Hoje em dia, ao contrário do que muita gente pensa, o e-mail continua sendo um dos meios mais eficazes para se comunicar com profissionais, empresas e pessoas físicas. Mas, por meio dele, também corremos o risco de ser mal interpretados.
Quando enviamos uma mensagem escrita, a pessoa que a lê não está diante de nós. Ela não consegue perceber o nosso tom, muito menos a expressão ou a intenção por trás das nossas palavras.
Por isso, saber como escrever um e-mail formal é fundamental (pelo menos se você quiser causar uma boa impressão). Em outras palavras, é preciso fugir da ambiguidade para que a mensagem transmita exatamente o que você quer dizer.
Na hora de escrever um e-mail formal, não basta pensar no que você diz: o formato também importa. Um texto legível e fácil de entender é muito mais agradável de ler.
O que é um e-mail formal?
Um e-mail formal é um tipo de comunicação escrita usado em contextos profissionais, acadêmicos ou administrativos.
Como escrever um e-mail formal?
Um e-mail formal é mais fácil de escrever do que parece. Para definir o estilo certo, lembre-se de que esse tipo de e-mail pode ter diferentes objetivos:
- Solicitar informações a uma empresa ou a um profissional.
- Enviar informações sobre seus produtos ou serviços a um possível cliente.
- Tratar de diferentes assuntos com colegas, funcionários ou fornecedores.
- Comunicar uma notícia importante.
- Apresentar seus contatos para criar parcerias.
Estes são os pontos principais que você deve levar em conta na hora de escrever um e-mail formal para seus clientes:
Assunto claro e objetivo
Uma das partes mais importantes do e-mail é o assunto, porque o primeiro objetivo é fazer o destinatário abrir a mensagem. Por isso, você deve escrever e-mails com assuntos claros e atraentes.
Em um e-mail formal, o assunto deve ir direto ao ponto e deixar claro do que se trata.
Na maioria das vezes, é o assunto que faz a diferença entre um e-mail aberto ou ignorado. Ele deve antecipar o que o leitor vai encontrar; caso contrário, todo o esforço que você colocou na redação terá sido em vão.
Saudação formal
Dependendo do grau de formalidade, você pode usar “Prezado(a) [Nome]” ou “A quem possa interessar”, se não souber o nome do destinatário.
Introdução
Se você quer saber como escrever um e-mail formal para solicitar informações, enviá-las ou para qualquer outro fim, começar com uma introdução cordial e correta é o primeiro passo.
A introdução de um e-mail deve ser bem escrita e servir para contextualizar o leitor.
A introdução pode incluir uma breve saudação e, antes de entrar no corpo do e-mail, uma frase para criar empatia e quebrar o gelo. Um “espero que esteja bem”, por exemplo, é uma boa ideia. Depois, você pode explicar o objetivo da mensagem.
Corpo da mensagem
Esta é a parte principal do e-mail: nela estão as informações que você solicita ou entrega, por isso ela precisa ser muito clara. Além de escrever o seu e-mail formal com cuidado, você vai precisar de uma formatação adequada. O mesmo vale para qualquer mensagem de email marketing.
Conclusão e chamada para ação
Assim como em outros tipos de e-mail, na hora de escrever um e-mail formal é preciso incluir uma chamada para ação no final do texto. A conclusão deve eliminar qualquer dúvida e propor o próximo passo.
Você quer marcar uma reunião, fechar um negócio, compartilhar informações ou aguardar uma resposta? Pense no que você quer que o destinatário faça e inclua isso no final do e-mail.
Um e-mail sem chamada para ação é uma porta aberta para a procrastinação e a inação. O destinatário não saberá qual é o próximo passo. Então, diga a ele.
Assinatura
Inclua seu nome completo, cargo, empresa ou instituição e dados de contato.
Linguagem profissional e respeitosa
Evite gírias, abreviações informais e erros gramaticais.
A importância do e-mail formal hoje
O e-mail se tornou uma ferramenta essencial de email marketing para a comunicação profissional e pessoal.
No ambiente de trabalho, saber escrever e-mails formais é fundamental, já que eles têm um papel importante na interação com colegas, clientes, fornecedores e outros contatos profissionais.
Por isso, no meio profissional, os e-mails formais são uma das formas mais comuns de comunicação escrita, e escrevê-los corretamente é essencial para manter uma boa imagem e causar uma impressão positiva.
E-mail formal: guia passo a passo para escrevê-lo
Para que os seus e-mails formais tenham uma aparência profissional, sejam fáceis de ler e de entender e transmitam respeito e experiência, neste artigo vou compartilhar algumas dicas para escrever um e-mail formal.
Qual formato um e-mail formal deve ter?
Criar um e-mail formal como esse exige mais do que uma boa redação. Para ser legível, ele também precisa de uma diagramação correta.
Não me refiro a gráficos nem a cores, mas a um formato simples e claro. Alguns dos elementos que você pode usar nos seus e-mails são:
Marcadores
Ajudam a organizar os temas ou as ideias do e-mail, facilitando a compreensão.
Negrito
Destaca termos importantes, permitindo que o leitor identifique rapidamente os pontos principais.
Itálico
Pode ser usado para dar ênfase e acrescentar significado a uma frase, destacando informações relevantes.
Parágrafos curtos
Tornam a leitura mais ágil e compreensível, evitando blocos de texto densos e difíceis de ler.
Cuidado com a ortografia e a pontuação
Manter a ortografia correta e usar bem os sinais de pontuação é fundamental para transmitir profissionalismo e clareza.
Recomendações para um e-mail formal
- Não esqueça pontos importantes ao responder ou fazer uma solicitação.
- Use frases simples para facilitar a compreensão e a leitura do e-mail.
- Evite palavras com conotação negativa que possam incomodar o leitor.
- Facilite a leitura com um tom agradável e uma linguagem simples.
- Use o menor número de palavras possível para ganhar clareza.
- Inclua todos os detalhes úteis para evitar uma troca interminável de e-mails.
Erros que você deve evitar ao escrever um e-mail formal
Antes de ver alguns exemplos de como escrever um e-mail formal, vamos ver quais são os erros mais comuns.
Conhecê-los vai ajudar você a se prevenir e a obter melhores resultados.
Estes são os pontos aos quais você deve prestar atenção especial:
- Saudação. Em português, o vocativo é seguido de vírgula: “Prezada Ana,” ou “Boa tarde, Ana,”. Escolha a saudação de acordo com o grau de formalidade e trate a pessoa corretamente.
- Início da introdução. Depois da saudação, continue com a introdução do e-mail, sempre começando com letra maiúscula.
- Uso de maiúsculas e minúsculas. Se você já pensou em escrever um e-mail inteiro em letras maiúsculas, esqueça. A sensação que isso gera no destinatário não é nada agradável, porque normalmente é associada a gritar.
- Tamanho dos parágrafos. Como dissemos, eles devem ser curtos para melhorar a leitura e a compreensão do e-mail. Se você escrever tudo em um único parágrafo, pode acabar sobrecarregando o destinatário.
- Assunto. Garanta que ele seja relevante e resuma o tema do e-mail. E nunca o deixe em branco.
Um dos maiores erros em um e-mail formal é enviar informações incompletas. Verifique se o e-mail cumpre o objetivo para o qual foi escrito.
3 exemplos de e-mail formal
Como comentei algumas linhas acima, um e-mail formal pode ter diferentes objetivos ou usos, entre eles:
- Solicitar informações a uma empresa ou a um profissional.
- Enviar informações sobre seus produtos ou serviços a um possível cliente.
- Tratar de diferentes assuntos com colegas, funcionários ou fornecedores.
- Comunicar uma notícia importante.
- Apresentar seus contatos para criar parcerias.
Com isso em mente, e depois de ver os elementos que você deve considerar para escrever um e-mail formal, vamos a alguns exemplos para deixar tudo ainda mais claro.
Exemplo 1: e-mail formal para solicitar informações
Dito isso, um exemplo de como escrever um e-mail formal poderia ser o seguinte:
Boa tarde,
Espero que esteja bem.
Meu nome é Sílvia Lopes e sou síndica do condomínio localizado na Rua São Bento, número 9, em Campinas.
Escrevo porque, após conversar com os demais moradores, gostaríamos de trocar a administradora do condomínio.
Atualmente, temos dificuldade para entrar em contato com a administradora atual, e os imprevistos e problemas nas áreas comuns do prédio não estão sendo resolvidos com eficiência.
Vocês poderiam nos enviar mais informações sobre os seus serviços?
Gostaríamos de saber, entre outras coisas:
● O que está incluído nos seus serviços de administração de condomínios.
● Qual é o prazo mínimo de contrato e se existe fidelidade.
● Qual é a taxa mensal.
● E, o mais importante para nós: vocês fazem a gestão dos moradores inadimplentes?
Gostaria de receber a resposta neste mesmo endereço de e-mail.
Desde já, agradeço a atenção.
Atenciosamente,
Sílvia Lopes
Exemplo 2: e-mail formal para enviar informações
Este poderia ser um exemplo:
Boa tarde, Sofia,
Obrigado pelo contato. Espero que esteja bem.
Em relação à sua pergunta, detalho a seguir como são os cursos que oferecemos na nossa escola de moda.
Em primeiro lugar, todos os cursos que oferecemos atualmente são ministrados em formato híbrido. Ou seja, combinamos aulas presenciais e online para oferecer uma experiência melhor ao aluno.
Seja qual for o programa escolhido, você terá:
● Tutorias semanais para tirar dúvidas e conversar sobre o que mais preocupa você.
● Videoaulas simples que você pode assistir a qualquer hora e em qualquer lugar.
● Suporte ilimitado por e-mail.
● 3 dias de aula presencial por mês durante todo o curso.
● Moldes criados pelos professores.
● Recursos adicionais para aperfeiçoar a sua técnica de costura.
Anexo um PDF com mais informações e convido você a agendar uma ligação rápida para darmos mais detalhes.
Que tal conversarmos amanhã? Posso ligar para você às 17h?
Atenciosamente,
Ramon Gutierrez
Exemplo 3: e-mail formal para comunicar uma notícia
Vejamos um exemplo:
Bom dia, Luís,
Que bom escrever para você e retomar o contato. Espero que esteja bem.
Estou escrevendo porque queria contar algo que pode interessar a você.
Ficamos sabendo há apenas 24 horas, mas não queríamos perder nem um segundo para contar.
Está praticamente tudo pronto para a inauguração da nossa nova unidade.
Vamos abrir uma nova academia em São Paulo na semana que vem, na quarta-feira, dia 5.
Sabe o que isso significa?
Que você terá à sua disposição novas instalações para entrar em forma.
Lembre-se de que, como membro do nosso clube, você pode frequentar qualquer uma das nossas academias.
Vá à que ficar mais perto de você. O importante é não perder nenhum treino.
A nova academia ficará na Rua das Flores, número 17.
Estamos oferecendo convites gratuitos para os acompanhantes dos nossos membros que quiserem experimentar.
Neste link você pode baixar o seu.
Vai trazer alguém?
Esperamos por você!
Um abraço,
Maitê Leão
Dicas para causar uma boa impressão com o seu e-mail formal
Além de escrever um e-mail formal corretamente, há outros aspectos que ajudam a causar uma boa impressão no meio profissional.
Responda aos e-mails no momento certo
Responder aos e-mails no momento certo é essencial para causar uma boa impressão e demonstrar compromisso e responsabilidade.
Embora nem sempre seja possível responder na hora, o ideal é fazê-lo nas primeiras 24 horas ou, pelo menos, dentro de um prazo razoável.
Isso mostra que você valoriza o tempo e a comunicação do remetente e que está levando a solicitação ou dúvida dele a sério.
Mantenha a confidencialidade e a privacidade das informações
É fundamental manter a privacidade e a confidencialidade das informações ao escrever e responder e-mails formais.
Não compartilhe dados pessoais ou empresariais sem o consentimento das pessoas envolvidas e tenha cuidado ao usar a função “Responder a todos”, para não divulgar informações a destinatários não autorizados.
Seja cortês e respeitoso o tempo todo
A cortesia e o respeito são fundamentais na comunicação profissional, e os e-mails formais não são exceção.
Ao escrever e responder e-mails, é importante usar um tom respeitoso e amável, evitar linguagem ofensiva ou inadequada e demonstrar empatia pelos destinatários.
Pronto para escrever e-mails formais que causem o efeito que você espera? Espero que este guia ajude você a anotar e aplicar algumas dicas para conseguir isso. No fim das contas, são regras muito simples!
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Aplicar boas técnicas de copywriting e cuidar da sua assinatura de e-mail são dois detalhes que fazem toda a diferença em um e-mail formal.
