso?»
- Espera un día (para que los contactos tengan tiempo de reaccionar a los emails)
- Y comprueba si ha hecho clic en el enlace que nos interesa o no
- Sí es que «sí» lo añade al grupo «Contactos interesados»
- Si no ha hecho clic, lo añade al grupo «Contactos sin interés»
De esta forma los contactos se van agregando a los grupos determinados, y así puedes trabajar con ellos en otras fases del embudo de venta.
No es exactamente un CRM pero puedes hacer muchas cosas.
Puedes automatizar muchas cosas:
- Automatizaciones de bienvenida
- Embudos paso a paso
- Recuperación de carritos (woocommerce)
- Emails de cumpleaños
- Etc.
· No olvides revisar las estadísticas
De todos tus envíos de email puedes conocer datos importantes como:
- Porcentaje de aperturas
- Porcentaje de clics
- Enlaces que mejor han funcionado (mapa de calor)
- Emails rebotados (para mantener tu lista limpia de forma automática)
- Número de bajas
- Quejas de spam
Toda esta información estadística mantiene tu lista lo más saludable posible, para que su efectividad no baje, y tus resultados sean lo mejor posible.
Además sabrás que llamadas a la acción son efectivas, qué enlaces son lo bastante visibles, qué asuntos funcionan y cuales no.
Información realmente útil para crear campañas de email que vendan.
· Utiliza un editor visual de arrastrar y soltar
El editor de emails de Mailrelay es muy sencillo de utilizar, simplemente arrastrar y soltar los elementos donde los quieras.
Este editor, seguramente es más potente que lo que tengas en un CRM normal.
De hecho incluso te permite disponer de zonas condicionales basadas en las variables, como pudimos ver aquí.
Al final, de la calidad del email depende que sea más fácil convencer a los contactos.
Un editor que tenga la potencia para crear mejores emails, te ayudará a vender.
Comparativa práctica: Mailrelay frente a otras opciones de email marketing
En esta mini comparativa de herramientas de email marketing vamos a mirar un punto clave:
- El volumen de emails que es posible enviar gratis
Es una comparativa muy sencilla:
· Mailrelay:
Permite enviar gratis hasta 80.000 emails al mes, a hasta 20.000 contactos, todos los meses.
Con soporte gratuito siempre disponible, por chat, email y teléfono.
· Mailjet:
hasta 6.000 emails al mes, con un máximo de 200 diarios. Además, indican soporte por ticket gratuito durante los primeros 30 días.
· MailerLite:
500 suscriptores y hasta 12.000 emails al mes en el plan free.
· Acumbamail:
2.000 correos al mes en la cuenta gratuita. A un máximo de 250 suscriptores.
· Brevo:
300 emails diarios.
· Mailchimp:
Hasta 250 contactos y 500 envíos al mes, con límite diario.
Soporte, solo por email y solo durante los 30 primeros días, luego solo disponible para cuentas de pago.
· Klaviyo:
Hasta 500 emails al mes en la cuenta gratuita y soporte durante 60 días.
¿Cómo pueden afectar estos límites a tu empresa?
Un límite diario bajo, por ejemplo, puede impedir un lanzamiento o una newsletter en el momento más necesario.
Lo mismo sucede con la falta de soporte, que siempre se hace evidente cuando más se necesita.
Preguntas frecuentes para decidir si necesitas un CRM
Para terminar vamos a hacer énfasis en este punto clave ¿herramienta de email marketing o CRM?
¿Mailrelay puede sustituir a un CRM?
En realidad puede cubrir las necesidades que la mayoría de pymes encuentran a diario:
- Base de datos
- Gestión de lista de contactos
- Segmentación
- Automatización
- Seguimiento por email
¿Y si ya tengo CRM de ventas, tiene sentido usar Mailrelay?
Sí, si quieres profesionalizar el email marketing.
Puedes usar tu herramienta de ventas para segmentar y Mailrelay para los envíos de los emails.
¿Qué tipo de negocio suele usar Mailrelay como «CRM de email marketing»?
Negocios cuya estrategia de venta requiere de múltiples impactos, con diversos tipos de contenido.
¿Qué necesito para empezar mi base de datos en Mailrelay?
Una lista, aunque sea pequeña, y dos o tres campos útiles que ayuden a segmentar.
Luego segmentas como hemos visto en este artículo y creas una bienvenida automatizada.
¿Qué gano con un enfoque de CRM aplicado al email marketing?
Ganas relevancia y repetición.
La mayoría de ventas no suceden en la primera interacción.
Son necesarios más impactos.
El email marketing te permite eso, impactar, interactuar, convencer.
¿Cualquier herramienta de email marketing serviría?
Antes de decidirte, te recomiendo que revises este artículo dónde evaluamos el ahorro de migrar a Mailrelay.