Email marketing para eventos, ferias y congresos
Del save the date al email de agradecimiento: cómo llenar tu evento y fidelizar a los asistentes
El email marketing para eventos es el uso del correo electrónico para anunciar un evento, conseguir inscripciones, recordar la fecha a los asistentes y mantener el contacto después. Sirve para ferias, congresos, jornadas, conciertos, presentaciones de producto y eventos online o híbridos.
Es el canal que acompaña a cada asistente desde que conoce la convocatoria hasta que recibe el material final. Por eso tiene mucho peso en la asistencia real, no solo en las inscripciones.
¿En qué se diferencia de otras campañas de email?
Una campaña normal tiene un objetivo y un envío. Aquí, el email marketing es una secuencia con una fecha fija: cada mensaje depende de lo que hizo el contacto con el anterior.
Además, combina dos tipos de envío. Los promocionales buscan inscripciones. Los transaccionales, como la confirmación o la entrada, tienen que llegar siempre y al momento.
Si tu evento es una sesión online corta, consulta también nuestra entrada sobre webinar. Para formatos prácticos con pocos asistentes, la de workshop.
¿Qué emails enviar en cada fase de un evento?
| Fase | Objetivo | |
|---|---|---|
| 2-3 meses antes | Save the date | Que reserven la fecha |
| 4-8 semanas antes | Invitación con el programa | Conseguir inscripciones |
| Tras inscribirse | Confirmación con la entrada o el enlace | Dar los datos de acceso |
| Antes de cerrar plazas | Último aviso o fin de la tarifa reducida | Cerrar indecisos |
| 1 semana, 1 día y 1 hora antes | Recordatorios con información práctica | Reducir las ausencias |
| El mismo día | Avisos de cambios por SMS | Resolver incidencias al momento |
| 1-2 días después | Agradecimiento, materiales y encuesta | Medir la satisfacción |
| Semanas después | Anuncio de la próxima edición | Fidelizar al asistente |
Tienes un ejemplo de cada envío, con plazos y textos, en nuestro calendario de envíos de una convocatoria.
Qué debe incluir cada email del evento
Save the date. Nombre, fecha, lugar o formato y una frase sobre por qué merece la pena. Todavía no hace falta el programa completo.
Invitación. Programa, ponentes, precio, plazas y un único botón para inscribirse. Aquí tienes ejemplos de invitación a un evento.
Confirmación. Resumen de la inscripción, entrada o código QR, botón para añadirlo al calendario y política de cambios. Se envía de forma automática con un autorespondedor.
Recordatorios. Hora, dirección, cómo llegar, acreditación y enlace de conexión si es online. Cuanto más cerca del evento, más breves.
Agradecimiento. Presentaciones, grabaciones, fotos y una encuesta corta para los asistentes. Es el momento de anunciar la próxima cita.
Llena tu próximo evento
Invitaciones, confirmaciones y recordatorios por email y SMS desde una sola plataforma.
¿Cómo segmentar a los asistentes?
No todos los asistentes necesitan la misma información. La segmentación más útil separa estos grupos:
Público general. Programa, entradas y actividades abiertas.
Profesionales y compradores. Agenda de reuniones, zonas profesionales y acreditaciones.
Prensa. Notas de prensa, horarios de atención y material gráfico.
Ponentes. Horarios, requisitos técnicos y plazos para enviar presentaciones.
Expositores y patrocinadores. Montaje, logística y contrapartidas. Si buscas apoyos, consulta nuestra entrada sobre patrocinio.
También conviene separar a quien se inscribió de quien solo abrió la invitación. A los primeros les toca el recordatorio; a los segundos, el último aviso.
La landing page de inscripción
El email lleva al contacto a una página de inscripción. Si esa página falla, la campaña pierde todo lo conseguido.
Una buena landing page de inscripción tiene un solo objetivo, pocos campos y la fecha bien visible. Además, conecta el formulario con tu lista para que la confirmación salga sola.
Métricas para medir el email marketing de un evento
Tasa de inscripción. Inscritos sobre los contactos que recibieron la invitación.
Tasa de asistencia. Asistentes reales sobre inscritos. Es la cifra que más mejora con buenos recordatorios.
Ausencias (no-shows). Inscritos que no acudieron. En eventos gratuitos suelen ser más altas.
Clics por enlace. Qué parte del programa interesa más.
Respuestas a la encuesta. Satisfacción y temas para la próxima edición.
Errores frecuentes
Invitar demasiado tarde. Las agendas profesionales se llenan con semanas de antelación.
Enviar lo mismo a todos. Un ponente y un visitante no necesitan los mismos datos.
Olvidar el móvil. Muchos asistentes abren el recordatorio de camino: dirección y horario arriba.
No dar las gracias. El email posterior es el primero de la próxima edición.
Cómo te ayuda Mailrelay
Con Mailrelay diseñas las invitaciones con el editor, recoges inscripciones con formularios y envías la confirmación de forma automática. También puedes mandar los avisos urgentes del día por SMS desde la misma plataforma.
La cuenta gratuita incluye hasta 80.000 emails al mes y 20.000 contactos, con soporte humano por chat, ticket y teléfono. Si organizas eventos para socios, consulta también el email marketing para asociaciones.
Si tienes un hotel, un restaurante o un negocio de ocio, consulta también nuestra entrada sobre email marketing para turismo y hoteles.
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Hasta 80.000 emails al mes y 20.000 contactos, con soporte humano en español.
Preguntas frecuentes
Estas son las dudas más habituales sobre estos envíos.
¿Qué es el email marketing para eventos?
El uso del email para anunciar un evento, conseguir inscripciones, recordar la fecha y mantener el contacto con los asistentes después.
¿Con cuánta antelación enviar la invitación a un evento?
Entre cuatro y ocho semanas antes. Para ferias y congresos profesionales, conviene enviar antes un save the date con dos o tres meses de margen.
¿Cuántos recordatorios enviar antes de un evento?
Tres suelen funcionar: una semana antes, el día anterior y una hora antes si es online.
¿Cómo reducir las ausencias en un evento gratuito?
Envía recordatorios con información práctica, pide confirmar la asistencia unos días antes y libera las plazas que no se confirmen.
¿Qué incluir en el email de agradecimiento?
Las presentaciones o grabaciones, una encuesta breve y la fecha o el aviso de la próxima edición.