Ciclo PDCA ou PHVA: o que é, suas 4 fases e exemplos de melhoria contínua
Como usar as 4 fases da melhoria contínua no seu negócio e nas suas campanhas
O ciclo PDCA, ou PHVA em espanhol, é um método de melhoria contínua de quatro fases que se repetem sem parar: planejar (plan), fazer (do), verificar (check) e agir (act). Ele serve para melhorar um processo, um produto ou uma campanha passo a passo, com dados e sem mudanças às cegas.
O nome do ciclo PDCA é um acrônimo que vem do inglês “Plan, Do, Check e Act”, em português: “Planejar, Fazer, Verificar e Agir/Ajustar”. Em espanhol, o acrônimo é PHVA. Também é amplamente conhecido como ciclo de melhoria contínua ou círculo de Deming, e é um processo focado em melhorar continuamente a gestão e o funcionamento de um negócio.
Para isso, os quatro passos (Planejar, Fazer, Verificar e Agir/Ajustar) são tomados como base e realizados de forma cíclica para alcançar a melhoria contínua. Depois de concluir os quatro passos, o ciclo está completo e deve ser repetido novamente, para incorporar periodicamente novas melhorias ao funcionamento da empresa ou negócio.
Vamos detalhar o que envolve cada etapa do ciclo e, por fim, mostramos um exemplo para você ver na prática como usar o ciclo PDCA.
As 4 fases do ciclo PDCA em resumo
| Fase | Em inglês | Pergunta-chave | O que você faz |
|---|---|---|---|
| Planejar | Plan | O que eu quero melhorar e como vou medir? | Você define o objetivo, a hipótese e o indicador |
| Fazer | Do | Como testo isso em pequena escala? | Você aplica a mudança em uma parte do processo |
| Verificar | Check | Funcionou? | Você compara os resultados com o que esperava |
| Agir | Act | Aplico a tudo, ajusto ou descarto? | Você generaliza, corrige ou abandona e começa de novo |
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Origem do ciclo PDCA
O ciclo parte do trabalho de Walter Shewhart, que propôs um primeiro ciclo de melhoria em três passos: especificar, produzir e inspecionar. W. Edwards Deming o ampliou para quatro passos e o apresentou no Japão nos anos 50, e em 1951 a União Japonesa de Cientistas e Engenheiros (JUSE) deu a ele a forma PDCA que conhecemos hoje. Por isso, ele também é chamado de círculo ou roda de Deming. Mais tarde, Deming preferiu falar em PDSA, com study (estudar) no lugar de check.
Hoje o ciclo continua muito presente. A norma ISO 9001 recomenda aplicá-lo para que os processos deem os resultados previstos, e ele é a maneira concreta de pôr em prática o método Kaizen, a filosofia de melhorar aos poucos e sempre.
Planejar (Plan)
Nesta etapa, são definidos os objetivos e as metas buscadas, com um KPI para medi-los, e também são identificados os pontos que podem ser melhorados. Tudo isso deve se basear na missão, na visão e nos valores da própria empresa.
Fazer (Do)
Na etapa Fazer, são implementadas as mudanças necessárias para alcançar os objetivos definidos. É muito recomendável fazer as mudanças de forma gradual, para determinar se elas são realmente benéficas antes de implementá-las de forma global.
Ela tem três passos básicos: treinamento de todos os funcionários que participam do projeto, a implementação do próprio projeto e, por último, a análise dos resultados obtidos.
Verificar (Check)
Depois de fazer a melhoria, são analisados os problemas e os benefícios obtidos. Depois de identificá-los corretamente, se a melhoria atender às expectativas geradas, ela será implementada de forma generalizada; caso contrário, será descartada ou passará por modificações para se ajustar aos objetivos desejados.
Existem dois métodos para verificar e localizar problemas: em paralelo à execução ou ao final da implementação. A principal diferença é que, ao verificar em paralelo, você comprova se tudo está acontecendo conforme o previsto, enquanto, se verificar depois que a melhoria foi implementada, terá em mãos a totalidade dos resultados.
Agir/Ajustar (Act)
Nesta etapa, depois de superado o período de teste estabelecido, os resultados das mudanças são analisados e comparados com o funcionamento anterior à sua implementação. Se os resultados forem os desejados, a melhoria será implementada de forma definitiva e em grande escala. Caso contrário, será preciso tomar medidas corretivas para chegar aos objetivos desejados ou descartar a melhoria por completo.
Em qualquer caso, depois de concluída a etapa de Agir/Ajustar e implementadas as melhorias, retorna-se novamente à etapa de planejamento, iniciando assim um novo ciclo.
Exemplo de ciclo PDCA
Com este exemplo típico de ciclo PDCA, vai ficar muito mais claro para você como ele é implementado. Ele mostra o processo de desenvolvimento de um novo produto a ser incluído no catálogo atual de uma empresa:
- Planejar: o novo produto é desenvolvido e é definido o processo de produção que ele envolve.
- Fazer: neste passo, é criado um protótipo (um produto mínimo viável), que é testado, e os dados dos testes são analisados.
- Verificar: com base nos dados dos testes, é analisado em detalhe se o produto será viável.
- Agir/Ajustar: com o novo design desenvolvido, é tomada a decisão de implementar o produto ou descartá-lo e, depois disso, o ciclo começa novamente.
Exemplo de ciclo PDCA em uma campanha de email
| Fase | O que você faz |
|---|---|
| Planejar | Objetivo: aumentar a taxa de cliques da sua newsletter de 2% para 3%. Hipótese: um assunto com uma pergunta gera mais interesse. |
| Fazer | Você faz um teste A/B do assunto com uma parte da sua lista. |
| Verificar | Você compara os cliques das duas versões depois de algumas horas. |
| Agir | Você envia a versão vencedora para o restante, adota-a como padrão e planeja o próximo teste, por exemplo, o botão. |
Cada volta do ciclo deixa uma pequena melhoria, e em um ano de envios elas se acumulam. Para a fase Fazer, você pode usar um teste A/B do assunto do email e, para a fase Verificar, o CTR de cada versão.
Como o Mailrelay ajuda você
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Perguntas frequentes
O que significa PDCA?
É a sigla em inglês de Plan, Do, Check, Act: planejar, fazer, verificar e agir.
O que é o ciclo PHVA?
É o mesmo ciclo PDCA com as iniciais em espanhol: planificar, hacer, verificar y actuar (planejar, fazer, verificar e agir).
Quem criou o ciclo PDCA?
Ele parte do ciclo de Walter Shewhart. W. Edwards Deming o ampliou e o difundiu no Japão nos anos 50, e lá ele ganhou a forma PDCA em 1951. Por isso, também é chamado de círculo de Deming.
Qual é a diferença entre PDCA e PDSA?
São o mesmo ciclo. Deming preferia study (estudar) a check (verificar), para reforçar que é preciso entender os resultados, e não apenas comprová-los.
Qual é a relação entre o ciclo PDCA e o Kaizen?
Kaizen é a filosofia de melhorar aos poucos e sempre. O ciclo PDCA é o método usado para colocá-la em prática.