Mensaje de fuera de la oficina: 30 ejemplos para copiar en vacaciones, Navidad, bajas y más

Un mensaje de fuera de la oficina es la respuesta automática que tu correo envía a quien te escribe mientras no estás: dice que estás ausente, hasta cuándo y a quién acudir si es urgente. Se configura una vez y trabaja solo durante tus vacaciones, una baja o un viaje.

Parece un trámite, pero es el primer contacto que tienen contigo clientes, proveedores y compañeros mientras no estás. Un buen mensaje evita llamadas, correos repetidos en tu bandeja de entrada y oportunidades perdidas.

En esta guía tienes 30 ejemplos de mensaje de fuera de la oficina listos para copiar, ordenados por situación. También verás qué debe incluir y cómo activarlo paso a paso en Gmail, Outlook y Teams.

¿Qué es un mensaje de fuera de la oficina?

Es una respuesta automática que tu proveedor de correo envía en tu nombre a cada persona que te escribe durante un periodo concreto. También se le llama mensaje de ausencia, respuesta automática de vacaciones o, en inglés, out of office (OOO).

No hay que confundirlo con un autorespondedor de email marketing. El mensaje de fuera de la oficina responde a quien te escribe. El autorespondedor envía una secuencia de correos a tus suscriptores cuando se dan unas condiciones, como darse de alta en tu lista.

Los dos se complementan. Si tu empresa cierra unos días, el mensaje de ausencia atiende a quien escribe, y una newsletter avisa antes del cierre a todos tus clientes.

¿Qué debe incluir un mensaje de fuera de la oficina?

Un buen mensaje responde a las tres preguntas de quien te escribe: ¿lo has recibido?, ¿cuándo vas a contestar? y ¿qué hago si no puede esperar?

1. Un saludo breve y en el tono de tu empresa.
2. La fecha de vuelta. Mejor un día concreto que un «en unos días».
3. Qué pasará con el mensaje: si lo leerás a la vuelta o si es mejor que vuelvan a escribirte.
4. Un contacto alternativo para lo urgente: nombre, cargo y email o teléfono de empresa.
5. El motivo, solo si suma. «Estoy de vacaciones» basta; no hace falta dar detalles personales.
6. Tu firma de email habitual, para que se vea que el mensaje es tuyo.

Esta es la plantilla base que puedes adaptar a cualquier situación:

Asunto: Fuera de la oficina hasta el [fecha]

Hola:

Gracias por tu mensaje. Estoy fuera de la oficina hasta el [fecha] y lo leeré a mi vuelta.

Si es urgente, puedes escribir a [nombre] en [email].

Un saludo,

[Firma]

Mensajes de fuera de la oficina por vacaciones

Son los más habituales. Elige el tono según quién suele escribirte: clientes, proveedores o compañeros.

1. Vacaciones, formal

Gracias por su mensaje. Me encuentro de vacaciones del [fecha] al [fecha], ambos incluidos, sin acceso al correo electrónico. Responderé a su consulta a mi regreso.

Para cualquier asunto urgente, puede contactar con [nombre], [cargo], en [email].

2. Vacaciones, corto

Estoy de vacaciones hasta el [fecha]. Te contestaré a la vuelta. Si es urgente, escribe a [email].

3. Vacaciones, con contacto por temas

Hola, estoy de vacaciones hasta el [fecha].

Para presupuestos y pedidos: [nombre], [email].

Para facturación: [nombre], [email].

Para el resto de consultas, te respondo en cuanto vuelva.

4. Cierre de la empresa en agosto

Gracias por escribirnos. Nuestras oficinas permanecen cerradas del [fecha] al [fecha] por vacaciones de verano.

Retomamos la actividad el [fecha] y atenderemos tu mensaje por orden de llegada.

5. Desconexión digital

Estoy de vacaciones hasta el [fecha] y, para desconectar de verdad, no revisaré el correo.

Si tu mensaje sigue siendo importante a mi vuelta, te agradeceré que me lo reenvíes a partir del [fecha].

6. Vacaciones, tono cercano

¡Hola! Estoy cargando pilas hasta el [fecha]. Tu correo me espera aquí y lo leeré con calma a la vuelta.

Si no puede esperar, [nombre] te ayudará encantado en [email].

Mensajes de fuera de la oficina para Navidad y festivos

En diciembre muchas empresas reducen la jornada o cierran entre Navidad y Reyes. Aprovecha el mensaje para felicitar las fiestas, igual que harías en tus felicitaciones de Navidad.

7. Navidad, formal

Gracias por su correo. Estaré fuera de la oficina del [fecha] al [fecha] con motivo de las fiestas navideñas.

Le responderé a mi regreso. Le deseamos unas felices fiestas y un próspero año nuevo.

8. Navidad, cercano

¡Hola! Estoy disfrutando de las fiestas hasta el [fecha]. Leeré tu mensaje en cuanto vuelva.

¡Feliz Navidad y que el año nuevo venga cargado de buenas noticias!

9. Cierre de la empresa por fiestas

Nuestro equipo descansa del [fecha] al [fecha]. Durante esos días no atenderemos el correo ni el teléfono.

Los pedidos realizados en la web se enviarán a partir del [fecha]. ¡Felices fiestas!

10. Semana Santa

Estoy fuera de la oficina por Semana Santa hasta el [fecha]. Te responderé a mi vuelta.

Para cualquier urgencia, contacta con [nombre] en [email].

11. Puente o festivo local

Hoy es festivo en [ciudad] y nuestras oficinas están cerradas. Volvemos el [fecha] y responderemos a tu mensaje lo antes posible.

Mensajes de fuera de la oficina por baja médica y permisos

Aquí la regla es la discreción. No es necesario explicar el motivo de la ausencia, y menos aún dar detalles de salud.

12. Baja médica

Gracias por tu mensaje. Estoy ausente de la oficina temporalmente y no podré atender el correo.

Para cualquier asunto, por favor, contacta con [nombre] en [email], que se encargará de tu consulta.

13. Ausencia sin fecha de vuelta

En este momento estoy fuera de la oficina y no tengo una fecha de regreso cerrada.

Para no retrasar tu consulta, escribe a [nombre] en [email]. Tu mensaje no se reenviará automáticamente.

14. Permiso por nacimiento

¡Hola! Estoy de permiso por el nacimiento de mi hijo/a hasta el [fecha].

Durante este tiempo, [nombre] se ocupa de mis proyectos: [email].

15. Asuntos propios

Hoy no estoy en la oficina. Mañana, [fecha], responderé a tu mensaje.

Si es urgente, llama al [teléfono de empresa].

16. Excedencia

Estoy en excedencia hasta el [fecha]. Durante este periodo, [nombre] es la persona de contacto para todo lo relacionado con [área]: [email].

Mensajes de fuera de la oficina por viajes, eventos y formación

En estos casos sí puedes leer el correo, aunque tardes más en contestar. Dilo, para que nadie espere una respuesta inmediata. Y si eres tú quien organiza el evento, aquí tienes cómo hacer email marketing para eventos.

17. Viaje de trabajo

Estoy de viaje de trabajo hasta el [fecha], con acceso limitado al correo. Responderé lo antes posible, aunque puede que tarde algo más de lo habitual.

Para temas urgentes, llama al [teléfono de empresa].

18. Feria o evento

Esta semana estamos en [nombre de la feria], en [ciudad]. Si vienes, te esperamos en el stand [número].

Responderé a tu mensaje a partir del [fecha].

19. Formación

Estoy en una formación hasta el [fecha] y solo revisaré el correo al final del día. Te respondo en cuanto pueda.

20. Un día de reuniones

Hoy estoy en reuniones fuera de la oficina. Responderé a tu correo mañana por la mañana.

Mensajes de fuera de la oficina por cambio de empresa o de puesto

Si dejas la empresa o cambias de puesto, el mensaje automático evita que los correos se pierdan en un buzón que ya nadie lee. Aun así, a tus contactos principales conviene escribirles antes un email personal de despedida.

21. Dejo la empresa

Gracias por tu mensaje. Desde el [fecha] ya no formo parte de [empresa].

Para cualquier consulta, puedes escribir a [nombre] en [email], que se ocupa ahora de [área]. ¡Ha sido un placer trabajar contigo!

22. Jubilación

Desde el [fecha] estoy jubilado/a. Gracias por todos estos años de colaboración.

A partir de ahora, [nombre] atenderá tus consultas en [email].

23. Cambio de puesto o de departamento

Desde el [fecha] me ocupo de [nueva área] y ya no gestiono [área anterior].

Para esos temas, escribe a [nombre] en [email].

Mensajes de fuera de la oficina para empresas y atención al cliente

Los buzones compartidos, como info@ o pedidos@, también necesitan su respuesta automática, sobre todo en una tienda online. Aquí el objetivo es que el cliente sepa qué va a pasar y no vuelva a escribir.

24. Fuera del horario de atención

Gracias por contactar con [empresa]. Hemos recibido tu mensaje fuera de nuestro horario de atención, de lunes a viernes de [hora] a [hora].

Te responderemos el próximo día laborable.

25. Fin de semana

Hemos recibido tu mensaje. Nuestro equipo descansa el fin de semana y te responderá el lunes.

Mientras tanto, puede que encuentres la respuesta en nuestras [preguntas frecuentes].

26. Tienda online durante el cierre

¡Gracias por escribirnos! Estamos cerrados por vacaciones del [fecha] al [fecha].

La tienda online sigue abierta, pero los pedidos se prepararán a partir del [fecha]. Recibirás un email cuando salga tu paquete.

27. Traslado o inventario

Del [fecha] al [fecha] estamos de traslado a nuestras nuevas oficinas en [dirección] y el servicio puede ser más lento.

Atenderemos todos los mensajes por orden de llegada. Gracias por tu paciencia.

Mensaje de fuera de la oficina en inglés y bilingüe

Si trabajas con clientes o proveedores de otros países, incluye una versión en inglés debajo de la española.

28. Bilingüe español-inglés

Estoy fuera de la oficina hasta el [fecha]. Si es urgente, escribe a [email].

I am out of the office until [date]. For urgent matters, please contact [email].

29. Solo en inglés

Thank you for your email. I am currently out of the office with limited access to email and will return on [date].

For urgent matters, please contact [name] at [email].

Mensaje de fuera de la oficina con humor

Funciona si conoces bien a quien te escribe y la cultura de tu empresa lo permite. Con clientes nuevos, mejor uno de los anteriores.

30. Con humor

Ahora mismo estoy en un lugar con mucho sol y poca cobertura. Volveré el [fecha], moreno y con energía renovada.

Si tu mensaje no puede esperar, [nombre] está en la oficina (y sin moreno): [email].

Cómo activar el mensaje de fuera de la oficina en Gmail, Outlook y Teams

Cada herramienta lo llama de una forma, pero los pasos son parecidos: activar la respuesta, elegir las fechas y escribir el texto.

En Gmail

1. Abre Gmail en el ordenador y pulsa el icono de la rueda, en la esquina superior derecha.
2. Haz clic en Ver todos los ajustes.
3. En la pestaña General, baja hasta la sección Respuesta automática.
4. Marca Respuesta automática activada y elige el primer y el último día.
5. Escribe el asunto y el mensaje. Si quieres, marca la opción de enviarla solo a tus contactos.
6. Pulsa Guardar cambios.

Gmail envía la respuesta solo la primera vez que alguien te escribe. Si esa persona vuelve a escribirte pasados cuatro días, o si cambias el texto de la respuesta, la recibe de nuevo. No responde a los correos que llegan a spam ni a los de listas de correo.

En Outlook (nuevo Outlook y Outlook en la web)

1. Ve a Ver y pulsa Ver configuración.
2. Entra en Cuentas y después en Respuestas automáticas.
3. Activa las respuestas automáticas.
4. Marca Enviar respuestas solo durante un período de tiempo y elige las fechas.
5. Escribe el mensaje. Si quieres, marca Enviar respuestas solo a los contactos.
6. Pulsa Guardar.

En las cuentas de trabajo puedes escribir un mensaje distinto para las personas de fuera de tu organización.

En Outlook clásico

1. Ve a Archivo y pulsa Respuestas automáticas.
2. Marca Enviar respuestas automáticas y, si quieres, el intervalo de fechas.
3. Escribe el mensaje en la pestaña Dentro de mi organización y, si lo necesitas, otro en Fuera de mi organización.
4. Pulsa Aceptar.

Esta opción está disponible en cuentas de trabajo o de centros educativos. En cuentas de Gmail, Yahoo, POP o IMAP añadidas a Outlook clásico, la respuesta se configura con reglas.

En Microsoft Teams

1. Haz clic en tu foto de perfil y elige Definir mensaje de estado.
2. Pulsa Programar fuera de la oficina.
3. Activa la opción Fuera de la oficina y escribe el mensaje.
4. Si quieres, marca la opción de enviar respuestas fuera de tu organización y elige el periodo.
5. Guarda los cambios.

Teams y Outlook comparten esta configuración, así que el mensaje aparece en los dos.

Errores frecuentes en los mensajes de fuera de la oficina

Un mensaje automático mal configurado puede dar más problemas que no tenerlo. Estos son los fallos más habituales:

• Olvidar desactivarlo. Programa siempre una fecha de fin; así no seguirás «de vacaciones» en marzo.
• No dar una fecha de vuelta. «Volveré pronto» obliga a la otra persona a escribirte otra vez.
• Dar el teléfono o el email personal. Si es urgente, que respondan tus compañeros con su contacto de empresa.
• Contar demasiado. Ni el destino de tus vacaciones ni el motivo de una baja. La respuesta llega también a desconocidos.
• Dejar al compañero sin avisar. Antes de poner su nombre, confirma que estará disponible.
• Escribir un texto largo. Lo leerán en el móvil: tres o cuatro líneas son suficientes.
• Usar el mismo texto para todos. Si tu correo lo permite, separa el mensaje interno del externo.

Si cuidas el asunto y la redacción de tus correos habituales, aplica el mismo criterio a tu respuesta automática.

Cómo avisar a todos tus clientes de que cierras por vacaciones

El mensaje de fuera de la oficina solo responde a quien te escribe. Si tu negocio cierra en agosto o en Navidad, lo mejor es avisar antes a todos tus clientes con un email.

Con una herramienta de email marketing como Mailrelay puedes hacerlo en unos minutos:

• Envía una newsletter con las fechas de cierre, los plazos de entrega de pedidos y quién atenderá las urgencias. Parte de una plantilla de email y adáptala a tu marca.
• Segmenta la lista para que cada grupo reciba lo que le afecta: clientes con pedidos en curso, proveedores o distribuidores.
• Prográmala para que salga unos días antes del cierre, aunque tú ya estés de vacaciones.
• Crea un autorespondedor para quien se suscriba durante el cierre, con las fechas de vuelta y lo que puede esperar.
• Deja trabajando las automatizaciones, como el email de bienvenida a los nuevos suscriptores, para que tu lista siga creciendo mientras descansas.

Con la cuenta gratuita de Mailrelay puedes enviar hasta 80.000 emails al mes a 20.000 contactos, con soporte por chat, ticket y teléfono.

Preguntas frecuentes sobre el mensaje de fuera de la oficina

Estas son las dudas más habituales al preparar una respuesta automática.

¿Qué poner en un mensaje de fuera de la oficina?

Hasta cuándo estás fuera, si leerás el mensaje a la vuelta y a quién acudir si es urgente. Con tres o cuatro líneas es suficiente.

¿Cómo se dice «fuera de la oficina» en inglés?

Out of office, a menudo abreviado como OOO. Un mensaje básico sería: «I am out of the office until [date]. For urgent matters, please contact [email]».

¿La respuesta automática se envía cada vez que alguien me escribe?

Depende del correo. Gmail la envía la primera vez que una persona te escribe y de nuevo si vuelve a hacerlo pasados cuatro días. Outlook, normalmente, una vez por remitente mientras la respuesta está activa.

¿Tengo que decir que estoy de baja?

No. Basta con indicar que estás fuera de la oficina y a quién pueden dirigirse. El motivo de una baja es información personal.

¿Cuándo debo activar el mensaje de fuera de la oficina?

Prográmalo antes de irte con la fecha de inicio y de fin. Así se activa a primera hora del primer día y se desactiva solo cuando vuelves.

¿Qué diferencia hay entre un mensaje de fuera de la oficina y un autorespondedor?

El mensaje de fuera de la oficina contesta a quien te escribe mientras no estás. El autorespondedor envía correos programados a tus suscriptores, como una bienvenida o una secuencia de correos automatizados, y se configura en tu herramienta de email marketing.

Jose Argudo

CMO de Mailrelay. Escribe sobre email marketing, copywriting y conversión para pymes y emprendedores.

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