Emails devolvidos: por que um email volta, o que significa cada erro e como resolver

Você recebeu um aviso de “failure notice” ou “não foi possível entregar” depois de enviar uma campanha?

Isso é um email devolvido: uma mensagem que não chegou ao destino.

O servidor do destinatário a devolve para você com um código de erro.

Alguns bounces se resolvem sozinhos, como uma caixa de entrada cheia. Outros são definitivos, como um endereço que não existe mais.

Saber diferenciá-los é o que permite limpar sua lista sem perder contatos válidos e sem prejudicar sua reputação como remetente.

Neste artigo, você vai ver o que significa cada aviso dos emails devolvidos e os códigos de erro mais comuns.

Também vai conhecer a tabela de motivos de bounce do Mailrelay e como lidar com eles passo a passo.

O que é um email devolvido

Um bounce acontece quando o servidor de email do destinatário rejeita sua mensagem. Em vez de entregá-la, ele devolve um aviso com o motivo.

Esse aviso é recebido pela ferramenta de envio, que o classifica.

Se você envia pelo seu próprio email, vê os emails devolvidos como mensagens de erro na sua caixa de entrada.

Existem dois grandes tipos: o hard bounce, que é permanente, e o soft bounce, que é temporário.

Você encontra cada tipo explicado em detalhes nos artigos sobre hard bounce e soft bounce.

O que significam os avisos de bounce mais comuns

Cada provedor de email escreve o aviso do seu jeito. Estes são os mais frequentes e o que costumam querer dizer:

O importante não é o assunto do aviso, mas o código de erro que ele traz.

Códigos de bounce SMTP mais comuns

Os códigos que começam com 5 são erros permanentes. Os que começam com 4 são temporários.

Esses códigos seguem o padrão de códigos de status do email (RFC 3463).

Além disso, o Gmail e a Microsoft publicam os seus nas páginas de ajuda.

Como ler um aviso de bounce, com um exemplo

Um aviso de bounce parece complicado, mas você só precisa procurar três dados: o endereço, o código e a explicação.

Este é um exemplo típico de hard bounce:

Assunto: Delivery Status Notification (Failure)

Não foi possível entregar sua mensagem para [endereço do destinatário] porque o endereço não existe.

Remote server returned: 550 5.1.1 The email account that you tried to reach does not exist.

O endereço é o que aparece no aviso. O código, 550 5.1.1, começa com 5, então é um erro permanente.

E a explicação confirma: a conta não existe. Não faz sentido enviar de novo até que a pessoa passe um endereço correto.

Se o código começasse com 4, como um 452 4.2.2 de caixa de entrada cheia, bastaria esperar.

O que fazer se um email que você enviou pelo seu email for devolvido

Nem todos os emails devolvidos vêm de campanhas.

Às vezes é um email normal que você manda pelo Gmail ou pelo Outlook para um cliente ou fornecedor.

Nesse caso, verifique primeiro se o endereço está escrito corretamente.

É a causa mais comum, principalmente em domínios como “gmial.com” ou “outlok.com”.

Se o endereço estiver correto, veja o código do aviso.

Uma caixa de entrada cheia se resolve sozinha com o tempo. Um erro de políticas costuma indicar que o servidor de destino confundiu você com spam.

Nesse último caso, ligue para a pessoa e peça que ela verifique a pasta de spam ou adicione você aos contatos.

E, se o aviso disser que sua mensagem é grande demais, tire os anexos pesados e envie um link de download.

Motivos de bounce no Mailrelay e como resolvê-los

No painel do Mailrelay, cada email devolvido aparece com um código que resume o motivo.

Esta é a tabela completa, com o que você pode fazer em cada caso:

Quando o endereço voltar a funcionar, escreva para o suporte do Mailrelay para reativar o assinante.

Como o Mailrelay marca os bounces

Quando um envio recebe um hard bounce, o contato fica marcado como devolvido e o Mailrelay não envia mais nada para ele.

Ele não é descadastrado. O descadastro é uma ação que só o assinante pode fazer, e um bounce não é isso.

Com os soft bounces, o Mailrelay continua tentando a entrega. Não há um número fixo de soft bounces para parar de enviar para um contato.

Alguns bounces chegam horas depois do envio. São os bounces assíncronos, e para captá-los é recomendável ativá-los ao configurar seu domínio personalizado.

Gestão de emails devolvidos em 6 passos

Se, depois de uma campanha, você vir mais emails devolvidos do que o normal, siga esta ordem:

1. Separe os hard bounces dos soft bounces no relatório do envio.
2. Revise os hard bounces em busca de erros de digitação evidentes, como “gmial.com” ou “hotmial.com”.
3. Se o endereço for importante, entre em contato com a pessoa por outro meio, por telefone ou pessoalmente.
4. Fique de olho nos soft bounces: se um endereço for devolvido em várias campanhas seguidas, trate-o como suspeito.
5. Se os bounces forem do tipo spam ou políticas, revise sua autenticação, seu conteúdo e sua reputação.
6. Veja de onde vêm os contatos devolvidos para corrigir a origem do problema.

O último passo é o mais esquecido.

Se os emails devolvidos vêm sempre do mesmo formulário ou da mesma importação, o problema está aí.

Como evitar os bounces antes de enviar

A melhor gestão de bounces é aquela que não é necessária. Quase todos os emails devolvidos podem ser evitados com uma lista bem cuidada.

Use o double opt-in para que cada assinante confirme o endereço. Assim, não entram endereços escritos errado nem inventados.

Antes de importar uma lista antiga, verifique os emails e retire os que não existem.

E nunca compre bases de dados: elas estão cheias de endereços expirados e de spamtraps.

Configure SPF, DKIM e DMARC no seu domínio. Sem eles, o Gmail e outros provedores podem bloquear seus envios mesmo que os endereços estejam corretos.

Por último, mantenha a higiene da sua lista com revisões periódicas. Os contatos que estão há meses sem abrir seus emails também acabam sendo devolvidos.

Por que os bounces afetam sua entregabilidade

Os provedores de email acompanham quantos emails devolvidos você acumula. Um remetente que envia para muitos endereços inexistentes parece alguém que não cuida da própria lista.

Por isso, uma taxa de bounce alta prejudica sua reputação como remetente.

E, com uma reputação pior, mais emails acabam no spam, inclusive os que vão para endereços válidos.

Como referência aproximada, se seus hard bounces passarem de 2% em uma campanha, revise a origem dessa lista antes do próximo envio.

Você encontra mais detalhes no guia de entregabilidade em email marketing e em por que vale a pena eliminar as contas inválidas da sua lista.

Como o Mailrelay ajuda você

O Mailrelay classifica cada email devolvido com o motivo e para de enviar para os endereços com hard bounce, sem que você precise fazer nada.

Nos relatórios de cada envio, você vê os emails devolvidos separados do resto, e todos os cadastros passam pelo double opt-in.

Se tiver dúvidas sobre um bounce específico, o suporte humano ajuda você em todos os planos.

A conta gratuita permite enviar até 80.000 emails por mês para 20.000 contatos. Você pode ver todos os planos na página de preços.

Perguntas frequentes sobre emails devolvidos

Estas são as dúvidas mais comuns quando um email é devolvido.

O que significa um email ter sido devolvido?

Significa que o servidor do destinatário não o aceitou e o devolveu para você com um aviso de erro.

O motivo pode ser temporário, como uma caixa de entrada cheia, ou permanente, como um endereço que não existe.

O que é “failure notice”?

É o assunto com que alguns servidores, como o Yahoo, avisam que um email não pôde ser entregue.

Dentro do aviso vem o código de erro que explica o motivo.

O que significa bad-mailbox?

Significa que a caixa postal está incorreta: o endereço não existe ou está escrito errado. É um hard bounce.

Um bounce descadastra o assinante?

Não. No Mailrelay, o contato fica marcado como devolvido e não recebe mais envios.

O descadastro é uma ação que só o assinante faz.

É possível recuperar um contato devolvido?

Sim, se o endereço voltar a funcionar. Verifique se ele está correto e escreva para o suporte do Mailrelay para reativá-lo.

Jose Argudo

CMO do Mailrelay. Escreve sobre email marketing, copywriting e conversão para pequenas empresas e empreendedores.

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