CRM e email marketing: como integrá-los passo a passo (com 6 fluxos para copiar)

Já aconteceu de um cliente se descadastrar da sua newsletter e, uma semana depois, um vendedor escrever para ele oferecendo a mesma coisa?

Acontece mais do que parece. Isso ocorre quando o CRM e o email marketing vivem cada um no seu canto.

O CRM sabe quem é cada contato e em que ponto da venda ele está. A ferramenta de email sabe quem abre, quem clica e quem se descadastrou.

Separados, cada um vê só metade do filme. Unir CRM e email marketing mostra o filme completo.

Neste guia, você vai ver como conectar os dois e quais dados devem passar de um para o outro. E também quais CRMs se encaixam melhor.

E, no final, você tem 6 fluxos de CRM e email marketing que pode montar ainda esta semana.

Por que conectar seu CRM ao email marketing?

Um CRM organiza o relacionamento com cada cliente: dados, oportunidades, ligações e tarefas. Uma ferramenta de email marketing envia mensagens para muitos contatos ao mesmo tempo e mede o que eles fazem com elas.

Quando trabalham juntos, você ganha três coisas.

Menos trabalho manual. Ninguém precisa exportar uma planilha toda segunda-feira para subir os novos leads para a lista.

Mensagens mais oportunas. Um contato que vira cliente deixa de receber emails de captação e passa a receber os de boas-vindas.

Melhor acompanhamento comercial. O vendedor sabe quais contatos clicaram na última campanha e para quem ligar primeiro.

A integração entre CRM e email marketing não precisa ser complexa. Hoje dá para montá-la sem programar em uma tarde.

Quais dados devem passar do CRM para o email marketing (e vice-versa)

Antes de conectar qualquer coisa, decida quais informações você precisa em cada lado. Sincronizar tudo enche as fichas de campos que ninguém usa.

Esta tabela resume os dados mais úteis e para onde eles devem ir.

No Mailrelay, os dados do CRM são armazenados em campos personalizados.

A etapa do funil costuma funcionar melhor como grupo de assinantes, porque as automações são ativadas quando alguém entra em um grupo.

Uma regra simples evita muita confusão ao unir CRM e email marketing: cada dado tem um dono.

O CRM manda na etapa e nos dados comerciais. A ferramenta de email manda nos descadastros e na atividade dos envios.

4 formas de conectar seu CRM ao email marketing

Há quatro caminhos para conectar um CRM ao Mailrelay. Você pode combiná-los.

1. Make: a opção sem código

O Make é uma plataforma de automação sem código. Você conecta dois aplicativos com blocos visuais: “quando isto acontecer no CRM, faça isto no Mailrelay”.

O app do Mailrelay no Make tem 11 módulos. Com eles, você pode criar ou atualizar assinantes, criar e gerenciar grupos, consultar um contato ou reenviar o email de confirmação.

E, se precisar de algo mais, há um módulo para fazer qualquer chamada à API.

O Make também tem módulos para os CRMs mais usados, como HubSpot, Pipedrive, Salesforce ou Zoho CRM. Por isso, é o caminho mais rápido para unir seu CRM ao email marketing.

Há até um modelo pronto que cria um assinante no Mailrelay sempre que um novo contato entra no HubSpot.

Atenção: o app do Mailrelay no Make só tem ações, não gatilhos.

Para o caminho de volta (do Mailrelay para o CRM), usam-se os webhooks, que você verá na forma 3.

2. API REST: a opção sob medida

A API do Mailrelay permite ler e gravar quase tudo o que há na sua conta a partir de outro programa. A autenticação é feita com uma chave que você cria nas configurações da sua conta.

Para uma integração com o CRM, os recursos mais úteis são os assinantes, os grupos, as tags e os campos personalizados. Você também pode consultar as campanhas enviadas, os descadastros e os bounces.

A API aceita até 250 requisições a cada 5 minutos em todos os planos. Para sincronizações grandes, há uma função batch que agrupa até 500 operações em uma única chamada.

É o caminho lógico se o seu CRM foi desenvolvido internamente ou é um ERP, ou se você já tem alguém técnico na equipe. Também quando você quer que a conexão entre seu CRM e o email marketing faça algo que o Make não cobre.

3. Webhooks: para o CRM ficar sabendo na hora

Um webhook é um aviso automático que o Mailrelay envia para outro sistema quando algo acontece. Eles são configurados em Configurações > Notificações de eventos.

Você pode receber avisos de cadastros, de descadastros e do status dos SMS. Assim, quando alguém se descadastra a partir de uma newsletter, seu CRM fica sabendo no mesmo instante. É a peça que fecha o ciclo entre CRM e email marketing.

O aviso pode ir direto para o seu CRM ou para um cenário do Make, que depois atualiza a ficha do contato.

Você encontra o passo a passo no nosso guia de webhooks para conectar seus assinantes ao seu CRM.

As automações do Mailrelay também podem disparar um webhook como uma de suas etapas. Isso abre as portas para fluxos como “se clicar, avise o CRM”.

4. Importar um CSV: a opção manual

A mais simples. Você exporta os contatos do CRM para um arquivo CSV e o importa no Mailrelay, associando cada coluna ao seu campo.

Serve para a primeira carga do seu CRM no email marketing, ou se a sua base muda pouco. Mas não é uma integração: cada importação é uma foto estática e os descadastros não voltam sozinhos para o CRM.

E enviar os emails pelo próprio CRM?

Alguns CRMs permitem enviar emails individuais a partir da ficha do cliente com um servidor SMTP externo. Você pode usar o SMTP do Mailrelay para que esses emails tenham boa entregabilidade.

Atenção: esses são emails transacionais ou individuais, não campanhas. Para newsletters e sequências, a integração entre CRM e email marketing que você procura são os três primeiros caminhos.

Quais CRMs se integram melhor ao email marketing

Não existe um CRM que seja o melhor para todos. Para combinar CRM e email marketing, importa mais ter bons caminhos de conexão do que uma longa lista de funções.

Esta tabela resume as opções mais comuns em pequenas e médias empresas e como elas se conectam ao Mailrelay.

Se você ainda está escolhendo, neste guia explicamos como escolher um CRM de vendas de acordo com o seu processo comercial. Se preferir começar sem custo, aqui estão 8 opções de CRM grátis com seus limites.

E, se você tem poucos clientes, talvez nem precise de um. Veja como usar o Mailrelay como um CRM focado em email marketing com grupos, campos e segmentos.

6 fluxos de CRM e email marketing que você pode copiar

Estes são os fluxos de CRM e email marketing que trazem mais resultado. Cada um indica o que o ativa, o que faz e com qual caminho é montado.

1. Novo lead no CRM → email de boas-vindas

O lead recebe suas boas-vindas em minutos, não dias depois. Quando um novo contato entra no CRM, o Make o cria no Mailrelay dentro do grupo “Novos leads”.

Esse grupo ativa uma automação com um email de boas-vindas e, dias depois, um ou dois emails com o seu melhor conteúdo.

• Gatilho: novo contato no CRM.
• Caminho: Make.
• Requisito: que o contato tenha dado permissão para receber emails.

2. Oportunidade ganha → onboarding do cliente

Quem acabou de comprar não deveria continuar recebendo emails de captação. Quando o vendedor marca a oportunidade como ganha, o Make tira o contato do grupo “Leads” e o coloca em “Clientes”.

Ao entrar nesse grupo, começa uma sequência de onboarding de clientes: primeiros passos, recursos e a quem pedir ajuda.

3. Descadastro no Mailrelay → aviso ao CRM

Os descadastros têm prioridade, e o CRM precisa saber disso. Configure um webhook de descadastros que atualize a ficha do contato com um campo “Não enviar marketing”.

Assim, nenhum vendedor o inclui em uma campanha a partir de outra ferramenta.

É o que evita a situação do início deste guia e ajuda a manter baixas a sua taxa de descadastro e a sua reputação.

4. Clique em um link → tarefa para o vendedor

Um clique em “Ver preços” é um sinal de compra. Crie uma automação no Mailrelay: envie o email, espere um dia e verifique se o contato clicou nesse link.

Se clicou, a automação o adiciona ao grupo “Interessados” e dispara um webhook. O CRM recebe o aviso e cria uma tarefa de ligação. É uma versão simples de lead scoring.

Este fluxo precisa do rastreamento de cliques. No Mailrelay, ele está incluído no plano gratuito e no Enterprise, mas não no Standard.

5. Cliente sem compras em 6 meses → reativação

Recuperar um cliente custa menos do que conquistar um novo. Se o seu CRM guarda a data da última compra, o Make pode passá-la para um campo personalizado do Mailrelay.

Com esse campo, você cria um segmento de clientes inativos e envia a eles uma campanha de reativação com um motivo para voltar.

6. Oportunidade perdida → nutrição a longo prazo

Um “agora não” nem sempre é um “nunca”. Quando uma oportunidade é perdida por orçamento ou por timing, o contato passa para o grupo “Nutrição”.

Lá, ele recebe sua newsletter mensal com casos e novidades. É lead nurturing sem esforço para a equipe comercial. Se ele voltar a demonstrar interesse, o fluxo 4 detecta.

Boas práticas para personalizar emails com os dados do CRM

Conectar seu CRM ao email marketing é metade do trabalho. A outra metade é usar bem os dados.

Peça permissão antes de sincronizar. Um contato estar no seu CRM não significa que ele aceitou receber suas campanhas.

Sincronize apenas quem deu consentimento, de preferência com double opt-in. Revise as normas do RGPD e da LSSI para o email marketing se tiver dúvidas.

Sincronize apenas o que você vai usar. Cinco campos bem preenchidos valem mais do que trinta meio vazios. Se um dado não muda nenhum email, deixe-o no CRM.

Personalize com bom senso. Usar o nome e a empresa funciona. Mas mencionar dados que o contato não lembra de ter informado incomoda. Você encontra ideias no nosso artigo sobre personalização no email marketing.

Segmente por etapa, não só por dados. Um lead, uma oportunidade aberta e um cliente precisam de mensagens diferentes. A segmentação por etapa é a principal vantagem de unir CRM e email marketing.

Respeite os descadastros nos dois sentidos. Se alguém se descadastrar, não deixe que volte para a lista na próxima sincronização.

A lista de supressão do Mailrelay protege você desse erro.

Teste com poucos contatos. Antes de ativar um fluxo para toda a base, rode-o com dez contatos de teste e confira se os dados chegam corretamente.

Como o Mailrelay ajuda você

O Mailrelay é uma ferramenta pensada para unir seu CRM e o email marketing, ou para funcionar como um CRM leve se você ainda não tem um.

• Plano gratuito permanente: até 80.000 emails por mês e 20.000 contatos, sem cartão.
• Integrações: Make, API REST em todos os planos e webhooks de cadastros, descadastros e SMS.
• Grupos, campos e automações: para guardar a etapa do funil e ativar sequências quando ela muda.
• Rastreamento de aberturas e cliques: no plano gratuito e no Enterprise, para saber quem está interessado.
• Suporte humano em todos os planos, para ajudar você a montar a integração.

Se quiser ir um passo além, você também pode conectar o Mailrelay ao ChatGPT e ao Claude e pedir dados da sua conta em linguagem natural.

Você encontra o resto nas funcionalidades do Mailrelay e na página de preços.

Por onde começar

Não é preciso montar todos os fluxos de CRM e email marketing de uma vez. Comece pelo 1 e pelo 3: boas-vindas automáticas para os novos leads e descadastros que voltam para o CRM.

Com esses dois, seu CRM e o email marketing já conversam nas duas direções. Quando estiverem funcionando, adicione o resto.

Perguntas frequentes sobre CRM e email marketing

Estas são as dúvidas mais comuns ao integrar CRM e email marketing.

O que é um CRM de email marketing?

É a combinação de um CRM, que gerencia o relacionamento com cada cliente, e uma ferramenta de email marketing conectada a ele.

O CRM fornece os dados e a etapa de cada contato, e a ferramenta de email envia as campanhas e devolve a atividade.

Qual é a diferença entre um CRM e um sistema de email marketing?

O CRM serve para gerenciar contatos, oportunidades e tarefas comerciais, quase sempre um a um.

O sistema de email marketing serve para enviar campanhas para muitos contatos ao mesmo tempo e medir aberturas, cliques e descadastros. Por isso, o mais comum é usar um CRM com email marketing conectado, e não escolher um dos dois.

Como posso usar um CRM e as bases de dados existentes para melhorar os resultados do email marketing?

Passe para o email marketing a etapa do funil e dois ou três dados úteis, como o setor ou a data da última compra.

Com eles, você pode segmentar, enviar mensagens diferentes para leads e clientes e reativar quem está há tempo sem comprar.

Posso conectar meu CRM ao Mailrelay sem programar?

Sim. Com o Make, você conecta HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Zoho CRM e muitos outros com blocos visuais. Para o caminho de volta, os webhooks do Mailrelay são configurados pelo painel, sem código.

Posso enviar os emails do CRM pelo Mailrelay?

Sim, se o seu CRM permitir usar um servidor SMTP externo.

No plano gratuito, o envio transacional por SMTP e API tem um teste de 30 dias e depois custa 14,95 € por mês. Nos planos Standard e Enterprise, ele está incluído.