Provedor de email: o que é, os mais usados e a diferença para um ESP
O que é, quais são os mais usados e como se diferencia de um ESP
Um provedor de email é a empresa que oferece uma conta de email e os servidores para enviar, receber e armazenar suas mensagens: Gmail, Outlook ou Yahoo Mail, por exemplo.
Se você envia campanhas de email marketing, vale a pena saber como eles funcionam, porque os filtros deles decidem se seus emails chegam à caixa de entrada ou à pasta de spam.
O que são os provedores de email?
Os provedores de email são empresas que oferecem os recursos técnicos e os meios necessários para criar uma conta de email e, com isso, poder enviar e receber emails.
Quando é preciso fazer campanhas de envio em massa, é necessário ter muito cuidado na escolha do provedor de email, pois parte do sucesso dos envios depende dessa empresa.
Existem muitos provedores de email, alguns pagos e outros gratuitos. Entre os gratuitos, os mais populares são Gmail, Yahoo!, Outlook (Hotmail), GMX Mail e Zoho.
Provedor de email ou ESP?
As duas expressões costumam ser confundidas, mas não são a mesma coisa. O provedor de email oferece a caixa postal onde você recebe e envia seus emails do dia a dia. O ESP (email service provider) é a plataforma que as empresas usam para enviar campanhas e newsletters para muitos contatos ao mesmo tempo.
| Provedor de email | ESP ou plataforma de envio | |
|---|---|---|
| Para que serve | Enviar e receber seus emails pessoais ou de trabalho | Enviar campanhas, newsletters e emails automáticos para sua lista |
| Exemplos | Gmail, Outlook, Yahoo Mail | Mailrelay e outras plataformas de email marketing |
| Volume | Algumas centenas de emails por dia | Milhares ou milhões de emails por mês |
| Estatísticas | Não | Entregas, bounces, descadastros, aberturas e cliques |
| Descadastros | Você mesmo gerencia | São gerenciados automaticamente |
Em inglês, Gmail, Outlook ou Yahoo são chamados de mailbox providers, e são eles que decidem se sua campanha chega à caixa de entrada.
Diferenças entre provedor de email e cliente de email
Como já indicamos, o provedor de email é a empresa que oferece a conta de email, assim como os meios que possibilitam enviar e receber emails.
Por outro lado, um cliente de email é o aplicativo ou software que permite usar as funções oferecidas pelos provedores de email.
Em outras palavras, o provedor de email permite criar a conta de email em seus servidores e o cliente de email permite acessar e ler os emails, enviar novos e, em suma, gerenciar seus emails.
Alguns exemplos de clientes de email são:
- Mozilla Thunderbird
- Microsoft Outlook
- Apple Mail
- Android Mail
Esses aplicativos permitem gerenciar sua conta de email de forma simples, gerenciar seus emails, enviar novos, etc.
Mailrelay, um ESP pensado para enviar em grande escala
Até 80.000 emails por mês e 20.000 contatos no plano gratuito, com suporte humano em todos os planos.
Diferenças entre provedores de email e envios em massa
De modo geral, a maioria dos provedores de email tem como principal objetivo servir de meio para o envio de emails individuais ou para pequenos grupos de pessoas, sejam emails pessoais ou profissionais. Por isso, eles impõem limites quando você quer enviar para grupos muito grandes, principalmente nas contas gratuitas.
Uma conta gratuita do Gmail, por exemplo, permite até 500 destinatários por dia. Além disso, eles não oferecem estatísticas dos envios nem gerenciam os descadastros. Você encontra os limites dos principais provedores em limites de envio.
Já uma empresa de email marketing ou de envios em massa, como é o caso do Mailrelay, é justamente a solução para elaborar e enviar emails em massa sem as restrições que os provedores de email impõem quando se deseja enviar para milhares de emails ao mesmo tempo.
Um provedor de email marketing permite: enviar ao mesmo tempo para quantos contatos seus clientes quiserem, oferece estatísticas dos envios, gerencia os descadastros, permite o uso de autoresponders, segmenta os contatos, facilita a criação de emails atraentes etc.
Como os provedores de email filtram o spam
Como os provedores de email detectam o spam?
Como você pode imaginar, os provedores de email usam diversas estratégias para tentar detectar e barrar o spam.
Algumas dessas estratégias consistem em:
- Revisar o conteúdo: se parece spam, é possível que seja, e na dúvida acabará nessa pasta. Usar muitas imagens pode penalizar.
- Revisar os links: para quais sites apontam os links incluídos no email? Usar links encurtados pode penalizar.
- Revisar os anexos: a maioria dos provedores usa algum antivírus para analisar os arquivos anexados ao email. Usar anexos desnecessários pode prejudicar a entrega.
- Emails parecidos com mensagens de spam: quando muitos usuários marcam um tipo de email como spam, é possível que emails com conteúdo semelhante sejam enviados automaticamente para a caixa de spam em vez da caixa de entrada. É preciso ter cuidado, porque se muitos contatos marcarem seus emails como spam, aos poucos seus emails passarão a cair sempre nessa pasta.
- Histórico do domínio: os provedores podem guardar um histórico dos envios feitos por um domínio específico e de como foram avaliados pelos contatos que os receberam.
- Inteligência Artificial e Deep Learning: o Gmail, por exemplo, usa sistemas de aprendizado de máquina para detectar emails indesejados e de phishing.
Você pode esperar o uso desse tipo de estratégia nos provedores ou servidores de email mais conhecidos, como Gmail, Hotmail, Outlook e Yahoo!
Outros provedores de email, como o seu provedor de hospedagem e domínio, podem usar ferramentas como o SpamAssassin, uma conhecida ferramenta para avaliar se um email é spam com base no conteúdo.
Que recomendações os provedores de email fazem às empresas que enviam emails em massa?
As recomendações mais gerais são:
- Aumentar o volume de envio de forma gradual. Começar com um volume baixo e ir aumentando aos poucos.
- Garantir que as configurações técnicas estejam corretas (SPF, DKIM, domínio personalizado …)
- Use um remetente do seu domínio com todas as configurações mencionadas acima
- Envie apenas para os contatos que se cadastraram voluntariamente
- Permita o cancelamento da inscrição dos contatos de forma fácil, por exemplo, por meio de um link de descadastro bem visível
Como você pode ver, são recomendações bastante fáceis de seguir e muitas delas bastante lógicas.
Além de ajudar a fazer com que seus emails sejam recebidos corretamente, elas servirão para ganhar a confiança dos seus assinantes.
Importante: mesmo seguindo essas recomendações, pode haver falsos positivos. A chave é sempre a constância.
O que o provedor de email pode fazer com envios suspeitos?
Esta é uma preocupação habitual de todos os provedores de email, pois afeta seus usuários dia após dia.
Então, caso o provedor suspeite dos envios, as ações que pode tomar são:
- Marcar os emails como spam, para que fiquem nessa caixa. Nesse caso, os emails são entregues, e é possível que o destinatário os tire do spam se revisar essa pasta e assim desejar *.
- Bloquear totalmente os emails. Nesse caso, eles nem sequer serão entregues. Se bloquearem seu domínio de envio, nenhum dos emails que você enviar chegará ao destino.
- Limitar a quantidade de emails que aceitam do remetente. Nesse caso, você poderá observar que muitos emails ficam na fila: ficam em espera, sem serem rejeitados nem aceitos. Nesse caso, é possível que sejam entregues aos poucos. O provedor de email usa esse tempo para observar o que os usuários fazem com esses emails.
* NOTA: A forma mais fácil de isso acontecer é no processo de inscrição, pois, como o assinante realizou a ação, é mais fácil que ele se interesse em procurar o email.
Provedores de email mais utilizados
Embora existam inúmeros provedores de email, atualmente os mais conhecidos e usados seriam os seguintes:
- Gmail: 15 GB grátis, compartilhados com o Google Drive e o Google Fotos, e filtros de spam com aprendizado de máquina.
- Outlook.com: o email gratuito da Microsoft (antigo Hotmail), com calendário integrado.
- Yahoo Mail: permite adicionar outras contas de email e tem calendário.
- iCloud Mail: o email da Apple, integrado ao iPhone, iPad e Mac.
- Proton Mail: conhecido pela criptografia de ponta a ponta.
- Zoho Mail: pensado para empresas, com ferramentas de trabalho em equipe.
- GMX e Mail.com: email gratuito do mesmo grupo, com anexos grandes.
- Fastmail: serviço pago focado em privacidade.
- AOL Mail: gratuito, com proteção contra spam e malware.
Esses provedores são caracterizados por oferecer diferentes recursos de armazenamento, opções de segurança e ferramentas de gerenciamento de emails.
Essas ferramentas podem ser relevantes para os usuários, dependendo de suas necessidades específicas.
Como o Mailrelay ajuda você
O Mailrelay não é um provedor de email: é um ESP, a plataforma a partir da qual você envia suas campanhas. Você continua usando o Gmail, o Outlook ou seu email corporativo no dia a dia e envia suas newsletters pelo Mailrelay com seu próprio domínio, configurando SPF e DKIM para que os provedores de email confiem nos seus envios.
Os descadastros são gerenciados automaticamente, e os endereços com hard bounce não recebem novos envios. Os envios saem de IPs compartilhados monitorados continuamente, e nos relatórios você vê as entregas e os bounces, além das aberturas e dos cliques na conta gratuita e no plano Enterprise. A conta gratuita inclui até 80.000 emails por mês e 20.000 contatos.
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