Email marketing para eventos, feiras e congressos
Do save the date ao email de agradecimento: como lotar seu evento e fidelizar os participantes
O email marketing para eventos é o uso do email para divulgar um evento, conseguir inscrições, lembrar os participantes da data e manter o contato depois. Serve para feiras, congressos, encontros, shows, lançamentos de produto e eventos online ou híbridos.
É o canal que acompanha cada participante desde que fica sabendo do evento até receber o material final. Por isso, tem muito peso no comparecimento real, não só nas inscrições.
Qual é a diferença em relação a outras campanhas de email?
Uma campanha comum tem um objetivo e um envio. Aqui, o email marketing é uma sequência com data marcada: cada mensagem depende do que o contato fez com a anterior.
Além disso, combina dois tipos de envio. Os promocionais buscam inscrições. Os transacionais, como a confirmação ou o ingresso, precisam chegar sempre e na hora.
Se o seu evento é uma sessão online curta, confira também nosso artigo sobre webinar. Para formatos práticos com poucos participantes, o de workshop.
Quais emails enviar em cada fase de um evento?
| Fase | Objetivo | |
|---|---|---|
| 2-3 meses antes | Save the date | Que reservem a data |
| 4-8 semanas antes | Convite com a programação | Conseguir inscrições |
| Após a inscrição | Confirmação com o ingresso ou o link | Passar os dados de acesso |
| Antes de encerrar as vagas | Último aviso ou fim do preço promocional | Convencer os indecisos |
| 1 semana, 1 dia e 1 hora antes | Lembretes com informações práticas | Reduzir as ausências |
| No próprio dia | Avisos de mudanças por SMS | Resolver imprevistos na hora |
| 1-2 dias depois | Agradecimento, materiais e pesquisa | Medir a satisfação |
| Semanas depois | Anúncio da próxima edição | Fidelizar o participante |
Você encontra um exemplo de cada envio, com prazos e textos, no nosso calendário de envios para eventos com inscrição.
O que cada email do evento deve incluir
Save the date. Nome, data, local ou formato e uma frase sobre por que vale a pena. Ainda não é preciso enviar a programação completa.
Convite. Programação, palestrantes, preço, vagas e um único botão para se inscrever. Aqui você encontra exemplos de convite para um evento.
Confirmação. Resumo da inscrição, ingresso ou QR code, botão para adicionar à agenda e política de alterações. É enviada automaticamente com um autoresponder.
Lembretes. Horário, endereço, como chegar, credenciamento e link de acesso se for online. Quanto mais perto do evento, mais curtos.
Agradecimento. Apresentações, gravações, fotos e uma pesquisa curta para os participantes. É o momento de anunciar o próximo encontro.
Lote seu próximo evento
Convites, confirmações e lembretes por email e SMS em uma única plataforma.
Como segmentar os participantes?
Nem todos os participantes precisam das mesmas informações. A segmentação mais útil separa estes grupos:
Público geral. Programação, ingressos e atividades abertas.
Profissionais e compradores. Agenda de reuniões, áreas profissionais e credenciamento.
Imprensa. Comunicados de imprensa, horários de atendimento e material gráfico.
Palestrantes. Horários, requisitos técnicos e prazos para enviar as apresentações.
Expositores e patrocinadores. Montagem, logística e contrapartidas. Se você está buscando apoio, confira nosso artigo sobre patrocínio.
Também vale a pena separar quem se inscreveu de quem só abriu o convite. Os primeiros recebem o lembrete; os segundos, o último aviso.
A landing page de inscrição
O email leva o contato a uma página de inscrição. Se essa página falhar, a campanha perde tudo o que conquistou.
Uma boa landing page de inscrição tem um único objetivo, poucos campos e a data bem visível. Além disso, conecte o formulário à sua lista para que a confirmação seja enviada automaticamente.
Métricas para medir o email marketing de um evento
Taxa de inscrição. Inscritos em relação aos contatos que receberam o convite.
Taxa de comparecimento. Participantes reais em relação aos inscritos. É o número que mais melhora com bons lembretes.
Ausências (no-shows). Inscritos que não compareceram. Em eventos gratuitos, costumam ser mais altas.
Cliques por link. Qual parte da programação desperta mais interesse.
Respostas à pesquisa. Satisfação e temas para a próxima edição.
Erros frequentes
Convidar tarde demais. As agendas profissionais ficam cheias com semanas de antecedência.
Enviar o mesmo para todos. Um palestrante e um visitante não precisam das mesmas informações.
Esquecer o celular. Muitos participantes abrem o lembrete a caminho do evento: endereço e horário no topo.
Não agradecer. O email pós-evento é o primeiro da próxima edição.
Como o Mailrelay ajuda você
Com o Mailrelay, você cria os convites no editor, recebe inscrições com formulários e envia a confirmação automaticamente. Você também pode enviar os avisos urgentes do dia por SMS na mesma plataforma.
A conta gratuita inclui até 80.000 emails por mês e 20.000 contatos, com suporte humano por chat, ticket e telefone. Se você organiza eventos para associados, confira também o email marketing para associações.
Se você tem um hotel, um restaurante ou um negócio de lazer, confira também nosso artigo sobre email marketing para turismo e hotéis.
Comece grátis com seu evento
Até 80.000 emails por mês e 20.000 contatos, com suporte humano em português.
Perguntas frequentes
Estas são as dúvidas mais comuns sobre esses envios.
O que é email marketing para eventos?
O uso do email para divulgar um evento, conseguir inscrições, lembrar a data e manter o contato com os participantes depois.
Com quanta antecedência enviar o convite para um evento?
Entre quatro e oito semanas antes. Para feiras e congressos profissionais, vale a pena enviar antes um save the date com dois ou três meses de antecedência.
Quantos lembretes enviar antes de um evento?
Três costumam funcionar: uma semana antes, na véspera e uma hora antes, se for online.
Como reduzir as ausências em um evento gratuito?
Envie lembretes com informações práticas, peça para confirmarem a presença alguns dias antes e libere as vagas que não forem confirmadas.
O que incluir no email de agradecimento?
As apresentações ou gravações, uma pesquisa curta e a data ou o anúncio da próxima edição.