Convite para um evento: como escrever uma carta ou um email que atraia participantes
O que incluir, quando enviar e modelos para eventos corporativos, treinamentos e webinars
Um convite para um evento é uma mensagem que informa o que vai acontecer, quando e onde, e pede ao destinatário que confirme sua presença. Pode ser uma carta formal, um email ou um cartão, e seu sucesso é medido em confirmações.
Hoje, a maioria é enviada por email. É rápido, permite incluir um botão de inscrição que leve a uma landing page e mostra quem abriu a mensagem.
O que é um convite para um evento?
É a comunicação oficial de um evento: um encontro, um congresso, um lançamento de produto, um treinamento ou um jantar da empresa. Ele tem uma dupla função. Informa os dados práticos e convence o leitor de que vale a pena reservar esse espaço na agenda.
Não é a mesma coisa que um save the date. O save the date só pede que o convidado reserve a data, semanas ou meses antes. O convite chega depois, com a programação, o local e o link para se inscrever.
Carta de convite ou email de convite: qual usar?
Os dois cumprem a mesma função, mas não se encaixam nas mesmas situações.
| Carta de convite | Email de convite | |
|---|---|---|
| Formato | Papel ou PDF com timbre | Email em HTML ou texto |
| Tom | Formal, protocolar | Formal ou próximo, conforme o público |
| Quando usar | Autoridades, palestrantes, cerimônias oficiais | Clientes, parceiros, alunos, funcionários |
| Confirmação | Por telefone ou resposta por escrito | Botão de inscrição ou resposta direta |
| Medição | Não é possível medir | Aberturas, cliques e inscrições |
Na prática, muitas organizações combinam os dois: uma carta formal em PDF para os convidados institucionais e um email para os demais. Se você precisa da versão mais protocolar, este guia para escrever um email formal vai ajudar.
O que um convite para um evento deve incluir?
Um bom convite responde às perguntas do convidado antes que ele as faça.
- Nome do evento e quem o organiza.
- Data, horário de início e de término. Se for online, indique o fuso horário.
- Local ou link de acesso, com o endereço completo ou a plataforma.
- Motivo para participar: o que a pessoa vai aprender, quem vai conhecer ou o que vai conseguir.
- Programação resumida ou os principais palestrantes.
- Como confirmar, com uma data-limite e um único botão ou link.
- Contato para dúvidas e, se necessário, regras de vestimenta ou acessibilidade.
O item 6 é o mais esquecido. Sem uma chamada para ação clara e uma data para confirmar, muitas respostas ficam no “depois te aviso”.
Exemplos de convite para um evento
Aqui estão quatro modelos para copiar. Troque os dados entre colchetes e adapte o tom ao seu público.
Convite para um evento corporativo
Assunto: Convidamos você para [nome do evento] no dia [dia]
Olá, [nome]:
No próximo dia [dia], às [hora], realizaremos [nome do evento] em [local]. Vamos apresentar [novidade] e compartilhar os resultados do ano com clientes e parceiros.
Adoraríamos contar com você. As vagas são limitadas.
[Botão: Confirmar presença]
Por favor, confirme até [data]. Um abraço,
[Assinatura]
Carta de convite formal (autoridades ou palestrantes)
Assunto: Convite para a inauguração de [evento]
Prezado(a) [tratamento e sobrenome],
Em nome de [organização], temos a honra de convidá-lo(a) para a inauguração de [evento], que acontecerá no dia [dia], às [hora], em [local].
Sua presença seria um reconhecimento a [motivo]. Enviamos em anexo a programação da cerimônia.
Pedimos a gentileza de confirmar sua presença até [data] por meio de [contato].
Atenciosamente,
[Nome, cargo e organização]
Convite para um treinamento ou encontro
Assunto: Últimas vagas para [encontro] do dia [dia]
Olá, [nome]:
No dia [dia], vamos realizar [encontro] em [local ou formato online]. Em [duração], você vai ver [temas] com [palestrante].
A participação é gratuita, mas precisamos da sua inscrição para reservar a sua vaga.
[Botão: Garantir minha vaga]
Convite para um webinar
Assunto: [Tema]: webinar gratuito no dia [dia] às [hora]
Olá, [nome]:
Convidamos você para um webinar de 45 minutos sobre [tema]. No final, haverá uma sessão de perguntas.
Se não puder participar ao vivo, inscreva-se mesmo assim e enviaremos a gravação.
[Botão: Quero me inscrever]
Como você pode ver, todos pedem uma única ação e dão uma data-limite. Para o design, você pode partir de um template de email e trocar cores e imagens.
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Quando enviar um convite para um evento?
Depende do tipo de evento e do que o convidado precisa organizar.
- Eventos presenciais com viagem: entre 6 e 8 semanas antes, precedidos de um save the date.
- Encontros locais e treinamentos: entre 3 e 4 semanas antes.
- Webinars: entre 1 e 2 semanas antes.
Depois do convite vêm os lembretes: um para quem não abriu, outro para quem não se inscreveu e outro para os inscritos no dia anterior. Você encontra um calendário completo neste guia sobre o calendário de emails para inscrições.
Como enviar convites para um evento por email?
Quando os convidados chegam a dezenas ou centenas, enviar os convites um a um pelo Gmail ou pelo Outlook não é prático. Os envios em massa pelo Gmail têm limites diários e podem acabar no spam.
Com uma ferramenta de email marketing para eventos como o Mailrelay, você pode:
- personalizar cada convite com o nome do convidado graças aos campos personalizados;
- segmentar a lista por tipo de convidado (clientes, palestrantes, imprensa);
- ver em tempo real quem abriu o convite e quem clicou no botão;
- programar os lembretes automáticos e fazer testes A/B do assunto.
Com a conta gratuita, você pode enviar até 80.000 emails por mês para 20.000 contatos, com suporte por chat, ticket e telefone.
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Perguntas frequentes sobre o convite para um evento
Estas são as dúvidas mais comuns ao preparar um convite.
Como escrever uma carta de convite para um evento?
Comece com o nome do evento e quem o organiza. Continue com a data, o horário e o local, explique por que vale a pena participar e termine com como e até quando confirmar.
Que assunto colocar em um email de convite?
Inclua o nome do evento e a data: “Convidamos você para [evento] no dia [dia]”. Evite letras maiúsculas e pontos de exclamação repetidos. Aqui você encontra mais ideias para escrever um bom assunto de email.
O que é RSVP em um convite?
É a sigla da expressão francesa répondez s’il vous plaît, “responda, por favor”. Indica que o organizador precisa que você confirme se vai participar ou não.
É preciso enviar um lembrete depois do convite?
Sim. Um lembrete para quem não se inscreveu e outro para os inscritos no dia anterior reduzem as ausências. Depois da inscrição, envie sempre um email de confirmação com os dados do evento.
A carta de convite para viajar à Espanha é a mesma coisa?
Não. A carta de convite de estrangeiros é um trâmite oficial para hospedar um estrangeiro na sua casa. Ela é solicitada na Polícia Nacional e não tem relação com os convites para eventos.