Firma de email, que es y cómo crearla

Seguro que alguna vez has recibido un email y has querido ponerte en contacto con el remitente de forma más directa y no has sabido como, pues esta persona o empresa no ha proporcionado información adicional en su email. Pues bien, para eso existen las firmas de email, cómo forma de compartir información adicional sobre una empresa o particular.

¿Qué es una firma de email y para qué sirve?

Ahondando un poco más en la breve introducción anterior, hay que decir que una firma de email sirve, también, como una forma de presentarse a uno mismo, así como de hacer que nuestros emails tengan una apariencia más profesional, sobre todo cuando los emails que mandamos son dirigidos a empresas o a profesionales de nuestro mismo sector, o incluso cuando nos dirigimos a una empresa en busca que trabajo.

Una firma bien cuidada, con la información básica y que permita que se puedan poner en contacto con nosotros ya sea mediante redes sociales, teléfono o página web, dará la impresión de que nos preocupa nuestra imagen profesional y ponemos atención a los detalles. En el caso de las empresas una firma de email bien trabajada dará la sensación de seguridad a los posibles clientes, transmitiría confianza y, sobre todo, ayudaría a distinguir los emails de los correos de spam o fraudulentos.

Ahora bien, seguro que te preguntas ¿Qué debe incluir una firma de email?

Consideramos que es algo muy personal, pero por lo general debería incluir:

· Nombre y apellidos si se es particular, o de la empresa.

· Título de empleo, en caso de particulares, por ejemplo: Community Manager.

· Teléfono de contacto.

· Email de contacto.

· Web o blog si se tuviese.

· Iconos de enlace a redes sociales, (Instagram, Facebook, LinkedIn, etc.)

· Logo de la empresa (en caso de ser empresa).

Esta sería la información básica, en el orden que deseemos, que permitiría a cualquiera que reciba nuestros emails ponerse en contacto fácilmente con nosotros por otras vías, y además, saber de nosotros con solo un vistazo o poder explorar nuestras redes sociales y ver nuestros trabajos o conocer nuestra trayectoria profesional. Pero eso también nos lleva a otra cuestión.

¿Cómo puedo crear mi firma de email?

¿Cómo puedo crear mi firma de email?

Por lo general en todas las plataformas de envío de emails tienes la posibilidad de añadir una firma de email, ya sea en herramientas gratuitas como Hotmail o Gmail, o plataformas profesionales como Mailrelay.

En el caso de Gmail, por ejemplo, te permite crear varias firmas para que las uses en función de a quien vaya remitido tu email, por ejemplo, si utilizas el mismo email tanto para tu empresa como para otro tipo de gestiones puedes crear dos firmas distintas y, a la hora de enviar los emails, decidir que firma utilizar. A continuación, un breve tutorial de como crear las distintas firmas en Gmail.

· Acceder a nuestra bandeja de entrada de Gmail.

· Seleccionar el símbolo del engranaje, parte superior derecha, para acceder a la configuración y selecciona “Ver todos los ajustes”.

· Una vez en el menú de los ajustes haz desplázate hacia abajo en el menú de ajustes hasta encontrar la sección “Firma”

· Si es la primera vez que accedemos a la sección “Firma” nos pedirá que indiquemos un nombre para la firma. Una vez introducido el nombre podremos acceder a la configuración completa.

· En esta configuración podremos escribir nuestra firma, añadiendo iconos de redes sociales, texto, una pequeña fotografía nuestra, lo que veamos bien.

Nuestra recomendación es crear la firma en formato HTML, pues de este modo se puede copiar y pegar con facilidad en cualquier plataforma de envío de emails que utilicemos, pero si no se tienen unas nociones básicas de HTML esto puede ser un poco complicado, pero por suerte todas las plataformas tienen un sistema bastante sencillo de creación de firmas.

Plantillas para crear firmas de correo electrónico.

Si no te aclaras con el diseño de tu firma de correo electrónico, no sabes por donde empezar, no tienes inspiración o simplemente quieres hacerlo rápido y no dedicarle más tiempo del necesario, entonces puedes recurrir a una plantilla.

Las hay tanto gratuitas como de pago, pero son fáciles de completar y lo mejor es que solo tienes que elegir la que creas que se ajusta mejor a tus necesidades, personalidad o lo que quieras transmitir a la hora de enviar tus emails, y añadir tu información completando la plantilla.

Pero si lo deseas, Microsoft, por ejemplo, también pone a disposición plantillas para firmas de correo electrónico y hay muchas más opciones online que seguro se ajustan a lo que necesites. Una vez creada la firma con el generador, o mediante una plantilla, solo debes copiar y pegar en el apartado de la configuración de tu firma según la plataforma que utilices para el envío de emails.

En el caso de Mailrelay te será todavía más sencillo crear la firma de tus emails gracias al editor que incluye tu cuenta.

Solo necesitas dedicarle algunos minutos y tu firma quedará perfecta.

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