RFP y RFQ: qué son, en qué se diferencian y cuándo usar cada uno
Cómo pedir propuestas y presupuestos a proveedores para comparar y elegir mejor
RFP y RFQ son dos documentos que una empresa envía a varios proveedores para elegir uno. Con el RFP (Request for Proposal) pide una propuesta completa. Con el RFQ (Request for Quotation) pide solo un precio por algo que ya tiene definido.
Los dos ordenan las compras y hacen que los proveedores compitan con las mismas reglas.
¿Qué es un RFQ y qué significa?
RFQ significa Request for Quotation, «solicitud de cotización» o «solicitud de presupuesto» en español. Se usa cuando sabes con exactitud qué quieres comprar y solo necesitas comparar precios y condiciones.
Por ejemplo: «Necesito 5.000 catálogos de 24 páginas, a color, en papel de 135 gramos, entregados antes del 15 de noviembre». Cada proveedor responde con su precio, su plazo y sus condiciones de pago. Gana, casi siempre, la mejor oferta económica.
En plural se escribe «RFQ» o «los RFQ», sin s añadida, aunque en el sector verás a menudo «RFQs».
¿Qué es un RFP y qué significa?
RFP significa Request for Proposal, «solicitud de propuesta». Se usa cuando tienes un problema o un objetivo, pero no sabes cuál es la mejor solución.
En lugar de pedir un precio, describes tu situación y pides a cada proveedor que explique cómo lo haría, con qué equipo, en qué plazos y a qué coste. Elegir una agencia, un software o una plataforma de email suele empezar con un RFP.
En consultoría y tecnología es el documento habitual para contratar proyectos grandes.
¿Qué diferencia hay entre RFI, RFP y RFQ?
A estos dos se suma un tercero, el RFI (Request for Information), que sirve para conocer el mercado antes de pedir nada. Esta es la diferencia entre los tres:
| RFI | RFP | RFQ | |
|---|---|---|---|
| Significado | Solicitud de información | Solicitud de propuesta | Solicitud de cotización |
| Cuándo se usa | Al principio, para explorar opciones | Cuando el problema está claro, pero la solución no | Cuando sabes exactamente qué quieres |
| Qué pides | Datos generales del proveedor y su oferta | Una solución completa, con enfoque, plazos y precio | Un precio y unas condiciones |
| Cómo se decide | No hay decisión, solo una lista corta | Por calidad, experiencia y precio | Sobre todo, por precio |
| Ejemplo | «¿Qué plataformas de email ofrecen API?» | «Propón cómo automatizar nuestras campañas» | «Precio por enviar 200.000 emails al mes» |
Muchas empresas los usan en orden: un RFI para hacer la lista corta, un RFP para elegir la solución y, a veces, un RFQ para cerrar el precio final.
¿Qué incluye un RFP?
Un buen RFP da a los proveedores lo que necesitan para responder bien y comparar en igualdad. Suele tener estas partes:
- Presentación de tu empresa y del proyecto.
- Objetivos y problema que quieres resolver.
- Requisitos: funciones obligatorias, integraciones, volumen y normativa.
- Presupuesto orientativo, si puedes darlo.
- Criterios de evaluación y su peso, por ejemplo, 40 % solución, 30 % precio y 30 % experiencia.
- Calendario: fecha límite de respuesta, ronda de preguntas y decisión.
- Formato de respuesta y persona de contacto.
Un RFQ es más corto. Basta con la descripción exacta del producto o servicio, las cantidades, el plazo de entrega, las condiciones de pago y la fecha límite para responder.
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Cómo pedir presupuesto por email: plantilla de RFQ
Muchos RFQ se envían por correo. Esta plantilla te sirve como punto de partida:
Asunto: Solicitud de presupuesto: [producto o servicio] – respuesta antes del [fecha]
Hola, [nombre]:
En [empresa] necesitamos [producto o servicio] con estas características: [cantidad, especificaciones y plazo de entrega].
¿Podrías enviarnos tu presupuesto antes del [fecha]? Incluye, por favor, el precio por unidad, el plazo de entrega, las condiciones de pago y la validez de la oferta.
Si necesitas más información, puedes escribirme o llamarme al [teléfono].
Gracias,
[Nombre, cargo y empresa]
Usa un asunto claro, envíalo desde tu correo corporativo y programa un correo de seguimiento si no responden a tiempo. Si eres tú quien contesta a un RFP, te ayudará esta guía para escribir una propuesta comercial por email.
El RFP para elegir una plataforma de email marketing
Si vas a cambiar de proveedor de email, un RFP evita que decidas solo por el precio de la portada. Estas son las preguntas que conviene incluir:
| Aspecto | Qué preguntar al proveedor |
|---|---|
| Volumen y precio | ¿Cuánto cuesta enviar mis emails al mes a mis contactos? ¿Qué pasa si crezco? |
| Entregabilidad | ¿Qué tasa de llegada a la bandeja tienen? ¿Ofrecen IP dedicada? |
| Integraciones | ¿Tienen API y SMTP para conectar mi CRM o mi tienda? |
| Protección de datos | ¿Dónde se guardan los datos? ¿Cumplen el RGPD? |
| Soporte | ¿Por qué canales, en qué idioma y en qué horario? |
| Migración | ¿Me ayudan a importar mis listas y plantillas? |
Pide también una demostración o una cuenta de prueba. Ver la herramienta funcionando con tus datos vale más que cualquier respuesta por escrito.
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Preguntas frecuentes
Estas son las dudas más habituales sobre el RFP y el RFQ.
¿Qué es un RFQ en compras?
Es una solicitud de cotización: la empresa pide a varios proveedores un precio por un producto o servicio que ya tiene definido.
¿Qué es un RFP en consultoría?
Es la solicitud que una empresa envía a varias consultoras para que propongan cómo resolverían un proyecto, con su enfoque, su equipo, sus plazos y su precio.
¿Qué va primero, el RFP o el RFQ?
Depende de la compra. Si la solución no está clara, primero va el RFP. Si ya sabes qué quieres, basta con el RFQ.
¿Cómo se dice RFQ en español?
Solicitud de cotización o solicitud de presupuesto. RFP se traduce como solicitud de propuesta.
¿El RFP y el RFQ son lo mismo que una licitación?
Se parecen. La licitación es el nombre habitual en el sector público, con reglas fijadas por ley. RFP y RFQ son más comunes en empresas privadas.