Mensagem de ausência: 30 exemplos para copiar nas férias, no Natal, em licenças e mais

Uma mensagem de ausência é a resposta automática que o seu email envia a quem escreve para você enquanto você não está: ela avisa que você está ausente, até quando e a quem recorrer em caso de urgência. Você a configura uma vez e ela funciona sozinha durante as suas férias, uma licença ou uma viagem.

Parece uma formalidade, mas é o primeiro contato que clientes, fornecedores e colegas têm com você enquanto você está fora. Uma boa mensagem evita ligações, emails repetidos na sua caixa de entrada e oportunidades perdidas.

Neste guia você encontra 30 exemplos de mensagem de ausência prontos para copiar, organizados por situação. Também vai ver o que ela deve incluir e como ativá-la passo a passo no Gmail, no Outlook e no Teams.

O que é uma mensagem de ausência?

É uma resposta automática que o seu provedor de email envia em seu nome a cada pessoa que escreve para você durante um período determinado. Também é chamada de mensagem fora do escritório, resposta automática de férias ou, em inglês, out of office (OOO).

Não deve ser confundida com um autoresponder de email marketing. A mensagem de ausência responde a quem escreve para você. O autoresponder envia uma sequência de emails aos seus assinantes quando certas condições são cumpridas, como se inscrever na sua lista.

Os dois se complementam. Se a sua empresa fecha por alguns dias, a mensagem de ausência atende quem escreve, e uma newsletter avisa todos os seus clientes antes do fechamento.

O que uma mensagem de ausência deve incluir?

Uma boa mensagem responde às três perguntas de quem escreve para você: você recebeu?, quando vai responder? e o que eu faço se não puder esperar?

1. Uma saudação breve e no tom da sua empresa.
2. A data de retorno. Melhor um dia específico do que um “em alguns dias”.
3. O que acontecerá com a mensagem: se você vai lê-la na volta ou se é melhor que escrevam de novo.
4. Um contato alternativo para o que for urgente: nome, cargo e email ou telefone da empresa.
5. O motivo, só se agregar algo. “Estou de férias” basta; não é preciso dar detalhes pessoais.
6. A sua assinatura de email habitual, para que fique claro que a mensagem é sua.

Este é o modelo básico que você pode adaptar a qualquer situação:

Assunto: Fora do escritório até [data]

Olá,

Obrigado pela sua mensagem. Estou fora do escritório até [data] e vou lê-la quando voltar.

Se for urgente, você pode escrever para [nome] em [email].

Um abraço,

[Assinatura]

Mensagens de ausência para férias

São as mais comuns. Escolha o tom de acordo com quem costuma escrever para você: clientes, fornecedores ou colegas.

1. Férias, formal

Agradeço a sua mensagem. Estarei de férias de [data] a [data], inclusive, sem acesso ao email. Responderei à sua solicitação no meu retorno.

Para qualquer assunto urgente, entre em contato com [nome], [cargo], em [email].

2. Férias, curta

Estou de férias até [data]. Respondo quando voltar. Se for urgente, escreva para [email].

3. Férias, com contato por assunto

Olá, estou de férias até [data].

Para orçamentos e pedidos: [nome], [email].

Para faturamento: [nome], [email].

Para as demais dúvidas, respondo assim que voltar.

4. Empresa fechada em agosto

Obrigado por escrever para nós. Nossos escritórios estarão fechados de [data] a [data] por causa das férias de verão.

Retomamos as atividades em [data] e responderemos à sua mensagem por ordem de chegada.

5. Desconexão digital

Estou de férias até [data] e, para desconectar de verdade, não vou checar o email.

Se a sua mensagem ainda for importante quando eu voltar, agradeço se puder reenviá-la a partir de [data].

6. Férias, tom próximo

Olá! Estou recarregando as baterias até [data]. O seu email vai ficar me esperando aqui e vou lê-lo com calma quando voltar.

Se não puder esperar, [nome] vai ajudar você com prazer em [email].

Mensagens de ausência para o Natal e feriados

Em dezembro, muitas empresas reduzem o expediente ou fecham entre o Natal e o Dia de Reis. Aproveite a mensagem para desejar boas festas, assim como faria nas suas mensagens de Natal.

7. Natal, formal

Agradeço o seu email. Estarei fora do escritório de [data] a [data] por ocasião das festas de fim de ano.

Responderei no meu retorno. Desejamos boas festas e um próspero Ano-Novo.

8. Natal, tom próximo

Olá! Estou aproveitando as festas até [data]. Vou ler a sua mensagem assim que voltar.

Feliz Natal e que o Ano-Novo venha cheio de boas notícias!

9. Empresa fechada nas festas

Nossa equipe está de descanso de [data] a [data]. Durante esses dias, não atenderemos emails nem telefone.

Os pedidos feitos no site serão enviados a partir de [data]. Boas festas!

10. Semana Santa

Estou fora do escritório por causa da Semana Santa até [data]. Respondo quando voltar.

Para qualquer urgência, entre em contato com [nome] em [email].

11. Feriado prolongado ou feriado local

Hoje é feriado em [cidade] e nossos escritórios estão fechados. Voltamos em [data] e responderemos à sua mensagem o mais rápido possível.

Mensagens de ausência para licença médica e outras licenças

Aqui a regra é a discrição. Não é necessário explicar o motivo da ausência, muito menos dar detalhes de saúde.

12. Licença médica

Obrigado pela sua mensagem. Estou temporariamente ausente do escritório e não poderei responder emails.

Para qualquer assunto, entre em contato com [nome] em [email], que vai cuidar da sua solicitação.

13. Ausência sem data de retorno

No momento estou fora do escritório e ainda não tenho uma data de retorno definida.

Para não atrasar a sua solicitação, escreva para [nome] em [email]. A sua mensagem não será encaminhada automaticamente.

14. Licença-maternidade ou paternidade

Olá! Estou de licença pelo nascimento do meu filho/da minha filha até [data].

Durante esse período, [nome] está cuidando dos meus projetos: [email].

15. Folga

Hoje não estou no escritório. Amanhã, [data], responderei à sua mensagem.

Se for urgente, ligue para [telefone da empresa].

16. Licença não remunerada

Estou de licença não remunerada até [data]. Durante esse período, [nome] é a pessoa de contato para tudo o que estiver relacionado a [área]: [email].

Mensagens de ausência para viagens, eventos e treinamentos

Nesses casos, você consegue ler os emails, mesmo que demore mais para responder. Diga isso, para que ninguém espere uma resposta imediata. E se é você quem organiza o evento, veja aqui como fazer email marketing para eventos.

17. Viagem de trabalho

Estou em viagem de trabalho até [data], com acesso limitado ao email. Responderei o mais rápido possível, mas posso demorar um pouco mais do que o normal.

Para assuntos urgentes, ligue para [telefone da empresa].

18. Feira ou evento

Esta semana estamos na [nome da feira], em [cidade]. Se você vier, estamos esperando você no estande [número].

Responderei à sua mensagem a partir de [data].

19. Treinamento

Estou em um treinamento até [data] e só vou checar o email no fim do dia. Respondo assim que puder.

20. Um dia de reuniões

Hoje estou em reuniões fora do escritório. Responderei ao seu email amanhã de manhã.

Mensagens de ausência para mudança de empresa ou de cargo

Se você sair da empresa ou mudar de cargo, a mensagem automática evita que os emails se percam em uma caixa de entrada que ninguém mais lê. Mesmo assim, é bom enviar antes um email pessoal de despedida aos seus principais contatos.

21. Saí da empresa

Obrigado pela sua mensagem. Desde [data], não faço mais parte da [empresa].

Para qualquer dúvida, você pode escrever para [nome] em [email], que agora cuida de [área]. Foi um prazer trabalhar com você!

22. Aposentadoria

Desde [data], estou aposentado/a. Obrigado por todos esses anos de parceria.

A partir de agora, [nome] vai atender às suas solicitações em [email].

23. Mudança de cargo ou de departamento

Desde [data], cuido de [nova área] e não sou mais responsável por [área anterior].

Para esses assuntos, escreva para [nome] em [email].

Mensagens de ausência para empresas e atendimento ao cliente

As caixas de entrada compartilhadas, como contato@ ou pedidos@, também precisam de uma resposta automática, principalmente em uma loja virtual. Aqui o objetivo é que o cliente saiba o que vai acontecer e não escreva de novo.

24. Fora do horário de atendimento

Obrigado por entrar em contato com a [empresa]. Recebemos a sua mensagem fora do nosso horário de atendimento, de segunda a sexta, das [hora] às [hora].

Responderemos no próximo dia útil.

25. Fim de semana

Recebemos a sua mensagem. Nossa equipe descansa no fim de semana e vai responder na segunda-feira.

Enquanto isso, talvez você encontre a resposta nas nossas [perguntas frequentes].

26. Loja virtual durante o recesso

Obrigado por escrever para nós! Estamos fechados para férias de [data] a [data].

A loja virtual continua aberta, mas os pedidos serão preparados a partir de [data]. Você vai receber um email quando o seu pacote for enviado.

27. Mudança de endereço ou inventário

De [data] a [data], estamos nos mudando para o nosso novo escritório em [endereço] e o atendimento pode ficar mais lento.

Responderemos a todas as mensagens por ordem de chegada. Obrigado pela paciência.

Mensagem de ausência em inglês e bilíngue

Se você trabalha com clientes ou fornecedores de outros países, inclua uma versão em inglês abaixo da versão em português.

28. Bilíngue português-inglês

Estou fora do escritório até [data]. Se for urgente, escreva para [email].

I am out of the office until [date]. For urgent matters, please contact [email].

29. Só em inglês

Thank you for your email. I am currently out of the office with limited access to email and will return on [date].

For urgent matters, please contact [name] at [email].

Mensagem de ausência com humor

Funciona se você conhece bem quem escreve para você e se a cultura da sua empresa permite. Com clientes novos, é melhor usar uma das anteriores.

30. Com humor

Neste momento estou em um lugar com muito sol e pouco sinal. Volto em [data], bronzeado e com as energias renovadas.

Se a sua mensagem não puder esperar, [nome] está no escritório (e sem bronzeado): [email].

Como ativar a mensagem de ausência no Gmail, no Outlook e no Teams

Cada ferramenta dá um nome diferente, mas os passos são parecidos: ativar a resposta, escolher as datas e escrever o texto.

No Gmail

1. Abra o Gmail no computador e clique no ícone de engrenagem, no canto superior direito.
2. Clique em Ver todas as configurações.
3. Na guia Geral, desça até a seção Resposta automática.
4. Marque Resposta automática ativada e escolha o primeiro e o último dia.
5. Escreva o assunto e a mensagem. Se quiser, marque a opção de enviá-la só para os seus contatos.
6. Clique em Salvar alterações.

O Gmail envia a resposta só na primeira vez que alguém escreve para você. Se essa pessoa escrever de novo depois de quatro dias, ou se você mudar o texto da resposta, ela a recebe outra vez. Ele não responde aos emails que vão para o spam nem aos de listas de email.

No Outlook (novo Outlook e Outlook na Web)

1. Vá em Exibir e clique em Exibir configurações.
2. Entre em Contas e depois em Respostas automáticas.
3. Ative as respostas automáticas.
4. Marque Enviar respostas somente durante um período e escolha as datas.
5. Escreva a mensagem. Se quiser, marque Enviar respostas somente para contatos.
6. Clique em Salvar.

Nas contas de trabalho, você pode escrever uma mensagem diferente para as pessoas de fora da sua organização.

No Outlook clássico

1. Vá em Arquivo e clique em Respostas automáticas.
2. Marque Enviar respostas automáticas e, se quiser, o intervalo de datas.
3. Escreva a mensagem na guia Dentro da minha organização e, se precisar, outra em Fora da minha organização.
4. Clique em OK.

Essa opção está disponível em contas de trabalho ou de instituições de ensino. Em contas do Gmail, Yahoo, POP ou IMAP adicionadas ao Outlook clássico, a resposta é configurada com regras.

No Microsoft Teams

1. Clique na sua foto de perfil e escolha Definir mensagem de status.
2. Clique em Agendar ausência.
3. Ative a opção Fora do escritório e escreva a mensagem.
4. Se quiser, marque a opção de enviar respostas para fora da sua organização e escolha o período.
5. Salve as alterações.

O Teams e o Outlook compartilham essa configuração, então a mensagem aparece nos dois.

Erros comuns nas mensagens de ausência

Uma mensagem automática mal configurada pode causar mais problemas do que não ter nenhuma. Estas são as falhas mais comuns:

• Esquecer de desativá-la. Programe sempre uma data de término; assim você não continuará “de férias” em março.
• Não informar uma data de retorno. “Volto logo” obriga a outra pessoa a escrever para você de novo.
• Informar o telefone ou o email pessoal. Se for urgente, quem deve responder são os seus colegas, com o contato da empresa.
• Contar demais. Nem o destino das suas férias nem o motivo de uma licença. A resposta também chega a desconhecidos.
• Deixar o colega sem aviso. Antes de colocar o nome dele, confirme que ele estará disponível.
• Escrever um texto longo. Vão ler no celular: três ou quatro linhas são suficientes.
• Usar o mesmo texto para todos. Se o seu email permitir, separe a mensagem interna da externa.

Se você cuida do assunto e da redação dos seus emails do dia a dia, aplique o mesmo critério à sua resposta automática.

Como avisar todos os seus clientes de que você vai fechar para férias

A mensagem de ausência só responde a quem escreve para você. Se o seu negócio fecha em agosto ou no Natal, o melhor é avisar com antecedência todos os seus clientes com um email.

Com uma ferramenta de email marketing como o Mailrelay, você faz isso em poucos minutos:

• Envie uma newsletter com as datas de fechamento, os prazos de entrega dos pedidos e quem vai cuidar das urgências. Comece com um template de email e adapte-o à sua marca.
• Segmente a lista para que cada grupo receba o que lhe diz respeito: clientes com pedidos em andamento, fornecedores ou distribuidores.
• Agende-a para que seja enviada alguns dias antes do fechamento, mesmo que você já esteja de férias.
• Crie um autoresponder para quem se inscrever durante o fechamento, com as datas de retorno e o que a pessoa pode esperar.
• Deixe as automações funcionando, como o email de boas-vindas para os novos assinantes, para que a sua lista continue crescendo enquanto você descansa.

Com a conta gratuita do Mailrelay, você pode enviar até 80.000 emails por mês para 20.000 contatos, com suporte por chat, ticket e telefone.

Perguntas frequentes sobre a mensagem de ausência

Estas são as dúvidas mais comuns na hora de preparar uma resposta automática.

O que escrever em uma mensagem de ausência?

Até quando você está fora, se vai ler a mensagem na volta e a quem recorrer se for urgente. Três ou quatro linhas são suficientes.

Como se diz “fora do escritório” em inglês?

Out of office, muitas vezes abreviado como OOO. Uma mensagem básica seria: “I am out of the office until [date]. For urgent matters, please contact [email]”.

A resposta automática é enviada toda vez que alguém escreve para mim?

Depende do email. O Gmail a envia na primeira vez que uma pessoa escreve para você e de novo se ela voltar a escrever depois de quatro dias. O Outlook, normalmente, uma vez por remetente enquanto a resposta estiver ativa.

Preciso dizer que estou de licença médica?

Não. Basta informar que você está fora do escritório e a quem as pessoas podem recorrer. O motivo de uma licença médica é uma informação pessoal.

Quando devo ativar a mensagem de ausência?

Agende-a antes de sair, com a data de início e de término. Assim, ela é ativada logo no início do primeiro dia e desativada sozinha quando você volta.

Qual é a diferença entre uma mensagem de ausência e um autoresponder?

A mensagem de ausência responde a quem escreve para você enquanto você está fora. O autoresponder envia emails programados aos seus assinantes, como uma mensagem de boas-vindas ou uma sequência de emails automatizados, e é configurado na sua ferramenta de email marketing.

Jose Argudo

CMO do Mailrelay. Escreve sobre email marketing, copywriting e conversão para PMEs e empreendedores.

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