Email marketing para centros de formação e academias

O email marketing para centros de formação e academias permite acompanhar uma pessoa desde o momento em que demonstra interesse por um curso até que se matricule, participe, termine a formação e volte a confiar no centro. A chave está em enviar a mensagem certa de acordo com o momento em que cada contato se encontra.

Uma academia tem ainda uma vantagem particular: conta com muitos motivos legítimos para manter uma conversa contínua com sua comunidade. Novas turmas, vagas disponíveis, mudanças de horário, conteúdos formativos, webinars, eventos, certificações, recursos gratuitos ou cursos relacionados geram oportunidades de comunicação durante todo o ano.

Por isso, uma estratégia de email marketing bem planejada pode servir tanto para captar novos alunos quanto para melhorar o relacionamento com quem já estudou com você.

O que é o email marketing para centros de formação?

O email marketing para centros de formação consiste em usar o e-mail para informar, educar, captar e fidelizar alunos potenciais e atuais por meio de campanhas planejadas, segmentadas e, quando fizer sentido, automatizadas.

A diferença em relação a enviar uma newsletter genérica está na organização do público. Uma pessoa que acabou de baixar o programa de um curso precisa de uma comunicação diferente de quem já solicitou informações sobre horários. E um aluno que está terminando uma formação pode estar interessado em um curso avançado que não faria sentido oferecer a alguém que ainda está comparando opções.

Por isso, o primeiro passo não é desenhar o e-mail. É decidir quais informações você precisa conhecer dos seus contatos para poder enviar comunicações relevantes.

Por que uma academia deveria usar email marketing?

O e-mail se encaixa especialmente bem no setor educacional porque a decisão de se matricular raramente ocorre em um único contato.

Um potencial aluno pode visitar a página de um curso, consultar o preço, baixar uma ementa, falar com um consultor e deixar a matrícula para algumas semanas depois. Se você não voltar a contatar essa pessoa, fica dependendo de que ela se lembre da sua academia e volte por conta própria.

O e-mail permite manter essa conversa aberta.

Além disso, as academias costumam trabalhar com calendários bem específicos. Há períodos de captação antes de setembro, turmas extraordinárias, cursos intensivos, matrículas que se encerram em datas determinadas e programas que se repetem várias vezes ao ano. Essa natureza cíclica facilita o planejamento de campanhas e automações.

Quais objetivos você pode alcançar com uma estratégia de email marketing educacional

Antes de preparar campanhas, defina o que você quer alcançar. Uma mesma base de dados pode ser usada para objetivos muito diferentes, mas cada um precisa de mensagens e métricas próprias.

Você pode usar o e-mail para captar solicitações de informação, aumentar as matrículas de uma turma, preencher vagas de última hora ou impulsionar a inscrição em uma formação online. Você também pode usá-lo para reduzir o abandono, manter contato com ex-alunos e gerar novas oportunidades de venda por meio de cursos complementares.

E há um objetivo menos visível que costuma ter muito valor: transformar a base de dados em um ativo próprio. Quando uma pessoa aceita receber comunicações do seu centro, você pode manter o relacionamento sem depender de uma rede social voltar a mostrar uma publicação para ela.

Como segmentar os contatos de uma academia

A segmentação é um dos pontos em que o email marketing para centros de formação pode fazer uma diferença notável.

Em vez de guardar apenas o nome e o e-mail, você pode organizar as informações relevantes para o seu negócio. Por exemplo, você poderia distinguir entre interessados, alunos atuais e ex-alunos; separar formação presencial de online; registrar áreas de interesse; identificar níveis de experiência ou diferenciar pessoas interessadas em determinadas turmas.

Você não precisa pedir todos esses dados no primeiro formulário. Aliás, quanto mais campos obrigatórios você incluir, mais fricção você introduz. É preferível começar com os dados que você realmente vai usar e enriquecer o perfil quando houver um motivo para isso.

Com os campos personalizados e a segmentação da Mailrelay você pode usar as informações do contato para personalizar mensagens e criar segmentos específicos.

Segmentos úteis para uma academia

Uma segmentação simples pode partir de cinco grupos: pessoas interessadas que ainda não se matricularam, alunos ativos, ex-alunos, contatos inativos e leads interessados em uma formação específica.

A partir daí, você pode refinar. Por exemplo, se uma academia ensina idiomas, pode fazer sentido distinguir entre inglês, francês e alemão, além de separar níveis. Se oferece formação profissional, pode segmentar por área de formação, modalidade e turma.

A regra prática é simples: cada segmento deveria permitir que você tome uma decisão de comunicação.

Quais e-mails um centro de formação pode enviar

Uma estratégia sólida combina campanhas pontuais com comunicações automatizadas. Assim, você evita que toda a atividade dependa de alguém da equipe se lembrar de preparar e enviar o próximo e-mail.

Email de boas-vindas

É o primeiro contato depois do registro e serve para confirmar a inscrição, explicar o que a pessoa vai receber e orientar o próximo passo.

Se alguém se registrou para baixar o programa de um curso, você pode aproveitar esse momento de interesse para apresentar outros recursos relacionados ou explicar como solicitar informações.

Campanhas de captação de alunos

Quando se aproxima uma nova turma, você pode criar uma sequência que responda às dúvidas habituais: o que se aprende, para quem é pensada a formação, modalidade, duração, horários, preço, financiamento (se existir) e data de início.

A informação deve avançar. Repetir o mesmo argumento em cinco e-mails costuma agregar pouco.

Lembretes de matrícula

Quando se aproxima o encerramento das inscrições, o e-mail pode lembrar o prazo final e resolver as objeções que ainda travam a decisão.

Um bom lembrete é concreto. Se restam poucas vagas, a informação deve ser verdadeira; se a matrícula termina em uma data determinada, indique-a claramente.

E-mails durante a formação

O e-mail não desaparece quando a matrícula acontece. Você pode usá-lo para enviar lembretes de sessões, materiais, mudanças organizacionais, recursos complementares ou informações relacionadas à experiência do aluno.

Em formações online, além disso, pode fazer parte da jornada de aprendizagem.

Campanhas de renovação e formação avançada

Quando um aluno termina um curso, você tem uma oportunidade natural de continuar o relacionamento. Você pode recomendar uma formação de nível superior, uma especialização ou um programa complementar se houver uma relação razoável com o que o aluno já estudou.

Aqui a segmentação é especialmente útil porque permite evitar recomendações genéricas.

Automações que economizam trabalho para uma academia

A automação permite transformar ações habituais em jornadas que são executadas sem intervenção constante.

Imagine que uma pessoa se registra para receber informações sobre um curso. Você pode enviar imediatamente uma mensagem de boas-vindas, esperar alguns dias e continuar com informações sobre o programa. Se ela clicar em determinados conteúdos, pode entrar em um segmento mais específico. Se não interagir, você pode tentar outra abordagem.

Na Mailrelay você pode criar automações de e-mail para esse tipo de jornada e usar condições relacionadas à atividade dos contatos.

Uma sequência simples poderia ser:

1. Registro e boas-vindas.
2. Entrega do recurso ou informação solicitada.
3. Conteúdo que ajude a avaliar o curso.
4. Convite para tirar dúvidas ou solicitar informações.
5. Lembrete da turma.
6. Acompanhamento posterior.

Nem todas as academias precisam de seis mensagens. A jornada deve se adaptar ao ciclo comercial e à duração de cada formação.

O calendário de uma campanha para lotar um curso

Sim, o momento do envio importa, mas importa ainda mais a distância em relação à data de início do curso.

Se uma turma começa em outubro, você pode trabalhar desde semanas antes com conteúdos que ajudem a avaliar a formação. Depois você pode introduzir informações práticas e, conforme a data se aproxima, concentrar a comunicação na inscrição.

Um centro que repete cursos pode transformar esse calendário em um sistema. Depois de cada edição, analise quais assuntos, conteúdos e chamadas para ação geraram mais interação e use os dados para preparar a próxima turma.

Se você quiser ver esse calendário detalhado passo a passo, no nosso guia sobre como planejar o calendário de envios de uma turma você encontra as seis fases, um exemplo com datas para um prazo de 30 dias e os assuntos que funcionam melhor em cada momento.

Como escrever e-mails que conquistem matrículas

Um e-mail educativo não precisa parecer um anúncio permanente.

Comece por uma ideia concreta. Se o objetivo é promover um curso de Excel avançado, por exemplo, você pode abordar um problema que o curso resolve antes de apresentar a inscrição. O conteúdo funciona como ponte para a oferta.

Também vale reduzir a fricção. Um leitor deveria entender rapidamente que curso é, para quem é pensado, quando começa e o que precisa fazer se quiser continuar.

O assunto merece uma atenção especial. Em vez de tentar criar mistério a qualquer preço, teste abordagens diferentes e meça qual consegue melhores resultados com o seu público.

Com os testes A/B da Mailrelay você pode comparar variantes de assuntos ou remetentes e usar os dados das campanhas para tomar decisões posteriores.

Personalização: além de colocar o nome

Escrever “Olá, Marta” pode ser útil, mas a personalização interessante acontece quando o conteúdo ou a proposta mudam de acordo com os dados disponíveis.

Se você sabe que um contato está interessado em formação online, pode mostrar cursos dessa modalidade para ele. Por exemplo, se o contato terminou um nível básico, você pode comunicar uma formação avançada relacionada. Se ele veio de uma campanha específica, você pode adaptar a mensagem a esse contexto.

A Mailrelay permite usar variáveis dinâmicas e segmentação para trabalhar esse tipo de comunicação.

Como medir o email marketing de uma academia

As aberturas e os cliques são úteis, mas o responsável de marketing precisa conectar esses dados com o negócio.

Você pode começar observando a interação com os e-mails e avançar para indicadores como solicitações de informação, registros em um evento, matrículas atribuídas a uma campanha ou receita gerada.

Os relatórios em tempo real também ajudam a detectar rapidamente quais elementos estão funcionando. A Mailrelay oferece estatísticas de campanhas e mapas de cliques para analisar o comportamento dos destinatários e ajustar futuras comunicações.

Porque uma campanha não termina quando você clica em “enviar”.

Métricas que vale a pena acompanhar

Para uma academia, algumas métricas especialmente úteis são a taxa de cliques, os descadastramentos, os bounces, as conversões de cada formulário, as solicitações de informação e, quando possível, as matrículas associadas a uma campanha.

Também vale comparar resultados por segmento. Uma campanha pode funcionar muito bem entre ex-alunos e pior entre leads novos. Se você olhar apenas para a média, pode perder essa informação.

Captação: como fazer crescer a base de dados

O crescimento da lista deveria estar conectado a ações que o seu público já realiza.

Você pode colocar formulários nas páginas de cada curso, oferecer recursos para download, criar páginas específicas para eventos informativos ou usar landing pages vinculadas a campanhas publicitárias.

No WordPress, por exemplo, você pode integrar formulários de inscrição da Mailrelay ao seu site. Consulte o guia para adicionar um formulário de inscrição da Mailrelay no WordPress para conhecer diferentes formas de fazer isso.

A página de registro também pode ajudar você a coletar informações úteis para segmentar depois.

Conformidade e qualidade da base de dados

Uma base de dados grande não é necessariamente uma boa base de dados.

Na Espanha, as comunicações comerciais por e-mail estão sujeitas à legislação aplicável. A Lei 34/2002 estabelece, de forma geral, que as comunicações publicitárias ou promocionais por e-mail devem ter sido previamente solicitadas ou expressamente autorizadas, com as exceções previstas em lei; além disso, prevê mecanismos simples e gratuitos para se opor ou revogar o consentimento. Consulte o artigo 21 da LSSI no BOE.

Por isso, use formulários claros, conserve as informações necessárias sobre as inscrições e sempre facilite o cancelamento das comunicações comerciais.

Além disso, manter a lista limpa ajuda a cuidar da entregabilidade. Os contatos que não interagem mais podem ser analisados e, dependendo do caso, incluídos em campanhas de reativação antes de decidir se vale a pena parar de enviar e-mails para eles.

O que uma ferramenta de email marketing deve oferecer para uma academia

A escolha da plataforma depende do tamanho da base, do volume de envios, das integrações e da complexidade das jornadas. Entre as ferramentas conhecidas do mercado estão Mailjet, MailerLite, Acumbamail, Brevo, Mailchimp, Klaviyo e Mailrelay.

Para um centro de formação, além do preço, vale revisar se a plataforma permite segmentar contatos, automatizar jornadas, realizar testes A/B, personalizar conteúdos, analisar resultados e integrar-se com o site e outros sistemas.

O suporte também importa. Quando uma campanha de matrícula coincide com um prazo final, resolver um problema rapidamente pode ter mais valor do que uma funcionalidade que você quase não vai usar.

Por que usar a Mailrelay para email marketing em centros de formação?

Na Mailrelay, projetamos a plataforma para que você possa gerenciar campanhas de email marketing sem precisar de uma infraestrutura técnica complexa.

Nossa conta gratuita permite enviar até 80.000 e-mails por mês para um máximo de 20.000 contatos, o que oferece margem suficiente para que muitas academias trabalhem sua base de dados sem começar com um investimento elevado. Além disso, o suporte técnico está incluído nas contas e você pode entrar em contato com especialistas por telefone, chat e tickets.

Você conta com segmentação, campos personalizados, automações e testes A/B para construir jornadas adaptadas a cada tipo de aluno. O editor visual facilita a criação de newsletters e também incorpora funções de redação assistida por IA.

A isso se somam estatísticas em tempo real, mapas de cliques e ferramentas voltadas para melhorar a entregabilidade. Se a sua academia já tem um site em WordPress ou precisa conectar o e-mail com outros sistemas, você pode trabalhar com integrações, plugin de WordPress e API REST.

Você pode conhecer a Mailrelay e criar sua conta gratuita e começar a construir uma estratégia adaptada ao ciclo dos seus cursos.

Um exemplo de estratégia de email marketing para uma academia

Suponha que você gerencia uma academia que oferece cursos de idiomas e abre matrícula para uma nova turma de inglês B2.

Uma pessoa chega à página do curso e deixa seu e-mail para receber o programa. Esse dado permite identificar seu interesse por uma formação específica. A primeira mensagem entrega a informação solicitada e explica os próximos passos.

Nos dias seguintes, a academia pode enviar conteúdo relacionado ao nível B2, resolver dúvidas frequentes e apresentar a metodologia do curso. Se a pessoa clicar nas informações sobre horários presenciais, pode receber posteriormente comunicações específicas sobre essa modalidade.

Quando se aproxima a data de encerramento da matrícula, a campanha muda de foco. A mensagem deixa de explicar o curso de forma geral e passa a focar na turma específica, na data de início e no processo de inscrição.

Depois da matrícula, o contato passa para outra jornada. Ele não precisa mais receber mensagens de captação como se ainda fosse um lead. Pode receber informações úteis para começar a formação e, mais adiante, propostas relacionadas ao próximo nível.

Essa mudança de contexto é justamente o que faz com que uma estratégia automatizada seja mais útil do que enviar a mesma newsletter para toda a base.

Perguntas frequentes sobre email marketing para centros de formação e academias

Que tipo de e-mails uma academia pode enviar?

Pode enviar newsletters, campanhas de captação, convites para eventos, lembretes de matrícula, comunicações para alunos, conteúdos educativos, pesquisas e campanhas de renovação, sempre respeitando a base legal aplicável a cada comunicação.

Como conseguir alunos por meio do email marketing?

Comece captando contatos por meio de formulários e recursos relacionados aos seus cursos. Depois, segmente por interesse e acompanhe cada lead com informações úteis, argumentos relacionados à formação e chamadas para ação claras. O objetivo é facilitar a decisão de matrícula e medir quais campanhas geram resultados.

Quantos e-mails uma academia deveria enviar?

Não existe uma frequência universal. Depende do ciclo de matrícula, da duração dos cursos e do tipo de relacionamento que você mantém com os contatos. Uma academia que só envia promoções pode saturar rapidamente seu público; outra que combina informações úteis, conteúdos e comunicações comerciais pode manter um relacionamento mais constante.

É possível automatizar o acompanhamento dos alunos?

Sim. Você pode criar automações ativadas por registros, ações ou condições dos contatos. Isso permite preparar mensagens de boas-vindas, acompanhamento, lembretes e jornadas posteriores sem gerenciar cada envio manualmente.

Quais dados vale a pena guardar de cada aluno potencial?

No mínimo, os dados necessários para identificar e contatar a pessoa e as informações que tenham utilidade real para segmentar. Pode ser o curso de interesse, modalidade, nível, turma ou origem do registro. Evite coletar dados que depois você não vai usar.

O email marketing também serve para cursos online?

Sim. Na formação online, pode se integrar com a captação, o processo de matrícula, os lembretes, o acompanhamento durante o curso e a promoção de novas formações.

Transforme sua base de contatos em um relacionamento educativo

O email marketing para centros de formação e academias funciona melhor quando deixa de ser entendido como uma sucessão de promoções e passa a fazer parte da jornada do aluno.

Sua base de dados contém pessoas em momentos diferentes. Algumas estão descobrindo sua oferta; outras comparam cursos; outras já estudam com você e algumas terminaram há meses. Se todas recebem exatamente a mesma mensagem, você desperdiça boa parte dessa informação.

Segmente, automatize o repetitivo, teste abordagens diferentes e meça o que acontece depois do clique.

E use uma plataforma que possa acompanhar esse processo sem adicionar complexidade desnecessária. Com a Mailrelay, você pode começar com até 80.000 e-mails por mês e 20.000 contatos na conta gratuita, enquanto conta com ferramentas de segmentação, automação, personalização, testes A/B e análise para fazer sua estratégia evoluir.