RFP e RFQ: o que são, como se diferenciam e quando usar cada um
Como pedir propostas e orçamentos a fornecedores para comparar e escolher melhor
RFP e RFQ são dois documentos que uma empresa envia a vários fornecedores para escolher um deles. Com o RFP (Request for Proposal), ela pede uma proposta completa. Com o RFQ (Request for Quotation), ela pede apenas um preço por algo que já tem definido.
Os dois organizam as compras e fazem com que os fornecedores concorram com as mesmas regras.
O que é um RFQ e o que significa?
RFQ significa Request for Quotation, “solicitação de cotação” ou “solicitação de orçamento” em português. É usado quando você sabe exatamente o que quer comprar e só precisa comparar preços e condições.
Por exemplo: “Preciso de 5.000 catálogos de 24 páginas, coloridos, em papel de 135 gramas, entregues antes de 15 de novembro”. Cada fornecedor responde com o seu preço, o seu prazo e as suas condições de pagamento. Quase sempre vence a oferta com o melhor preço.
No plural, escreve-se “RFQ” ou “os RFQ”, sem o s no final, embora no setor você veja com frequência “RFQs”.
O que é um RFP e o que significa?
RFP significa Request for Proposal, “solicitação de proposta”. É usado quando você tem um problema ou um objetivo, mas não sabe qual é a melhor solução.
Em vez de pedir um preço, você descreve a sua situação e pede a cada fornecedor que explique como faria, com qual equipe, em quais prazos e a que custo. Escolher uma agência, um software ou uma plataforma de email costuma começar com um RFP.
Em consultoria e tecnologia, é o documento habitual para contratar grandes projetos.
Qual é a diferença entre RFI, RFP e RFQ?
A esses dois se soma um terceiro, o RFI (Request for Information), que serve para conhecer o mercado antes de pedir qualquer coisa. Esta é a diferença entre os três:
| RFI | RFP | RFQ | |
|---|---|---|---|
| Significado | Solicitação de informação | Solicitação de proposta | Solicitação de cotação |
| Quando é usado | No início, para explorar opções | Quando o problema está claro, mas a solução não | Quando você sabe exatamente o que quer |
| O que você pede | Dados gerais do fornecedor e da sua oferta | Uma solução completa, com abordagem, prazos e preço | Um preço e algumas condições |
| Como se decide | Não há decisão, apenas uma lista curta | Pela qualidade, experiência e preço | Principalmente pelo preço |
| Exemplo | “Quais plataformas de email oferecem API?” | “Proponha como automatizar as nossas campanhas” | “Preço para enviar 200.000 emails por mês” |
Muitas empresas usam os três em sequência: um RFI para montar a lista curta, um RFP para escolher a solução e, às vezes, um RFQ para fechar o preço final.
O que inclui um RFP?
Um bom RFP dá aos fornecedores o que eles precisam para responder bem e comparar em igualdade de condições. Costuma ter estas partes:
- Apresentação da sua empresa e do projeto.
- Objetivos e problema que você quer resolver.
- Requisitos: funções obrigatórias, integrações, volume e normas.
- Orçamento estimado, se você puder informá-lo.
- Critérios de avaliação e o seu peso, por exemplo, 40% solução, 30% preço e 30% experiência.
- Cronograma: prazo final de resposta, rodada de perguntas e decisão.
- Formato de resposta e pessoa de contato.
Um RFQ é mais curto. Basta incluir a descrição exata do produto ou serviço, as quantidades, o prazo de entrega, as condições de pagamento e o prazo final para responder.
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Como pedir orçamento por email: modelo de RFQ
Muitos RFQ são enviados por email. Este modelo serve como ponto de partida:
Assunto: Solicitação de orçamento: [produto ou serviço] – resposta até [data]
Olá, [nome]:
Na [empresa], precisamos de [produto ou serviço] com estas características: [quantidade, especificações e prazo de entrega].
Você poderia nos enviar o seu orçamento até [data]? Por favor, inclua o preço por unidade, o prazo de entrega, as condições de pagamento e a validade da oferta.
Se precisar de mais informações, você pode me escrever ou me ligar no [telefone].
Obrigado,
[Nome, cargo e empresa]
Use um assunto claro, envie a partir do seu email corporativo e programe um email de acompanhamento se não responderem a tempo. Se é você quem responde a um RFP, este guia para escrever uma proposta comercial por email vai ajudar.
O RFP para escolher uma plataforma de email marketing
Se você vai trocar de provedor de email, um RFP evita que você decida apenas pelo preço anunciado na página inicial. Estas são as perguntas que vale a pena incluir:
| Aspecto | O que perguntar ao fornecedor |
|---|---|
| Volume e preço | Quanto custa enviar por mês os meus emails para os meus contatos? O que acontece se eu crescer? |
| Entregabilidade | Qual é a taxa de chegada à caixa de entrada? Vocês oferecem IP dedicado? |
| Integrações | Vocês têm API e SMTP para conectar o meu CRM ou a minha loja? |
| Proteção de dados | Onde os dados são armazenados? Vocês cumprem o GDPR? |
| Suporte | Por quais canais, em qual idioma e em qual horário? |
| Migração | Vocês me ajudam a importar as minhas listas e os meus modelos? |
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Perguntas frequentes
Estas são as dúvidas mais comuns sobre o RFP e o RFQ.
O que é um RFQ em compras?
É uma solicitação de cotação: a empresa pede a vários fornecedores um preço por um produto ou serviço que já tem definido.
O que é um RFP em consultoria?
É a solicitação que uma empresa envia a várias consultorias para que proponham como resolveriam um projeto, com a sua abordagem, a sua equipe, os seus prazos e o seu preço.
O que vem primeiro, o RFP ou o RFQ?
Depende da compra. Se a solução não estiver clara, primeiro vem o RFP. Se você já sabe o que quer, basta o RFQ.
Como se diz RFQ em português?
Solicitação de cotação ou solicitação de orçamento. RFP se traduz como solicitação de proposta.
O RFP e o RFQ são a mesma coisa que uma licitação?
São parecidos. Licitação é o nome habitual no setor público, com regras definidas por lei. RFP e RFQ são mais comuns em empresas privadas.