Cómo crear una firma de correo electrónico profesional paso a paso

La firma de tu email aparece en todos los mensajes que envías. Además utiliza un valioso espacio de todos tus mensajes. Y es una cosa que tus suscriptores ven en cada campaña que envías (junto quizás con el logo).

· ¿Qué es una firma de correo electrónico?

La firma del email es la parte que aparece en el pie del mismo, y que normalmente incluye información genérica o similar en todos los emails que enviamos.

Lo habitual es que incluya información importante de contacto, pero puede incluir la nota o información legal, enlaces de baja (en el caso de las newsletters), o enlaces a las redes sociales.

Si sabemos sacarle partido puede convertirse en una zona importante de nuestros emails.

Y eso es lo que vamos a ver en este artículo.

· ¿Por qué es importante tener una firma de correo electrónico profesional?

Una firma de correo electrónico profesional es más que simplemente una forma de cerrar un mensaje.

Aquí te dejo algunas razones por las que es importante tener una:

► Credibilidad y profesionalismo:

Una firma de correo electrónico bien diseñada y completa puede ayudar a construir credibilidad y transmitir un alto nivel de profesionalismo.

Es una forma de mostrar a tus contactos de correo que te tomas en serio tu papel y que valoras la comunicación efectiva.

► Marca personal o corporativa:

La firma de correo electrónico es una oportunidad para reforzar tu marca personal o corporativa.

Puedes usar colores y fuentes consistentes con tu imagen de marca, y también puedes incluir tu logotipo. Esto ayuda a crear una identidad unificada y coherente en todas las comunicaciones.

► Información de contacto:

Una firma de correo electrónico es un lugar conveniente para incluir toda tu información de contacto relevante.

Esto puede facilitar a las personas ponerse en contacto contigo, ya sea que necesiten llamarte, visitar tu sitio web o seguirte en las redes sociales.

► Oportunidad de marketing:

La firma de correo electrónico puede ser una herramienta de marketing útil.

Por ejemplo, puedes incluir una llamada a la acción, promocionar un nuevo producto o servicio, anunciar un evento próximo, o incluso compartir un testimonio positivo de un cliente.

► Legalidad y transparencia:

En algunos países y sectores, es obligatorio incluir cierta información, como los detalles de la empresa o los términos legales, en todas las comunicaciones por correo electrónico.

Una firma de correo electrónico es una manera fácil de asegurarte de cumplir con estos requisitos.

► Ahorro de tiempo:

Una vez que se crea y se configura, la firma de correo electrónico se añade automáticamente a todos tus correos salientes.

Esto puede ahorrar tiempo, ya que no necesitarás introducir manualmente la misma información una y otra vez.

· ¿Qué debe de contener una firma de correo electrónico?

Hay incontables opciones para construir la firma de tu email.

Puedes optar por algo único y gráfico.

O algo bonito y sencillo.

Incluso ponerlo todo, desde enlaces a las redes sociales hasta los botones de Skype.

Muchas empresas utilizan esta última opción.

Les preocupa perder respuestas o oportunidades, así que lo meten todo. Los resultados pueden ser … feos. Además de confusos para los lectores.

Por supuesto, no quieres hacer algo así.

Hagamos una pequeña revisión de la firma de tu email, para asegurarnos de que incluye todo lo necesario.

► Conoce tus prioridades

Hay algunas cosas que realmente debes incluir en la firma de tu email.

Tu nombre (o el nombre de tu empresa, incluso ambos).

Tu número de teléfono y otros datos de contacto principal.

Los textos legales obligatorios por supuesto también debes incluirlos, y si estás enviando una newsletter, el enlace de baja de la misma.

Después de eso, prácticamente no hay límites en lo que puedes incluir – pero llenar en exceso la firma con textos innecesarios no te va a ayudar a ti, o a tus lectores.

Piensa cuidadosamente cuales son los objetivos de la firma de tu email, y limita esas objetivos a unas pocas cosas.

Por ejemplo, si Facebook y Twitter son herramientas de comunicación importantes para tu empresa, incluye sus enlaces.

Pero si tus redes sociales son ciudades fantasma, ¿Por qué destacarlas? ¿Porque lo hace todo el mundo? Tienes que conseguir que la firma trabaje para ti, y no incluir todas las modas o tendencias sin pensar.

► Mantén la firma de correo simple o contrata un diseñador

Una firma abarrotada parece un desastre. Y eso te hace quedar mal.

Y lo que es más, los lectores solo prestarán atención a un determinado volumen de información.

Así que (repitiendo el consejo de antes), es mejor priorizar qué es importante y dejar fuera todo lo demás.

En una sencilla, pero bien pensada firma, tus datos de contacto principales y enlaces deben destacar.

Si de verdad necesitas incluir mucha información, es mejor contar con un diseñador gráfico.

Vale la pena a la larga contratar a alguien que nos ayude a condensar mucha información en poco espacio y que realmente sepa ubicar los elementos importantes de forma prioritaria.

► Dale preferencia al texto sobre las imágenes

En la firma de un email, el texto suele ser mejor opción que las imágenes por algunos motivos:

1. El texto se muestra siempre, las imágenes no. Muchos de tus suscriptores ni siquiera verán las imágenes de tu firma.
2. El texto se puede copiar y pegar. Si tus lectores quieren guardar o utilizar los datos de contacto de tu firma de correo, lo pueden hacer de forma más fácil si están en texto.
3. Las imágenes hacen los emails más pesados, lo que los hace más propensos a ser filtrados como spam.

Por estos motivos es mejor que las firmas de correo sean en texto, incluso las firmas de correo que hagamos en Gmail u Outlook.

► Incluye las noticias y eventos más importantes

Como comentábamos antes, todos los que lean tu email van a ver tu firma.

Eso lo convierte en un espacio valioso donde promocionar noticias y eventos importantes. Solo necesitas una linea en negrita.

¿Cambias la dirección de tu empresa? Informa en la firma.

¿Se acerca una fecha importante? Celébralo en la firma. Seguro que has visto a otros hacerlo –

¡Pruébalo tu mismo!

Pero recuerda lo que comentábamos antes, no es conveniente hacer la firma demasiado extensa, por lo que hemos de centrarnos en las cosas importantes

► Mantén la imagen de marca

La firma es algo fijo en tu plantilla de email.

Un elemento más de su diseño.

Así que si optas por una firma más gráfica, tiene sentido que utilices los colores de tu marca, tipografía e incluso el logotipo.

Si no utilizas una firma de email gráfica también puedes añadir algún elemento como el logotipo, para reforzar tu imagen de marca, o al menos, el nombre de tu empresa en texto.

► Comprueba bien el HTML

Las firmas que incluyen texto e imágenes se rompen fácilmente.

Especialmente en clientes de correo como Yahoo o Outlook. Y si has puesto mucho esfuerzo en tu firma, que se vea mal es una pena.

Así que prueba como se ve en todos los clientes de correo que puedas utilizar.

Es un poco molesto sí. Pero es la firma de tu email – la que ven los lectores en cada mailing que envías.

¡Hay que dedicar todo el esfuerzo necesario!

A que se vea bien la firma también ayudará que sea simple, y no complicada en exceso

Cuanto más sencilla, menos cosas podrán fallar.

► Añade una llamada a la acción

Esto es importante, ya que podemos utilizar este elemento fijo de nuestros correos, que es la firma del correo, para añadir una llamada a la acción que sea estable en el tiempo.

Por ejemplo como es el caso de nuestra newsletter:

En este ejemplo de firma de correo hay una llamada a la acción para que los suscriptores del blog puedan registrarse en la cuenta gratuita.

De esta forma en cada newsletter del blog que se envía, se utiliza esta llamada a la acción.

Lo que es una forma muy interesante de aprovechar la firma de correo.

► ¿Usar una cita inspiracional o no?

Incluir una cita inspiracional en la firma de tu correo electrónico puede añadir un toque personal que refleje tus valores y filosofía.

Puede humanizar tu comunicación, inspirar a los destinatarios y hasta iniciar conversaciones interesantes.

Sin embargo, es importante tener en cuenta el contexto.

En ciertos sectores más formales, una cita podría ser percibida como poco profesional.

Además, la relevancia de la cita puede variar entre los destinatarios y, si se añade a una firma ya densa de información, puede resultar sobrecargada.

Por lo tanto, la decisión de incluir una cita inspiracional debe basarse en tu industria y la imagen que deseas proyectar.

Si decides hacerlo, asegúrate de que sea relevante, apropiada para un entorno de negocios y que mantenga tu firma de correo electrónico clara y legible.

· ¿Qué no se debe incluir en una firma de correo electrónico profesional?

Crear una firma de correo electrónico profesional implica no solo saber qué incluir, sino también qué evitar.

Aquí algunos puntos clave a tener en cuenta:

► Información irrelevante o personal en exceso

Aunque es importante personalizar tu firma de correo electrónico, la inclusión de demasiada información personal puede resultar poco profesional.

Evita incluir tus hobbies, creencias personales, o cualquier otra información que no esté directamente relacionada con tu trabajo o empresa.

► Imágenes grandes o demasiadas imágenes

Las imágenes pueden hacer que tu firma se vea más atractiva, pero usar imágenes grandes o demasiadas puede hacer que tu correo electrónico sea más pesado y que se cargue más lentamente, especialmente en dispositivos móviles.

Además, si usas demasiadas imágenes, es posible que no se muestren correctamente en todos los servidores de correo.

► Texto con formato complicado

Evita usar fuentes poco convencionales, colores chillones, o un formato de texto demasiado complicado. Estos pueden dificultar la lectura de tu firma y restarle profesionalismo.

► Información desactualizada

Asegúrate de que toda la información en tu firma de correo electrónico esté actualizada, incluyendo tu número de teléfono, dirección de correo electrónico y la dirección de tu sitio web.

Una firma con información desactualizada puede dar la impresión de falta de atención al detalle.

► Demasiados enlaces o llamadas a la acción

Aunque es útil incluir un enlace a tu sitio web o a tus perfiles de redes sociales, incluir demasiados enlaces puede resultar abrumador para el destinatario.

Lo mismo aplica para las llamadas a la acción; es mejor enfocarte en una o dos que sean realmente importantes.

► Errores gramaticales o de ortografía

Los errores en tu firma pueden dar una mala impresión y reflejar una falta de profesionalismo. Asegúrate de revisar y corregir tu firma antes de implementarla.

· Ejemplo de firma de correo electrónico

Este ejemplo de firma de correo la verdad es que está muy bien, por diversos motivos:

1. Es una firma de correo sencilla, con algunos elementos gráficos, pero compacta y clara
2. Incluye enlaces a las redes sociales, donde ya tienen 190.000 seguidores
3. Esto es un elemento que genera credibilidad a la marca
4. Y eso es algo positivo para emails de venta
5. Hay más elementos que generan credibilidad, como el email de atención al cliente
6. Y los iconos de compras seguras
7. Por último tenemos, el enlace de baja, nombre de la marca y dirección

Son suficientes elementos para hacer una firma de correo efectiva y que realmente aporte ayuda al receptor del email.

· Herramientas y servicios para crear una firma de correo electrónico

Existen diversas herramientas y servicios disponibles que pueden ayudarte a crear una firma de correo electrónico profesional.

Estas herramientas ofrecen plantillas predefinidas, personalizables y fáciles de usar que no requieren habilidades de codificación.

Algunas de las herramientas más conocidas serían:

► WiseStamp:

Esta es una herramienta en línea que ofrece una variedad de plantillas para firmas de correo electrónico.

Te permite personalizar las fuentes, colores e incluir elementos como tu foto, logo, y enlaces a redes sociales.

WiseStamp también ofrece opciones para incluir un banner promocional o un botón de llamada a la acción.

► MySignature:

MySignature es otro creador de firmas de correo electrónico en línea que te permite crear firmas personalizadas de manera sencilla.

Ofrece una interfaz de arrastrar y soltar que facilita la personalización de tu firma con diferentes estilos y formatos.

►NEWOLDSTAMP:

Este servicio ofrece opciones para personalizar tu firma con tu foto, logo, y colores de marca. También incluye la opción de agregar enlaces a tus redes sociales y un banner promocional.

► Signature Maker:

Esta es una herramienta gratuita que te permite diseñar una firma de correo electrónico básica.

Aunque no ofrece tantas opciones de personalización como otras herramientas, es una buena opción si buscas algo sencillo y rápido.

► ZippySig:

ZippySig es un generador de firmas de correo electrónico fácil de usar con una variedad de plantillas personalizables.

Ofrece opciones para agregar campos personalizados, imágenes, y enlaces a redes sociales.

► Mail-Signatures.com:

Esta plataforma ofrece una solución gratuita para generar firmas de correo electrónico, además de proporcionar instrucciones detalladas sobre cómo implementar la firma en diversos clientes de correo electrónico.

· Cómo implementar tu firma en diferentes clientes de correo electrónico

Aquí tienes una breve explicación de cómo implementar tu firma en los clientes de correo electrónico más populares:

► Gmail:

1. Abre Gmail y haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha para abrir la configuración.
2. En el menú desplegable, selecciona «Ver todas las configuraciones».
3. En la pestaña «General», desplázate hacia abajo hasta «Firma» y haz clic en «Crear nueva».
4. Escribe un nombre para la firma y haz clic en «Crear».
5. En el cuadro de texto, crea tu firma. Puedes cambiar las fuentes, los colores y añadir enlaces e imágenes.
6. Haz clic en «Guardar cambios» en la parte inferior de la página.

► Outlook:

1. En la aplicación de Outlook, haz clic en «Archivo» > «Opciones» > «Correo».
2. En el apartado «Crear o modificar firmas para los mensajes», haz clic en «Firmas».
3. Haz clic en «Nueva», escribe un nombre para la firma y luego en «Aceptar».
4. En el cuadro de edición, escribe tu firma y personalízala con los botones de formato disponibles.
5. Haz clic en «Aceptar» para guardar la firma.

► Apple Mail:

1. Abre Mail y haz clic en «Mail» en la barra de menú, luego selecciona «Preferencias».
2. Ve a la pestaña «Firmas» y haz clic en el signo «+» en la parte inferior para crear una nueva firma.
3. Escribe tu firma en el cuadro de texto a la derecha y personalízala con las opciones de formato disponibles.
4. Arrastra la firma creada a la cuenta de correo electrónico deseada en la columna de la izquierda.

► Otros clientes de correo electrónico:

La mayoría de los clientes de correo electrónico tienen una opción en la configuración de la cuenta o en las preferencias para crear y personalizar la firma de correo electrónico.

Si no encuentras esta opción, consulta la documentación o el soporte de tu cliente de correo electrónico específico para obtener instrucciones detalladas.

· En resumen para crear una firma de email

Tendremos que centrarnos en los siguientes aspectos

1. Establecer nuestros objetivos y prioridades para la firma
2. Intentar mantenerla lo más simple y sencilla posible
3. Si es posible, utilizar texto
4. Mantener la imagen de marca
5. Comprobar que se vea bien
6. Incluir llamadas a la acción
7. Y elementos que aumenten la confianza

Si cumplimos todos estos puntos, habremos creado una buena firma de correo para nuestras newsletters.