Você realmente precisa de um CRM? A Mailrelay poderia ser a solução

É obrigatório ter um CRM para o seu negócio? Quando vale a pena e quando pode ser um gasto inútil?

Como qualquer ferramenta para o seu negócio, tudo depende do proveito que você tira dela.

Se oferece utilidade, faz sentido; se representa apenas um gasto, não faz.

A pergunta então seria:

• O seu sistema precisa de um funil de vendas complexo com gestão de status dos clientes? Ou uma comunicação de vendas por email seria suficiente?

Se você precisa principalmente criar um relacionamento com os contatos, nutrir leads e vender por email, com a Mailrelay você teria mais do que o suficiente.

Sem complexidade desnecessária, apenas com o que você precisa.

Por que uma ferramenta de email marketing?

Porque, no final das contas, o que vende é o email. O email marketing continua sendo uma das ferramentas de marketing com o melhor ROI.

Se uma ferramenta de email marketing, como o Mailrelay, permite que você faça as gestões básicas com os seus contatos para convertê-los em clientes, pode ser que você não precise de mais nada.

CRM vs Ferramenta de email marketing

O CRM (Customer Relationship Management) é a ferramenta, ou software, que permite gerenciar os processos de relacionamento com os clientes, mas também a estratégia em si.

É um sistema que ajuda a gerenciar as interações com clientes atuais e com clientes potenciais.

O objetivo é duplo.

Por um lado, converter os clientes potenciais em clientes.

E manter o contato com os clientes atuais para que voltem a comprar.

Embora, na realidade, o CRM cubra funções mais diversas:

• De vendas
• Marketing
• Atendimento ao cliente
• E comércio digital

O objetivo final, é claro, é vender.

E o email marketing?

O email marketing também é utilizado para armazenar contatos e manter uma comunicação com eles.

Nesses aspectos, uma ferramenta de email marketing é semelhante a um CRM.

Podemos ver isso mais ou menos assim:

• Um CRM organiza oportunidades de vendas, tarefas e acompanhamento comercial.
• Uma ferramenta de email marketing organiza contatos, segmentação, automação e métricas para melhorar as campanhas de email.

Talvez a diferença mais importante seja o acompanhamento comercial.

Uma ferramenta de email marketing não costuma dar tanta ênfase a essa parte.

Sinais que tornam evidente que você precisa de um CRM de vendas potente

Existem situações em que um CRM é indispensável.

Caso contrário, você perderia certa rastreabilidade dos contatos e o controle sobre a evolução deles no funil de vendas.

Quais são esses sinais?

• Várias pessoas gerenciam os leads ao mesmo tempo e há reatribuições frequentes.
• O lead passa por diferentes fases que exigem tratamentos específicos de formas concretas
• Você precisa agendar tarefas como chamadas, reuniões e lembretes para cada contato
• Você precisa medir o desempenho por vendedor, canal ou etapa

Se tudo isso faz parte da rotina operacional do seu negócio, com certeza você precisa de um software de CRM completo, pois eles costumam ter funções para gerenciar esses processos.

Mas, e isso é importante.

O CRM precisa que a comunicação aconteça; se os leads não receberem comunicações, não avançarão no funil.

Por isso, mesmo com um sistema de vendas, o email marketing continua sendo necessário.

O CRM permitiria extrair o segmento específico de contatos que estão em uma determinada fase do funil, e a ferramenta de email marketing enviaria uma campanha para esses contatos.

Quando uma ferramenta de email marketing seria suficiente para você?

Como vimos, um CRM atende a necessidades muito específicas.

Se o que você mais precisa é da parte de comunicação, uma ferramenta de email marketing pode ser mais do que suficiente em muitos casos:

• O tipo de lista, focado principalmente em contatos, assinantes e clientes. Ou seja, não há divisões mais vagas, como um cliente potencial muito interessado.
• O seu processo de vendas não depende de uma grande equipe comercial. Mas sim de conteúdo e de entrar em contato recorrentemente com os clientes potenciais.
• Ações bastante lineares (não há controle de contatos que avançam e recuam no funil): newsletters, lançamentos, funis, nutrição e reativação.

Em outras palavras, o que você mais precisa é gerenciar contatos e enviar mensagens relevantes para eles.

Não há um processo complexo no qual os clientes potenciais avançam e recuam.

Uma ferramenta de email marketing normalmente é tudo o que você precisa se:

• O que você precisa é vender utilizando o email marketing
• É suficiente saber quais emails um contato recebeu e o que ele fez com eles (abrir, clicar)
• Basta criar automações simples
• Você não precisa que vários vendedores gerenciem a evolução de um mesmo contato
• Se apenas conhecer as aberturas e cliques já é suficiente para você

Nesses casos, uma ferramenta de email vai te atender perfeitamente.

Isso não significa que você não possa combinar ambas as ferramentas, um CRM e uma ferramenta de email.

De fato, em muitos casos, utilizar as duas será a melhor solução.

O email marketing costuma ter um ROI muito alto, por isso campanhas de email em massa, bem segmentadas com um CRM, podem ser muito lucrativas.

Como usar a Mailrelay como um CRM focado em email marketing

A Mailrelay é uma ferramenta de email marketing, sim.

Mas permite realizar as ações básicas que você esperaria de um CRM simples:

• Gerenciar listas de contatos
• Segmentar por diferentes condições
• Automatizar funis
• E obter estatísticas

O que vamos fazer?

Utilizar a Mailrelay de forma que permita segmentar, criar funis e enviar emails personalizados.

· Primeiro passo: crie alguns grupos básicos

No seu painel da Mailrelay, você pode ir ao menu Assinantes – Grupos e criar os grupos que precisar. Vou te dar um exemplo básico:

Aqui estamos fazendo uma divisão básica por situação em um hipotético funil de vendas:

• Contatos novos: seriam os contatos que acabaram de se cadastrar, os que entram no funil
• Contatos interessados: poderiam ser aqueles que clicaram em um link específico de alguma das suas campanhas
• Contatos sem interesse: poderiam ser os contatos que não clicaram em um link específico

Esta é uma divisão básica, como um exemplo simples.

Você pode criar muitos outros grupos que correspondam a diferentes segmentações que você já tenha ou que pretenda fazer.

Esses grupos seriam como uma espécie de lista, onde os contatos são armazenados para depois você poder trabalhar com eles.

· Amplie as informações com campos personalizados

Os grupos permitem que você faça uma divisão básica.

Mas você pode expandir as informações com os campos personalizados no menu Assinantes – Campos personalizados.

Como antes, vamos ver um exemplo básico:

Neste caso, criamos cinco campos personalizados do tipo checkbox:

• Cliente recorrente
• Cliente
• Lead de alto potencial
• Lead de médio potencial
• Lead de baixo potencial

Esses são campos que vão permitir que você vá etiquetando os contatos e o status deles.

Por exemplo, se houver um contato que você avalia como ‘lead de alto potencial’, você pode editá-lo e marcá-lo dessa forma:

Assim, esse contato ficaria marcado com esse valor.

O que você poderia fazer com esse dado?

O próximo passo.

· Segmente a sua lista com base no valor de campos personalizados

No menu Assinantes – Segmentação, você encontrará a ferramenta de segmentação da Mailrelay.

Talvez não seja tão potente quanto a de um CRM dedicado, mas vai servir perfeitamente para segmentar os seus contatos para campanhas de email.

Por exemplo:

Esta ferramenta permite que você crie um segmento, ou um grupo, com base em certas condições.

Qual é a diferença?

• Um segmento é dinâmico; os contatos que cumprirem a condição entrarão automaticamente nele. Os que deixarem de cumpri-la, sairão.
• No caso dos grupos, eles são estáticos; eles terão os contatos que cumprem a condição no momento exato em que você clica em ‘criar grupo’.

Em ambos os casos, a ferramenta permite selecionar e trabalhar com os contatos que cumprem a condição, ou condições, que você estabeleceu.

Esta é a maneira de criar campanhas completamente personalizadas.

· Você também pode importar os contatos com esses valores

É possível que você já tenha externamente uma lista de contatos com o valor desses campos personalizados.

Por exemplo, se você tiver um CRM, pode gerar um arquivo CSV com os campos que precisa e seus respectivos valores, e importar esse arquivo diretamente na Mailrelay.

No menu Assinantes – Importações.

· Prepare as suas newsletters

O próximo passo poderia ser preparar uma newsletter que contenha um link para que, se clicarem nele, você consiga detectar o interesse dos contatos.

Por exemplo:

Neste caso, é uma newsletter simples, que seria enviada para o nosso grupo de exemplo ‘contatos novos’ e inclui um link.

Podemos criar novamente um segmento que verifique os contatos que clicaram no link, demonstrando interesse:

Neste caso, temos várias condições e queremos que ‘todas’ sejam cumpridas:

• Que o assinante tenha recebido uma newsletter específica
• Considerando o grupo ao que pertence, para maior segurança
• E que tenha clicado

Dessa forma, você teria exatamente esses contatos.

· É possível automatizar um funil que classifique os contatos?

Sim, você também pode automatizar esse processo que analisamos.

Seria, de forma simplificada, algo assim:

O que esta automação faz?

• É ativada quando um contato é adicionado ao grupo ‘contatos novos‘
• Envia um email ‘Você tem interesse no nosso último curso?’
• Espera um dia (para que os contatos tenham tempo de reagir aos emails)
• E verifica se clicaram ou não no link
• Se for ‘sim‘, adiciona o contato ao grupo ‘Contatos interessados‘
• Se não tiver clicado, adiciona ao grupo ‘Contatos sem interesse‘

Dessa forma, os contatos vão sendo adicionados aos grupos determinados, e assim você pode trabalhar com eles em outras fases do funil de vendas.

Não é exatamente um CRM, mas você pode fazer muitas coisas.

Você pode automatizar muitas ações:

• Automações de boas-vindas
• Funis passo a passo
• Recuperação de carrinhos (WooCommerce)
• Emails de aniversário
• Etc.

· Não se esqueça de analisar as estatísticas

De todos os seus envios de email, você pode extrair dados importantes como:

• Porcentagem de aberturas
• Porcentagem de cliques (Taxa de clique)
• Links que funcionaram melhor (mapa de calor)
• Emails devolvidos/rejeitados (para manter a sua lista limpa de forma automática)
• Número de descadastros
• Reclamações de spam

Toda essa informação estatística mantém a sua lista o mais saudável possível, para que a eficácia não caia e os seus resultados sejam os melhores possíveis.

Além disso, você saberá quais chamadas para ação são eficazes, quais links estão visíveis o suficiente, quais assuntos funcionam e quais não.

Informações realmente úteis para criar campanhas de email que vendem.

· Utilize um editor visual drag & drop

O editor de emails da Mailrelay é muito simples de usar, basta arrastar e soltar os elementos onde você quiser.

Este editor certamente é mais potente do que o que você teria em um CRM normal.

Na verdade, até permite trabalhar com áreas condicionais baseadas em variáveis, como pudemos ver aqui.

No final, convencer os contatos com mais facilidade depende da qualidade do email.

Um editor que tenha a potência para criar emails melhores te ajudará a vender.

Comparativo prático: Mailrelay frente a outras opções de email marketing

Neste mini comparativo de ferramentas de email marketing, vamos analisar um ponto-chave:

• O volume de emails que é possível enviar gratuitamente

É uma comparação muito simples:

· Mailrelay:

Permite enviar gratuitamente até 80.000 emails por month para até 20.000 contatos, todos os meses.

Com suporte gratuito sempre disponível, por chat, email e ticket.

· Mailjet:

Até 6.000 emails por mês, com um máximo de 200 diários. Além disso, indicam suporte por ticket gratuito durante os primeiros 30 dias.

· MailerLite:

500 assinantes e até 12.000 emails por mês no plano gratuito.

· Acumbamail:

2.000 emails por mês na conta gratuita. Para um máximo de 250 assinantes.

· Brevo:

300 emails diários.

· Mailchimp:

Até 250 contatos e 500 envios por mês, com limite diário.

Suporte apenas por email e somente durante os primeiros 30 dias; depois, disponível apenas para contas pagas.

· Klaviyo:

Até 500 emails por mês na conta gratuita e suporte durante 60 dias.

Como esses limites podem afetar a sua empresa?

Um limite diário baixo, por exemplo, pode impedir um lançamento ou o envio de uma newsletter no momento em que for mais necessário.

O mesmo acontece com a falta de suporte, que sempre se faz notar quando você mais precisa.

Perguntas frequentes para decidir se você precisa de um CRM

Para finalizar, vamos enfatizar este ponto-chave: ferramenta de email marketing ou CRM?

A Mailrelay pode substituir um CRM?

Na realidade, ela pode cobrir as necessidades que a maioria das PMEs encontra no dia a dia:

• Base de dados
• Gestão de lista de contatos
• Segmentação
• Automação
• Acompanhamento por email

E se eu já tiver um CRM de vendas, faz sentido usar a Mailrelay?

Sim, se você quiser profissionalizar o email marketing.

Você pode usar a sua ferramenta de vendas para segmentar e a Mailrelay para os envios dos emails.

Que tipo de negócio costuma usar a Mailrelay como um ‘CRM de email marketing’?

Negócios cuja estratégia de vendas exige múltiplos impactos, com diversos tipos de conteúdo.

O que eu preciso para começar a minha base de dados na Mailrelay?

Uma lista, mesmo que pequena, e dois ou três campos úteis que ajudem a segmentar.

Depois, você segmenta como vimos neste artigo e cria uma mensagem de boas-vindas automatizada.

O que eu ganho com uma abordagem de CRM aplicada ao email marketing?

Você ganha relevância e repetição.

A maioria das vendas não acontece na primeira interação.

São necessários mais impactos.

O email marketing permite justamente isso: impactar, interagir, convencer.

Qualquer ferramenta de email marketing serviria?

Antes de se decidir, recomendo que você leia este artigo onde avaliamos a economia de migrar para a Mailrelay.